2. Doanh số thu nợ 1310
3.2.8. Vấn đề ứng dụng tin học trong kế toán cho vay:
Nh đã trình bày ở chơng II, mặc dù SGDI Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam đã và đang áp dụng tin học trong các nghiệp vụ kế toán nhng cha hoàn chỉnh nhất là đối với kế toán cho vay.
Điều này không những gây trở ngại cho kế toán cho vay trong việc phục vụ khách hàng, theo dõi thời hạn trả nợ, trả lãi và công việc tính lãi của từng món vay mà còn trở ngại cho khách hàng trong việc xin gia hạn trả nợ, trả lãi và công việc tính lãi của từng món vay. Mà còn trở ngại cho khách hàng trong việc xin gia hạn nợ các món vay.
Từ những tồn tại đó, em xin đa ra một số giải pháp về việc áp dụng tin học trong kế toán cho vay nh sau:
Thứ nhất, nhanh chóng hoàn thiện và nâng cấp hệ thống máy tính, đặc
biệt là phần cứng của máy tính đợc đổi mới hiện đại, những máy tính hay trục trặc thì cần thanh lý và thay mới.
Thứ hai, đa vào chơng trình máy tính ngày trả nợ gốc và mức trả nợ mỗi
lần đối với từng khách hàng. Việc thực hiện theo dõi trả lãi, trả gốc sẽ đợc kế toán cho vay trực tiếp thực hiện, hàng tháng định ra một ngày nhất định kế toán cho vay in ra hai bản phiếu những khách hàng trong tháng đến hạn trả nợ hoặc chuẩn bị đến hạn (một bản lu kế toán, một bản gửi cho cán bộ tín dụng). Nếu thực hiện những công việc này thì mang lại cho SGDI những lợi thế sau:
- Các món nợ sắp đến hạn sẽ đợc thông báo kiến thức, vừa tạo điều kiện cho khách hàng biết trớc thời gian để thu xếp trả nợ Ngân hàng, vừa tạo điều kiện cho cán bộ tín dụng bố trí công việc sao cho có hiệu quả nhất.
- Thay vì tìm trên sao kê khế ớc, kế toán cho vay chỉ việc thực hiện bằng cách tìm kiếm trên bảng danh sách các món nợ đến hạn một cách chính xác, kịp thời. Mặt khác, thông qua bảng danh sách này kế toán cho vay có thể rà soát đợc kỳ hạn trả nợ, số tiền trả của từng khách hàng trong những tháng sau:
- Việc đa chơng trình tin học vào việc thu nợ, thu lãi trực tiếp trên máy vi tính không những giảm bớt đợc các công việc hạch toán, lập sổ sách, chứng từ thủ công mà còn có thể phối hợp chặt chẽ với cán bộ tín dụng để theo dõi khoản vay một cách đúng nguyên tắc và khoa học.
- Thuận lợi cho việc kiểm tra vào bất cứ thời gian nào từ đó làm cơ sở cho lãnh đạo Ngân hàng lập kế hoạch và hoạt động sử dụng vốn trong thời gian sắp tới. Mặt khác, khi sử dụng trên máy vi tính có thể quán triệt một số nhợc điểm mà làm việc thủ công phải mất nhiều thời gian.
Chúng ta cần hiểu rằng máy tính là công cụ trợ giúp cho kế toán cho vay trong việc ghi chép, tính toán, tổng hợp và in sẵn những thông tin, liên quan đến kỳ hạn nợ, mức d nợ, số lãi phải thu, số nợ khó đòi phản ánh những món nợ… trong hạn và sắp xếp đến hạn theo sự điều khiển của kế toán viên. Do đó sẽ đảm
bảo mối quan hệ đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, chỉ cần nhập số liệu một lần vào máy là máy sẽ tự động xử lý và cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho ngời sử dụng máy tính. Đồng thời đảm bảo thuận tiện cho việc sửa đổi, chữa sổ theo dõi thu nợ nếu có trong trờng hợp ghi sai trên chứng từ hoặc nhập dữ liệu sai, nhầm.
Ngoài ra việc áp dụng tin học trong công tác kế toán cho vay sẽ đảm bảo an toàn cho các khoản vay trớc những tác động tiêu cực bởi vì các chơng trình phần mềm trên máy tính đã đợc khoá mã bảo mật, chỉ có ngời sử dụng máy mới biết mật mã sử dụng. Việc áp dụng tin học vào công tác kế toán cho vay còn giúp cho hoạt động kinh doanh của SGDI thuận lợi rất nhiều, một mặt nó thắt chặt thêm mối quan hệ nhịp nhàng công việc theo dõi hạn nợ của cán bộ tín dụng và kế toán cho vay đợc thực hiện một cách khoa học và chính xác, tạo điều kiện cho SGDI có những biện pháp kịp thời đối với những khoản nợ có hiện tợng khó đòi.