II I: tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty cổ
3.6.3 Kế toán doanh thu bán hàng.
Quá trình bán hàng của Công ty đợc thực hiện khi Công ty giao hàng cho khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán.
Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Hàng ngày kế toán sử dụng sổ chi tiết bán hàng để theo dõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh theo hai phơng thức bán hàng thu tiền ngay và bán chịu.
Sau khi hoá đơn GTGT đợc lập, kế toán bán hàng và theo dõi công nợ ký duyệt và lu một bản tại văn phòng. Sau đó, kế toán bán hàng và theo dõi công nợ vào "sổ chi tiết bán hàng".
Cách lập sổ chi tiết bán hàng:
Sổ chi tiết bàn hàng của công ty CPTM Quốc Tế Thành Nh đợc lập trên máy vi tính, kết cấu gồm 2 phần chính: Phần phản ánh "Doanh thu bán hàng" và phần" theo dõi thanh toán".
- Phần phản ánh doanh thu bán hàng đợc chia thành 3 cột:
+ Cột "Doanh thu" lấy số liệu ở dòng "cộng tiền hàng" trên từng hoá đơn GTGT (số tiền cha có thuế GTGT)
+ Cột "VAT" : lấy số liệu ở dòng " tiền thuế GTGT " trên từng hoá đơn GTGT.
+ Cột "Giá trị thanh toán ": lấy số liệu ở dòng "Tổng cộng tiền thanh toán" trên từng hoá đơn GTGT ( số tiền bao gồm cả thuế GTGT).
+ Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì ghi vào cột ' tiền mặt'(TK111)
+ Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì ghi vào cột "TGNH" (TK112)
+Trờng hợp khách hàng thanh toán chậm thì ghi vào cột "phải thu của khách hàng "(TK131)
- Cột chứng từ lấy từ số hoá đơn, ngày tháng lập trên Hoá đơn GTGT. - Cột mã khách hàng: Mã này do kế toán bán hàng và theo dõi công nợ quy ớc và cài đặt vào máy để tiện theo dõi, kiểm tra từng khách hàng.
"Sổ chi tiết bán hàng"đợc kế toán bán hàng và theo dõi công nợ ghi hàng ngày khi phát sinh hoạt động bán hàng. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của " Sổ chi tiết bán hàng" Kế toán ghi vào Nhật ký_ Chứng từ số 8.
+Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, kế toán ghi Nhật ký_Chứng từ số 8 Nợ:TK 111: 874.462.540(đ) Có TK 511:874.462.540 (đ) Nợ:TK 112:236.540.511(đ) Có TK 511:236.540.511 (đ) Nợđ:TK 131: 673.637.843(đ) Có 511: 673.637.843(đ)
3.6.4 Kế toán các khoản giảm trừ.
- Các khoản giảm trừ doanh thu công ty ghi đỏ phát sinh Có TK 511 Nợ TK 111,112,131... Ghi giá trị âm : Bán hàng cho khách Có TK 511 '' Doanh thu Có TK 33311 '' Thuế GTGT - Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại công ty cũng ghi đỏ phát sinh Có TK 5111
Sổ chi tiết TK 511 dùng để ghi chép doanh thu phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc, mỗi phát sinh ghi 1 dòng, khoản hàng bị trả lại ghi bằng số âm, theo thời gian phát sinh và định khoản nh trên.
Sổ cái tổng hợp TK 511 dùng để lấy số liệu lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin cho giám đốc và các phòng chức năng, phát sinh Có của TK 511 đợc hệ thống theo từng TK ghi Nợ tơng ứng.
Thực tế Công ty CPTM Quốc Tế Thành Nh sử dụngTK531, TK532 để phản ánh các khoản làm giảm doanh thu
Trong tháng 12 năm 2004 tổng cộng khoản giảm giá hàng bán là: 156.720.511(đ) Kế toán kết chuyển và ghi vào Nhật ký_Chứng từ số 8
Nợ TK511:156.720.511(đ)
Khoản hàng bị trả lại tổng là 94.760.324(đ) Nợ TK511:94.760.324(đ)
Có TK531: 94.760.324(đ)
Số liệu trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp TK 511 phải khớp đúng.
3.6.5. Kế toán thanh toán với ngời mua và ngân sách Nhà nớc: * Kế toán thanh toán với ngời mua
Cùng với việc thúc đẩy quá trình tiêu thu hàng hóa Công ty luôn chú trọng, thúc đẩy quá trình thu hồi kịp thời số tiền mà khách hàng phải trả về những hàng hóa mà Công ty đã cung cấp. Việc theo dõi kiểm tra và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, đối với khách hàng còn nợ, vẫn phải tổ chức kế toán chi tiết riêng theo từng khách hàng trên cácTK, sổ kế toán liên quan.
- TK 131- Phải thu của khách hàng
. Hiện nay tại công ty CPTM Quốc Tế Thành Nh chứng từ thanh toán với ngời mua là hoá đơn bán hàng trong đó dòng cộng tiền hàng là doanh thu của côngty, dòng tổng cộng tiền thanh toán là số tiền mà khách hàng phải trả
Chứng từ thu tiền là phiếu thu tiền mặt, báo Có của Ngân hàng. + Số sách kế toán:
Việc ghi chép theo dõi TK 131 tại công ty đợc phản ánh trên sổ chi tiết và tổng hợp TK 131.
Sổ chi tiết 131 đợc mở chi tiết cho từng khách hàng theo dõi số tiền khách hàng đã thanh toán hoặc cha thanh toán để kịp thời đôn đốc khách hàng , theo dõi số d đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số d cuối kỳ. Số ghi theo số hoá đơn bán hàng, mỗi hoá đơn ghi 1 dòng theo thứ tự thời gian. Khi có nghiệp vụ phát sinh khách hàng mua hàng thì giá ghi trên HĐ đợc ghi ở cột phát sinh Nợ đối ứng với phát sinh có TK 5111 và TK 3331 hoặc khi khách
hàng thanh toán tiền hàng đợc ghi ở cột phát sinh Có đối ứng với phát sinh Nợ TK 111,112 . Số tiền hàng bán bị trả lại vẫn ghi nợ của TK 131 … nhng ghi đỏ
Sổ tổng hợp TK131 dùng để phản ánh số d đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và d cuối kỳ nhằm cung cấp số liệu cho báo cáo kế toán.
VD :Để theo dõi tình hình công nợ của công ty TNHH Thông Tin Công ty lập sổ theo dõi chi tiết công nợ đối với công ty đó
Công ty CPTM Quốc Tế Thành Nh Địa chỉ:46 Chùa Láng Hà Nội
Sổ theo dõi chi tiết công nợ
Tháng 12 năm 2004
Tài khoản 131_Phải thu của khách hàng Đối tợng: Công ty TNHH Thông Tin
(Đơn vị tiền đ)
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
TK đối ứng phát sinh Nợ Có D đầu Tháng 2.450.000 03/12 Doanh thu bán hàng máy in Konca Minolta 1350w
511
5.351.600
3/12 Thúê GTGT 33311 535.160
10/12 Thanh toán tiền hàng 112 2.380.000
15/12 Doanh thu bán máy tính 511 26.821.300
15/12 Thuế GTGT cha thanh
toán 33311
2.682.130
25/12 thanh toán tiền hàng 111 15.460.720
Cộng phát sinh 35.390.190 17.840.720
D cuối tháng 19.999.470
Nguời lập Kế toán trởng (Kí,họ tên) (Kí,họ tên)
Cuối tháng căn cứ vào dòng cộng của TK 511 và TK 3331 của Sổ theo dõi chi tiết công nợ để ghi vào cột phát sinh Nợ TK 131 trên sổ Cái TK 131 – Phải thu của khách hàng
*Kế toán thuế GTGT.
Khi luật thuế GTGT do chính phủ ban hành và bắt đầu áp dụng ngày 01/01/1999. Công ty CPTM Quốc Tế Thành Nh đã tổ chức cho cán bộ kế toán của Công ty nghiên cứu, tập huấn về kế toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Trong quá trình bán hàng, kế toán tính toán và kê khai nộp thuế GTGT đầu ra. Khi viết hoá đơn GTGT kế toán ghi rõ gía bán cha có thuế GTGT, số thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh toán.
Số thuế GTGT phải nộp đợc phản ánh trên TK 3331: TK này TK cấp 2 là TK33311- Thuế GTGT đầu ra
Mức thuế GTGT đầu ra đang áp dụng đối với các mặt hàng là 10%. Thuế GTGT là loại thuế gián thu do ngời tiêu dùng hàng hóa dịch vụ chịu và không ảnh hởng trực tiếp tới kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, thuế GTGT lại có mối quan hệ mật thiết với hoạt động kinh doanh của Công ty và việc hạch toán thuế GTGT là công việc của kế toán. đặc biệt là với nhiệm vụ kế toán bán hàng kinh doanh mua và bán thì việc kế toán thuế GTGT luôn gắn liền với công tác kế toán
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
Việc hạch toán thuế GTGT đầu ra đợc tiến hành ngay từ khâu viết hoá đơn GTGT hoặc ghi vào bảng kê bán lẻ. Kế toán khi viết hoá đơn phải ghi rõ tổng số tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán,
Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng kê hoá đơn hàng hóa dịch vụ mua vào và bán ra để lập tờ khai thuế. Sau khi lập xong kế toán phải nộp lên cho cơ quan thuế để làm cơ sở nộp thuế GTGT.
Căn cứ để lập tờ khai thuế :hàng tháng là bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra ( bảng kê hoá đơn). bảng kê bán hàng mở từng tháng, ghi theo trình tự thời gian hoặc kết hợp theo từng nhóm, lô hàng hóa, dịch vụ và theo từng mức thuế suất thuế GTGT đã định.
Bảng 5: Bảng kê hoá đơn ,chứng từ bán ra Bảng 6:Mẫu tờ khai thuế GTGT :
8Tờ khai thuế GTGT
Tháng12 năm 2004
(Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ) Tên cơ sở : Công ty Cổ Phần Thơng Mại Quốc Tế Thành Nh
STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số cha có thuế GTGT Thuế GTGT
1 Hàng hóa, dịch vụ bán ra 1.784.640.894 178.464.089,4
2 Hàng hoá dịch vụ không chịu thuếGTGT
3 Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT 1.784.640.894 178.464.089,4
a Hàng hoá xuất khẩu thuế suất 0%
b Hàng hoá xuất khẩu thuế suất 5%
c Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 10% 1.784.640.894 178.464.089,4
3 Hàng hóa, dịch vụ mua vào (gồm cả thuế nhập khẩu) 1.528.920.765
4 Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào 152.892.076,5
5 Thuế GTGT đợc khấu trừ 152.892.076,5
6 Thuế GTGT phải nộp(+) hoặc đợc thoái(-) trong kỳ(tiền thuế 3-5) 25.572.012,9
7 Thuế GTGT kỳ trớc chuyển sang
A Nộp thiếu
B Nộp thừa hoặc cha đợc khấu trừ
9 Thuế GTGT phải nộp trong tháng này 25.527.012,9
Số tiền phải nộp:Hai mơi năm triệu năm trăm hai mơi bảy nghìn không trăm mời hai phẩy chín đồng
Xin cam đoan số kiệu khai trên là đúng ,nếu sai xót tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật
Hà nội ngày 12tháng 01 năm 2005 Nơi gửi tờ khai:Cục thuế Hà Nội-Phòng quản lý NQD
3.7.Kế toán xác định kết quả kinh doanh:
3.7.1.Kế toán chi phí bán hàng:
Để phục vụ cho việc bán hàng Công ty đã chi ra các khoản để trả cho những chi phí phát sinh liên quan đến bán hàng. Để hạch toán và quản lý các chi phí này nhằm xác định chính xác chi phí phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán bán hàng đã sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng ở Công ty tháng 12 năm 2004 gồm các khoản chi phí sau:
TK 6411 Chi phí nhân viên
TK 6412 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6413 Chi phí bảo hành
TK 6414 Chi phí bán hàng
Để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng kế toán Công ty sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng. Các khoản chi phí bán hàng đợc tính tổng hợp cho toán bộ hoạt động bán hàng chứ không phân bổ riêng cho từng nhóm, loại hàng hoá cuối tháng kế toán tập hợp chi phí bán hàng phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng
+ Sổ chi tiết TK 641 đợc mở theo các TK chi tiết nh trên, mỗi phát sinh ghi một dòng, theo thời gian phát sinh, số tiền ghi vào bên nợ của TK 641.
+ Sổ cái tổng hợp TK 641 đợc ghi theo số phát sinh Có với các tài khoản đối ứng.
Khoản chi phí bán hàng phát sinh căn cứ vào bảng chấm công, bảng thanh toán lơng, bảng tính khấu hao....kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng, sổ cái TK 641. Cuối kỳ kết chuyển vào xác định kết quả trong kỳ.
Cuối tháng, Căn cứ vào các sổ chi tiết này kế toán lập bảng kê số 5. Số liệu tổng cộng của bảng kê số 5 là căn cứ để kế toán ghi vào Nhật ký_Chứng từ số 8
Bảng 7: Sổ chi tiết chi phí bán hàng
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê số 5, kế toán kết chuyển và ghi vào Nhật Ký –Chứng Từ số 8:
Nợ TK911:332.640.000(đ)
Có Tk 641: 332.640.000(đ)
3.7.2 Kế toán xác định kết quả bán hàng:
Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động bán hàng, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần (doanh thu thuần) với giá vốn hàng bán - chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong đó: Doanh thu thuần là doanh thu bán hàng sau khi đã trừ các khoản làm giảm doanh thu (giảm giá, hàng bán bị trả lại và thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu).
Kết quả BH = DTThuần – GVHB – CPBHàng – CPQLDNghiệp Trong đó :
DTThuần = Tổng DTThuần-Các khoản giảm trừ
Tại Công ty CPTM Quốc Tế Thành Nh, kế toán xác định kết quả SXKD sử dụng TK 911 và TK 421, TK 511, TK 641, nh sau:
Việc xác định kết quả kinh doanh đợc thực hiện vào cuối mỗi tháng, khi đó kế toán sẽ tính đựơc kết quả kinh doanh của tháng đó là lãi hay lỗ. Kết quả bán hàng đợc phản ánh trên Nhật ký_ Chứng từ số 8
Cơ sở số liệu lập Nhật ký_ Chứng từ số 8
- Căn cứ vào Báo cáo Xuất_Nhập_Tồn hàng hoá để ghi vào bên có của TK156
- Căn cứ vào Bảng kê số 5, phần tập hợp chi phí bán hàng để ghi vào bên có của TK641.
- Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng để ghi vào bên có của Tk511 - Căn cứ vào bảng kê số 11 để ghi vào bên có của TK131
- Số liệu tổng cộng cuối tháng của Nhật ký _Chứng từ số 8 đợc sử dụng để ghi Sổ Cái các TK 156,131,511,...
Trong tháng 12/2004 Kế toán công ty CPTM Quốc Tế Thành Nh hạch toán kết quả kinh doanh nh sau:
* Phản ánh doanh thu:
+ Doanh thu bằng tiền mặt:
Nợ TK111: 874.462.540(đ)
Có TK511 : 874.462.540(đ) + Doanh thu bằng tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK112: 236.540.511(đ)
Có TK511 : 236.540.511(đ) + Doanh thu trả chậm
Nợ TK131: 673.637.843(đ)
Có TK511 : 673.637.843(đ)
* Phản ánh các khoản giảm trừ (Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) +Giảm giá hàng bán
Nợ TK 532: 156.720.511(đ)
CóTK111,112,131: 156.720.511(đ)
Kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu:
Nợ TK511: 156.720.511(đ) Có TK532: 156.720.511(đ) +Hàng bán bị trả lại Phản ánh trị giá vốn hàng bị trả lại Nợ TK156 75.642.324(đ) Có TK 632 75.642.324(đ)
Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại
Nợ TK 531: 94.760.324(đ) Nợ TK 3331: 9.476.032,4(đ)
Có TK 111,112,131: 104.236.356,4(đ)
Nợ TK 511: 1.533.160.059(đ) CóTK911: 1.533.160.059(đ) * Phản ánh trị giá vốn hàng bán: Nợ TK632: 1.067.997.676(đ) CóTK156: 1.067.997.676(đ) *Kết chuyển giá vốn bán hàng: Nợ TK911: 1.067.997.676(đ) CóTK632: 1.067.997.676(đ) * Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911: 332.640.000(đ) CóTk641: 332.640.000(đ)
* Kết chuyển chi phí và thu nhập hoạt động tài chính:
Nợ TK515: 50.000(đ)
Có TK 911: 50.000(đ)
Nợ TK911: 11.350.000(đ)
Có TK635: 11.350.000(đ)
K ết quả kinh doanh tháng12 năm 2004 : Đợc xác định nh sau:
KQHĐKD =1.533.160.05 –1.067.997.676 – 332.640.000 + 50.000 -11.350.000
=121.222.383 (đ)
Cuối tháng kết chuyển lợi nhuận cha phân phối:
Nợ TK911: 121.222.383 (đ)
CóTk421: 121.222.383 (đ)
Nh vậy, kết quả kinh doanh của công ty trong tháng 12 năm 2004 là có lãi. Kế toán phản ánh tông quát tình hình tiêu thụ hàng hoá, tình hình thanh toán với ngời mua và kết quả lãi trong tháng12 năm 2004 trên Nhật ký _ Chứng từ số 8 nh sau:
Bảng 10: Sổ Cái(TK 911)
Sổ cái TK 911 đợc ghi một lần vào cuối tháng từ số liệu cộng cuối tháng ở nhật ký –chứng từ số 8 và các nhật ký-chứng từ khác. Sổ cái TK 911 là cơ sở để lập báo cáo kết quả kinh doanh
Sổ cái Tài khoản 911
" Xác định kết quả kinh doanh" Tháng 12 năm 2004
(Đơn vị tiền 1000đ) Ghi có các TK đối ứng với Nợ TK này Số tiền
NKCT số 10 Ghi có TK 421 121.222,383 NKCT số 8 GHi có TK632 1.067.997,676 NKCT số 8 GHi có TK641 332.640 NKCT số 8 GHi có TK635 11.350 Cộng số phát sinh bên Nợ 1.533.210.059 Tổng số phát sinh bên có NKCT số 8 1.533.210.059 Số d cuối tháng: D Nợ 0 D Có 0
Bảng 11 :Báo cáo kết quả hoạt kinh doanh phần I
Chơng III : một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn