Kế hoạch thuyết trình bản báo cáo tại hội nghị mà mục đích là trình bày một công trình nghiên cứu (lâm sàng hay thực nghiệm) cũng phải tuân theo các nguyên tắc như khi thực hiện các bài viết. Trong chương này chỉ bàn tới trình bày dưới dạng thuyết trình.
Thời gian dành cho người trình bày là có giới hạn, thường chỉ từ 5 đến 10 phút. nên việc phân bố thời gian này là cần thiết. Nó phải được hướng dẫn bởi việc trả lời câu hỏi: "2 hay 3 ý tưởng mà ta định trình bày là gì" (1). Một giải pháp tồi là muốn nói nhiều nhất nếu có thể được bằng cách nói nhanh nhất có thể được. Dù nội dung thông tin khoa học là gì chăng nữa, để có một báo cáo thành công, cần luyện tập như một diễn viên tập vai của mình.
CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG
Phần đặt vấn đề là đặc biệt quan trọng. Mục đích là giải thích cho cử toạ biết tại sao công trình được thực hiện. Phần đặt vấn đề phải phù hợp với khả năng hiểu biết của cử toạ. Một báo cáo về một chủ đề chuyên khoa trình bày trước một cử toạ không chuyên khoa phải bắt đầu bằng việc nhắc lại những khái niệm cơ bản trước khi tiếp tục bằng việc trình bày những mặt chuyên sâu hơn của vấn đề (2). Phần đặt vấn đề của một bản thuyết trình trước một cử toạ chuyên ngành phải ngắn. Phần đặt vấn đề phải kết thúc bằng việc giải thích lý do thực hiện công trình nghĩa là mục đích của công trình.
Phần trình bày tương ứng với chương Tư liệu và phương pháp nghiên cứu (tôi tiến hành nghiên cứu như thế nào?), phải giới hạn ở những điều chính yếu: Phần này chán ngắt cho cả người nói lẫn người nghe (1). Tốt nhất là trình bày chương này bằng cách lược bớt một số chỗ để tránh làm người nghe chán ngán. Nếu người nghe muốn biết cụ thể về tư liệu nghiên cứu hay phương pháp thực hiện, họ có thể hỏi ở phần thảo luận sau khi trình bày.
Tất nhiên, không được rơi vào thái cực ngược lại. Nếu công trình thực hiện trên bệnh nhân, ít nhất cũng phải đưa ra các chỉ tiêu tuyển chọn bệnh nhân vào nghiên cứu. Ngược lại, nếu tuổi của bệnh nhân và sự phân chia theo nhóm không có điều gì đặc biệt thì nói để làm gì? Ngược với điều cần làm khi thực hiện bài viết, tốt nhất để tránh nói lặp lại, hãy để phần tiêu chuẩn đánh giá khi trình bày phần kết quả mà không phải ở phần phương pháp.
Phần trình bày kết quả (tôi tìm thấy cái gì?) là phần quan trọng nhất khi báo cáo miệng. Một vài phút dành cho phần kết quả phải bao gồm các kết quả và chỉ kết quả mà thôi. Với phần trình bày này, việc sử dụng chiếu dia hay giấy trong là không thể thiếu được.
Trong một bài trình bày miệng, sai lầm chính là muốn đưa ra tất cả các kết quả thu được: Sự chú ý của cử toạ có giới hạn, nhất là trong các hội nghị lớn nơi báo cáo này nối tiếp báo cáo khác theo một nhịp điệu nhanh. Cần hài lòng với việc trình bày những kết quả thích đáng nhất vì những điểm mới mẻ hay những suy luận có thể rút ra. Vì vậy việc lựa chọn là cần thiết.
Phần bàn luận phải giới hạn ở 2 hay 3 điểm chỉ rõ công trình mang lại điều gì mới hay dẫn tới giả thiết gì? Lời bàn luận có thể lẫn vào phần kết luận, không nên nhân lên nhiều kết luận: người nghe chỉ ghi nhận 1 thậm chí 2 hay 3 kết luận. Quá mức đó thay cho việc tiếp tục nghe người trình bày nói gì, họ sẽ tự hỏi bao giờ người báo cáo sẽ kết thúc(!) loạt dài lê thê các kết luận và bài trình bày của mình. Để biểu thị rằng bài trình bày đã kết thúc, tốt nhất là nên cảm ơn cử toạ đã chú ý nghe hơn là chỉ nói cụt lủn "vậy đó".
Để kết luận, dàn bài một bản thuyết trình phải tuân theo dàn bài một bản báo cáo khoa học, tác giả của bài trình bày phải biết rằng không thể nói tất cả những gì mình muốn nói, và nhất là không cố tìm cách để nói được hết. Vì vậy cần thực hiện một sự lựa chọn để đưa ra một hay hai ý tưởng, nhưng chỉ thế thôi, không quá.
CÁCH SỬ DỤNG TỐT CHIẾU DIA
Tính nghiêm túc khoa học, thời gian trình bày hạn chế và bị kiểm soát dẫn tới việc người trình bày chỉ nên trình bày những kết quả cụ thể dưới dạng bảng kết quả hay biểu đồ bằng chiếu dia.
Nhờ máy chiếu dia, ngày nay việc minh hoạ bằng dia có thể chiếm toàn bộ thời gian trình bày báo cáo - Phương pháp trình bày này có ưu điểm là bắt người báo cáo phải xây dựng rõ ràng các câu hỏi đặt ra trong phần đặt vấn đề của mình và rút ra từ công trình các kết luận rõ ràng. Nội dung được chiếu lên giúp cho việc trình bày của người trình bày ít có kinh nghiệm dễ dàng hơn. Nó cũng làm cử toạ dễ ghi nhớ hơn (3). Tuy nhiên, cách trình bày này không chỉ có thuận lợi: không bắt buộc dùng dia khi bước lên bục, yêu cầu chiếu dia đầu tiên chỉ để đọc các chữ viết trên đó trong khi có thể nói miệng một cách rõ ràng. Hơn nữa, người trình bày muốn thể hiện công trình của mình cho mọi người biết, đồng thời cũng muốn tự thể hiện mình. Sự thiếu sáng sủa không phải là cách tốt nhất để đạt mục đích này. Nói tóm lại, sự lựa chọn giữa các phương pháp có lẽ tuỳ thuộc vào cá tính và kinh nghiệm của người trình bày.
Việc sử dụng dia chỉ không thể thay thế được khi muốn trình bày những cái không thể dùng phương tiện khác (hình tiêu bản xét nghiệm giải phẫu bệnh, phim X quang, các đồ thị, biểu đồ), hay những cái khi trình bày miệng sẽ chán ngắt nếu không có sự trợ giúp của phương tiện hình ảnh (bảng số liệu).
Để kết luận, việc sử dụng dia có thể giới hạn ở những phần có thể là: đôi khi là phần tư liệu và phương pháp, và chủ yếu là các kết quả. Ngược lại, phần đặt vấn đề và bàn luận không nhất thiết phải trình bày với dia một cách hệ thống.
DIA
Các nguyên tắc chung
Trong một báo cáo 10 phút, không nên trình bày quá 7 hay 8 dia chữ. Có thể vượt quá con số này một chút nếu trình bày các bản hình ảnh như các tiêu bản giải phẫu bệnh hay hình ảnh X quang. Ngược lại, không có điều gì cản trở việc chỉ sử dụng 3 hay 4 dia khi số đó là đủ để trình bày các kết quả nhận được. Việc trình bày phần đặt vấn đề có thể không cần dia, trong phòng chiếu đèn sáng. Phần tư liệu và phương pháp được trình bày ngắn gọn có hay không dùng dia tuỳ theo từng trường hợp.
Phần kết quả cần trình bày với dia. Thói quen ngày các được sử dụng rộng rãi ở các hội nghị khoa học lớn là suốt quá trình hội nghị để ánh sáng trong phòng vừa phải để tránh sự thay đổi liên tục "sáng-tối" và giúp người nghe có thể ghi chép. Việc này đòi hỏi phải sử dụng những phim dia có độ tương phản thật tốt. Về điểm này, chúng tôi khuyên không nên sử dụng các chữ hay vạch mảnh màu đỏ, xanh lá cây hay xanh da trời. Những màu này khi cách khoảng 3m trong phòng tối thì rất rõ nét nhưng hầu như trở thành không thể nhìn thấy kể từ hàng ghế thứ 4 trong một phòng hội nghị sáng đèn.
Các kết quả dạng tương tự nhau phải trình bày dưới cùng dạng hoặc là bảng hoặc là đồ thị hay biểu đồ (3). Ngược lại, khi ta không trình bày các kết quả cùng loại, nên tránh sự sao lãng của cử toạ bằng cách thay đổi các hình chiếu (đồ thị, biểu đồ hay bảng). Khi thuyết trình việc lựa chọn giữa các dạng biểu đồ hay bảng khác nhau phải tính tới mục tiêu: trình bày trong vòng vài phút 1 hay 2 ý tưởng. Các cử toạ trong các hội thảo hay hội nghị khoa học thường bị chất ngập các số liệu. Chúng tôi cũng khuyên trong các bản thuyết trình nên trình bày các kết quả dưới dạng biểu đồ, đồ thị, sơ đồ hơn là các bảng số liệu (xem chương 9).
Một nguyên tắc khác là không để chiếu 1 dia trong khi lại nói về những điều không thể hiện trên đó: cử toạ sẽ chỉ nhìn những gì được chiếu lên chứ không nghe người trình bày nói gì. Khi chiếu dia các kết quả nhận được ở nhóm 1 và 2 và lại nói thêm vào là "tỷ lệ tử vong của nhóm 3 là 10% trong một năm" mà những số liệu này không thể hiện trên bảng là một sai lầm (3). Nếu việc trình bày các kết quả của nhóm 3 là quan trọng, tốt nhất hãy đưa vào dia.
Khi trình bày một bảng số liệu, cần giải thích theo trật tự đọc bình thường, nghĩa là theo từng dòng từ trên xuống, từ trái sang phải. Việc chuẩn bị các dia cũng phải tuân theo nguyên tắc này. Nếu bắt đầu bằng việc trình bày một số ở dưới bên phải rồi ở trên bên trái sẽ làm cho cử toạ mất phương hướng dù có sử dụng que chỉ để hướng dẫn. Sai lầm tồi tệ là trình bày một dia trên đó có các số liệu thường là bằng số mà người trình bày không để ý tới bằng việc nói "trên dia này hãy chỉ chú ý tới dòng thứ 3 cho thấy...". Nếu bạn muốn chỉ nói tới các số liệu ở dòng thứ 3 thì hãy giới hạn nội dung của dia ở dòng đó và loại bỏ phần còn lại.
Khi dia là một hình X quang hay một tiêu bản giải phẫu bệnh, luôn cần bắt đầu bằng mô tả với việc chỉ rõ "hình ảnh X quang bụng không chuẩn bị này cho thấy..." sau đó định vị chỗ bất thường "trên phần phía trên bên phải..." cuối cùng mô tả sự bất thường.
Nếu hình ảnh là một đồ thị, cũng cần tiến hành theo cùng một cách: đọc phần đầu đề và có thể phụ đề, sau đó chỉ dẫn xem các trục biểu thị cái gì, rồi tới sự sắp đặt ngay cả khi điều này có vẻ như hiển nhiên, cuối cùng
mô tả tất cả các đường đồ thị có trong bảng.
Tốt nhất là đừng nên nói quá nhanh các dữ liệu bằng số trong 1 dia: các số đó là rõ ràng với người trình bày nhưng với cử toạ đó là sự khám phá - cần để cho họ có thời gian. Vì vậy hãy tính dành cho mỗi dia trung bình khoảng 1 phút. Một vài lời khuyên như trên cho phép người trình bày tránh được sự dần dần mất tập trung của người nghe khi trình chiếu các dia. Sự mất tập trung này dẫn tới việc cử toạ tự mình đọc lấy nội dung các dia một cách độc lập với những gì người trình bày nói. Điều đó dẫn tới việc mất kiểm soát cử toạ và nguy cơ lời trình bày không được chú ý cho tới khi bài trình bày kết thúc.
Vậy tốt nhất nên bắt đầu chuẩn bị bản trình bày miệng bằng viết bài trình bày hay trước hết làm dia? Chúng tôi nghĩ rằng tốt nhất là nên chuẩn bị trước các nội dung dia. Khi đã viết nội dung này trên giấy, cần xem xét và lặp lại những cái định trình bày. Điều này dẫn tới việc viết lại hay sửa đổi nội dung ban đầu của các dia. Sau khi kết thúc phần này, có thể tiến hành việc viết bản chính thức của nội dung dia.
Việc sử dụng dia trong thực tế
Dia được sử dụng tuân theo các nguyên tắc trình bày bảng biểu. Tuy nhiên, có một số điểm đặc biệt liên quan tới vai trò riêng của nó: không bao giờ làm một dia bằng cách sao chép một bảng số liệu, một biểu đồ hay đồ thị của một bài viết.
Ví dụ một dia tồi
1) Không có tên bảng
2) Quá nhiều dòng, quá nhiều số: không ai theo dõi được người trình bày.
3) Khi sắp xếp các cột, hợp lý hơn là để biến chứng sớm, trước biến chứng muộn. Cũng như thế, nếu bạn nghĩ rằng trước hết phải nói về kết quả theo tuổi và giới, cần đặt các dòng này ở trên dòng về hạch.
4) Có những chỗ không rõ ràng: Đánh giá thời gian sống dựa theo tiêu chuẩn và giới hạn nào? Có những điểm không tương quan: trong các biến chứng sớm theo giới, tổng số trường hợp là 89 trong khi ở những chỗ khác là 90.
5) Có những chữ viết tắt có thể tránh được : S = sớm, M = muộn
6) Cần dùng thuật ngữ thống nhất: khi đã viết là hạch xâm lấn thì sau đó không nên viết N-. 7) Nội dung trình bày quá trống trải, do đó khi chiếu lên các chữ số quá nhỏ và khó đọc từ xa. 8) Các số liệu ở các cột "Biến chứng sớm" với "Biến chứng muộn" không dóng đúng hàng.
9) Sử dụng ký hiệu "%" không đúng trong bảng. Tuy nhiên trong dia điều đó có thể hiểu các số tương ứng với tỷ lệ phần trăm. Cuối cùng cần kiểm tra sao cho tất cả các giá trị có tương quan với nhau mà không chỉ tương quan giữa 2 số.
Chúng tôi đề nghị trình bày dia như sau Biến chứng sau cắt đoạn dạ dày do ung thư
* P <0,05
Hai điểm chú ý:
1) Số lượng các chữ số trong dia này là tối đa, vượt quá mức đó nên làm 2 dia 2) Tốt nhất nên làm một dia khác để trình bày tỷ lệ sống sau mổ.
Các dia cần có đầu đề. Đầu đề này cho cử toạ thấy ngay chủ đề của dia, ví dụ "Kết quả về huyết động". Trên một dia trình bày một bảng kết quả hay đồ thị hoặc biểu đồ, đặt chú dẫn ở trên làm cử toạ hiểu rõ hơn. Giống như với bảng và biểu đồ, dia phải được hiểu một cách độc lập. Sự giải thích của người trình bày chỉ là giúp thêm vào. Vì lý do này nên tránh các chữ viết tắt vì có thể được một cử toạ có cùng ngôn ngữ với người trình bày hiểu dễ dàng nhưng sẽ trở thành không thể hiểu nổi đối với một cử toạ ngoại quốc và do đó họ sẽ không theo dõi bài trình bày nữa. A. Garson et al có 1 ví dụ "V.Func. abnl in 2/16 F Pts" (3). Có thể một cử toạ Anglo-saxon có thể hiểu được là chức năng tâm thất bất thường ở 2 phụ nữ trên 16 tuổi. Một cử toạ người Pháp liệu có dễ dàng hiểu được chăng? Có lẽ là không! Không nên giải thích một chữ viết tắt bằng chú giải ở dưới. Điều này bắt cử toạ phải liên tục nhìn lên lại nhìn xuống là điều không nên.
Trên một dia, cùng với trật tự suy nghĩ như vậy cần tránh đặt tên cho các nhóm bệnh nhân hay nhóm động vật trong một nghiên cứu thực nghiệm bằng các chữ cái như nhóm A, nhóm B, nhóm C hay bằng các chữ số: nhóm 1, nhóm 2, nhóm 3. Rất khó khi xem những dia tiếp theo có thể nhớ lại nhóm nào là cái gì. Tốt nhất là đặt tên cho mỗi nhóm ví dụ một nhóm "tăng áp động mạch phổi là TAĐMP".
Không được để một từ cuối dòng bị cắt ngang xuống dòng với một gạch nối ở sau và có đường cắt ngang một câu bằng cách xuống dòng giữa chừng. Ví dụ viết ở dòng trên: "Các phương pháp đo được thực hiện: và xuống dòng tiếp theo "cứ 30 phút một lần" (3).
Cần cấm không được thay đổi các thuật ngữ "cho văn vẻ" giữa các dia hay giữa dia với lời trình bày miệng. Nếu trên dia viết "thời gian sống" thì khi trình bày không nên nói "bệnh nhân không chết".
Khi trình bày một đồ thị, cần chỉ rõ trên dia trục hoành đại diện cho cái gì (ví dụ tỷ lệ tái phát theo tháng) và trục tung nói gì (tỷ lệ sống chẳng hạn). Trong khi ở đồ thị trong bài viết, lời chú giải tên trục có thể viết song song với trục tung nghĩa là viết đứng dọc thì trong dia nên viết nó theo dòng ngang. Điều đó tránh cho cử toạ phải nghiêng đầu sang trái để đọc các dòng trên trục này.
Một dia cần phải có thể đọc rõ dù ở xa, khi một dia có thể nhìn rõ trong một phòng dành cho 30 người thì