1) Đảm bảo thì động từở chương Tư liệu và phương pháp và chương Kết quảđược chia ở thì quá khứ và chỉở quá khứ;
2) Gạch bỏ tất cả những từ, tính từ và đại từ trống rỗng;
3) Kiểm tra các tài liệu tham khảo, các biểu đồ và bảng tất cảđều được sử dụng trong bài báo;
4) Đảm bảo rằng chương Tư liệu và phương pháp chỉ bao gồm các mô tả, không có một câu bình luận nào;
5) Kiểm tra đểđảm bảo các bảng và biểu đồ khi đọc riêng biệt có thể hiểu được; 6) Kiểm tra đểđảm bảo tất cả các số liệu có tổng liên quan chặt chẽ với nhau;
7) Đảm bảo rằng các động từ, các tính từ và các từ sử dụng có thể hiểu được bởi một độc giả nước ngoài. Nội dung bài được đánh máy và đọc lại lần cuối để sửa nếu các chữ u được viết thay cho à,để không nhầm giữa mm và mn (cách viết tắt đúng của phút là min), để kiểm tra lại các chữ hoa (ví dụ Candida abbicans, chữ
bệnh viện không nhất thiết phải viết hoa), các chữ nghiêng (invitro, Streptococcus trong khi đó lại viết Cytomegalovirus và virus Herpès), kiểm tra việc sử dụng các tài liệu tham khảo và các minh hoạđểđảm bảo tất cảđều hoàn hảo.
GỬI BÀI ĐẾN TẠP CHÍ.
Một bài báo chỉđược gửi đến một tạp chí duy nhất và không được gửi bài đã đăng rồi (8). Gửi số lượng bản thảo được tạp chí yêu cầu (thường là 2 hoặc 3) kèm với một thưđề nghị chấp nhận (7). Một bản tác giả giữ, gửi cho mỗi đồng tác giả một bản. Các ảnh minh họa gửi đi được bảo vệ bằng bìa carton để tránh bị gấp. Gửi kèm theo chứng nhận cho phép đăng tải các tư liệu. Có tạp chí yêu cầu phải xác nhận chuyển bản quyền. Bản quyền thuộc về tác giả hay nhà xuất bản có quyền khai thác nhiều năm với mục đích khoa học. Có tạp chí yêu cầu xác nhận ký bởi tất cả các tác giả đồng ý với nội dung bài báo (một bản “xác định bản quyền” được in trong mỗi số của tạp chí “Annal of Internal Medicine”). Đôi khi có yêu cầu trả một khoản tiền (ví dụ 50 đô la) để
bài báo được lưu ý nhưng không bắt buộc phải được chấp nhận (ví dụ như với tạp chí Journal of Clinical Endocrinology and Metabolism Arthritis). Cần phải đọc trong hướng dẫn gửi bài báo cho ai vì không phải lúc nào cũng gửi cho nhà xuất bản.
TRẢ LỜI CÁC PHÊ BÌNH CỦA TẠP CHÍ
Trong những tuần tiếp sau khi gửi bài, có tạp chí gửi lại một xác nhận đã nhận bài. Có tạp chí có những biên tập viên chuyên nghiệp đọc bài lần đầu và ngay lập tức quyết định bài có được chấp nhận hay từ chối, hoặc bài được gửi tới một nhà khoa học có khả năng thẩm định công trình để duyệt. Trong hai trường hợp đầu, sự
10 tuần. Quyết định của tạp chí được giải thích, kèm theo các bình luận của người duyệt bài. Việc chấp nhận một bài báo không chỉ dựa vào nội dung khoa học, nó còn tính tới chính sách chung của tờ tạp chí. Tác giả
phải trả lời các nhận xét. Phải viết thư trả lời theo từng điểm được nhận xét. Bản trả lời phải cấu trúc chặt chẽ để tạp chí hiểu ngay lập tức là những chỗ nào có sửa đổi ở bài báo so với bài gửi đăng lần đầu.
SỬA LỖI BẢN IN THỬ
Giai đoạn này của việc soạn thảo thường không được các tác giả chú ý. Có những lỗi không tồn tại ở bản thảo được tạp chí chấp nhận nhưng có thể xuất hiện ở bản in thử của bài báo. Nguy cơ này giảm bớt khi việc chuẩn bị bài của nhà in dựa vào đĩa mềm do tác giả gửi tới. Việc đọc bản in thử tương tự như khi đọc bản thảo. Lần đọc đầu tiên kiểm tra sự kết hợp hữu cơ của bài báo và cho phép biết liệu có một đoạn hay một câu nào bị quên hay bị lặp lại. Lần đọc thứ hai từng bước một để kiểm tra việc sử dụng các tài liệu tham khảo, các biểu đồ và bảng, lỗi chính tả. Việc sử dụng các dấu ký hiệu sửa giúp cho việc truyền tải các sự sửa lỗi với nhà in.
Việc sửa lỗi in trong bản in thử
Những chỗ sửa chữa chỉ rõ trong thân bài và ở lề, với mực khác màu mực của bài viết. Tất cả các chỉ dẫn trong vòng tròn không được in. Các kí hiệu sửa lỗi Anh Mỹ khác với hệ Latin.
Khi đọc bản in thử, không được thay đổi bài báo, thêm vào các kết quả “mới”, các thông tin mới xuất hiện sau khi viết bài là những cái mà nhà xuất bản gọi là các sửa chữa của tác giả. Trong trường hợp rất đặc biệt, khi một thông tin mới xuất hiện từ sau khi sự chấp nhận của bài báo làm thay đổi cơ bản nội dung của bài, tác giả
có thểđề nghị một sự bổ sung ngắn dưới dạng chú thích ở chân trang hay ở cuối bài.
Cho tất cả các giai đoạn chuẩn bị bản thảo
Không ngừng đọc lại để kiểm tra. Các nguyên tắc cụ thể, sáng sủa và ngắn gọn luôn được tôn trọng. Phải luôn chắc chắn là tuân thủ các yêu cầu với tác giả của tạp chí.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Burman KD. “Hanging from the masthead”: reflections on authorship. Ann Intern med 1982;97:602-5. 2.Day RA. Where and how to submit the manuscript. In: How to write a scientific paper. Cambridge: Cambridge University Press, 1989:87-93.
3.Garfield E. Which medical journals have the greatest impact? Ann Intern Med 1986;105:313-20.
4.Booth V. Communicating in science: writing and speaking. Cambridge UK: Cambridge University Press, 1984:68.
5.Scientific Style and format. The CBE manual for authors, editors and publishers. Cambridge, UK: Cambridge University Press, 1994:825.
6.American Medical Association. Manual of style. A guide for authors and editors. Philadelphia, PA; Williams & Wilkins, 1997:660.
7.O'Connor M. Writing successfully in science. London: Harper Collins Academic, 1991:229.
8.International Committee of Medical Journal Editors. Uniform requirements for manuscrips submitted to biomedical journals. N Engl J Med 1997;336:309-15.
9.The birth of an original paper. Br Med J 1980;280:529-39.
Chương 14