Viết bài báo đòi hỏi thời gian: Một thống kê cho thấy tác giả thứ nhất của một bài báo đã giành cho việc soạn bài trung bình 53,5 giờ, và các đồng tác giả khác 19,5 giờ [1].
Việc viết bản thảo một bài báo nghiên cứu đòi hỏi công trình phải đã được thực hiện xong, khi đó đã biết các kết quả. Việc chọn tạp chí nào để gửi bài phải đặt ra trước khi viết bài. Sự lựa chọn này cho phép viết phần
đặt vấn đề phù hợp với độc giả (xem chương Đặt vấn đề) và sự trình bày theo yêu cầu hướng dẫn của tạp chí. Khi biết những người tham gia vào công trình cần xác định các đồng tác giả (người cùng ký tên) và thứ tự
các tác giả trước khi viết. CHỌN TẠP CHÍ.
Việc chọn tạp chí được hướng dẫn bởi sự thích hợp giữa chủđề của bài báo và mục đích của tạp chí [2]. Trừ
những ngoại lệ, các tạp chí chuyên ngành chỉđăng những bài báo về chuyên ngành mình. Một bài báo về lão khoa sẽ có rất ít cơ hội nhận được sự quan tâm của độc giả một tạp chí nhi khoa. Ngược lại một tạp chí tiêu hoá sẽ đăng các bài về tiêu hoá có thể liên quan tới tất cả các mặt của chuyên ngành này: điện quang, giải phẫu bệnh, dược lý học, miễn dịch học, điều trị học. Việc lựa chọn gửi một bài tới một tạp chí y học đại cương thì khó hơn. Độc giả của loại tạp chí này rất rộng, ngược lại bài báo có nguy cơ ít được các chuyên gia đọc. Trong sự lựa chọn này, tốt hơn là đánh giá, tùy theo bản chất của vấn đề, cơ may được chấp nhận bởi một tạp chí y học đại cương. Cơ may này phụ thuộc vào chính sách chung của tờ tạp chí. Bắt buộc phải tham khảo và biết một tạp chí trước khi gửi bài đăng ởđó.
Sự phát hành của tạp chí là yếu tố thứ hai để lựa chọn. Tác giả sẽ có cơ hội nhiểu hơn khi gửi bài đăng trong một tạp chí được phát hành rộng nhất (3): đăng bài báo của mình trong một tạp chí có phạm vi phát hành địa phương hay trong vùng nhất định sẽ giới hạn sự phổ biến của bài báo, ngay cả khi những tạp chí này đăng những bài báo có chất lượng. Vì vậy cần có tham vọng trong việc chọn tạp chí. Tham vọng này phải dựa trên
đánh giá mức độ của tờ báo và tựđánh giá công trình của mình. Nếu tác giảđánh giá công trình của mình có tính chuyên môn hẹp, dù hay thì cơ hội để tạp chí New England Journal of Medicine chấp nhận bài báo đó bởi là rất ít. Tốt hơn nên gửi bài tới một tạp chí ít nổi tiếng hơn nhưng có nhiều khả năng được chấp nhận hơn. TẬP HỢP TƯ LIỆU ĐỂ VIẾT BẢN THẢO
Việc viết bài sẽ dễ dàng hơn nếu trong quá trình thực hiện nghiên cứu các ý tưởng xuất hiện trong đầu được ghi lại. Có một cách tiện lợi là viết các ghi chú này trên những tờ nháp khác màu, mỗi màu tương ứng với một phần của bài báo (4).
Trước khi viết, cần liệt kê ra các yếu tố thông tin sẽ là nội dung bài báo. Đó là những tư liệu liên quan đến vật liệu và phương pháp nghiên cứu, các kết quả, danh sách các tài liệu từđó sẽ chọn ra tài liệu tham khảo. Việc tìm kiếm và lưu trữ thông tin liên quan là mục tiêu của chương 14 “tìm và đọc tài liệu như thế nào”. Trong trường hợp số lượng tài liệu tham khảo là giới hạn, tác giả cần có các bản photocopy của các tài liệu này khi viết bài. (Cẩn thận nên đánh dấu số trích dẫn tham khảo của bài báo khi thực hiện photocopy vì trong một số
tạp chí số trích dẫn tài liệu không được ghi ở tất cả các trang của bài báo).
Khi viết, nên có sẵn bên cạnh mình một bản của tạp chí mà mình định gửi bài đến, cùng với bản yêu cầu với tác giả của tạp chí đó để dễ dàng tham khảo. Việc trình bày một bảng số liệu hay biểu đồ khác nhau tuỳ tạp chí, cũng như với tài liệu tham khảo, tên và tên riêng các tác giả hay địa chỉ của họ.
VIẾT CÁC CHƯƠNG KHÁC NHAU THEO THỨ TỰ NÀO?
Cần kết thúc việc soạn thảo một bài báo nghiên cứu bằng tên bài và tóm tắt. Một dự kiến tên bài có thể đặt ngay từđầu, dự kiến này sẽđược hoàn chỉnh lại sau khi viết xong toàn bộ bài báo. Chương Bàn luận được viết sau khi viết xong những chương khác vì trong chương Bàn luận ta bàn về các chương Tư liệu và phương pháp nghiên cứu và Kết quả.
Thứ tự nên làm khi viết các chương khác tuỳ theo cách công trình được tiến hành. Có một sự liên quan phức tạp trong việc thai nghén một công trình và việc viết bản báo cáo. Nếu như công trình là một nghiên cứu tiến cứu, có một bản quy trình tương ứng cho các chương Đặt vấn đề và Tư liệu và phương pháp nghiên cứu thì
pháp trước khi viết chương Kết quả rồi chương Bàn luận. Ngoài trường hợp đặc biệt này; có hai phương án tuỳ theo ý thích hay thói quen cá nhân việc soạn thảo có thể bắt đầu với chương Kết quả, tiếp đó là chương Tư liệu và phương pháp, kết thúc bằng chương Đặt vấn đề và Bàn luận. Phương án thực hiện kiểu này cho phép đánh giá các kết quả. Nó đôi khi dẫn tới việc gửi bài báo tới một tạp chí khác với dựđịnh ban đầu. Khả
năng khác là bắt đầu bằng soạn chương Tư liệu và phương pháp nghiên cứu, là chương dễ viết nhất vì chỉ đơn thuần là mô tả, không có cả phân tích hay tổng hợp. Các chương Kết quả, Đặt vấn đề và Bàn luận sẽ được viết tiếp sau đó. Một khả năng thứ ba là bắt đầu viết chương Đặt vấn đề, điều này cho phép xác định rõ mục đích và cùng với nó là giới hạn của công trình. Đề nghị này có tính điều kiện vì mục đích của công trình phải được xác định khi ta thực hiện đề tài chứ không phải khi viết bài. Với chương Kết quả nghiên cứu và trong trường hợp có thể với chương Tư liệu và phương pháp nghiên cứu, các bảng và biểu đồ cần được chuẩn bị trước nhất sau đó được bổ sung bằng phần viết.
VIỆC SOẠN THẢO
Việc soạn thảo theo nghĩa đen là chuyển tải các ý nghĩ của tác giả và diễn giải ra bằng chữ viết. Có thể thực hiện việc chuyển tải ý nghĩ này bằng việc đọc chính tả. Cách “viết” này cho bản thảo đầu tiên của bài báo có lợi điểm là nhanh và thực hiện được dễ dàng ngay. Ngược lại, nó đòi hỏi tác giả phải chỉnh lý lại rất nhiều. Việc soạn thảo một bài báo đòi hỏi sự chăm chú thường xuyên mà việc đọc chính tả ít có được. Vì lý do đó, tốt nhất là nên tự viết bản thảo đầu tiên. Khi đã viết xong, bản thảo đầu tiên không bao giờ là bản cuối cùng. Vì vậy nên sử dụng một hệ thống “chữ viết” có thể cho phép sửa chữa dễ dàng. Khi viết bài bằng tay, việc sử
dụng bút chì và tẩy là những công cụ tốt, nó cho phép tránh được sự quá tải khi chữa đi chữa lại làm cho bài báo không thểđọc được khi đến tay người thư kí đánh máy. Một hệ thống kết hợp là viết bản thảo đầu bằng bút chì, sửa bằng tay trước khi đưa đánh máy. Thực tế hiện nay tốt nhất là sử dụng máy tính. Các phần mềm xử lý văn bản cho phép đơn giản hoá tất cả các việc sửa lỗi. Hơn nữa, các nhà xuất bản đòi hỏi tác giả gửi
đĩa mềm có cùng nội dung với bài báo gửi đăng. VIỆC GHI TÀI LIỆU THAM KHẢO
Khi chuẩn bị bản thảo, các tài liệu tham khảo được đặt trong dấu ngoặc sử dụng hệ thống Harvard (tên của tác giả trong bài báo). Khi đã chắc chắn không thay đổi bài nữa, các tên tác giảđược thay bằng số tùy theo hệđánh số mà tạp chí yêu cầu. Điều này tránh việc phải đánh số lại tất cả các tài liệu tham khảo mà việc này luôn có nguy cơ sai sót, nếu như một tài liệu mới được thêm vào.
VIỆC VIẾT CÁC SỐ
Có những quy tắc cho việc viết các số. Một số được viết bằng chữ khi nó bắt đầu câu văn, bằng số trong phần còn lại của câu “Hai mươi tám bệnh nhân có 14 lần…”. Nếu ta không muốn bắt đầu một câu bằng số
(ghi chữ số) ta có thể xây dựng lại câu đó để cho số chuyển sang số, hoặc kết thúc câu trước bằng một dấu chấm phẩy “Trong 28 bệnh nhân có 14 lần…” những số dưới 10 dù là 9 hay 3 thì viết bằng chữ (Ví dụ bốn bệnh nhân chứ không phải 4 bệnh nhân). Khi trên 10 các sốđược ghi bằng số. Các số thứ tự cũng theo quy tắc như vậy: “thứ ba, thứ 30”. Trong một dãy có nhiều số trên và dưới 10, tất cả được đánh số “Đau ở vùng hố chậu phải trong 6 lần, trên rốn 14 lần và lan toả 3 lần”. Việc đánh sốđược dùng khi viết ngày (14 tháng Bảy năm 1989) và trước các đơn vịđo (3g; 9mm). Tùy theo tạp chí, các số có 4 chữ sốđược ghi là 4 215 hay 4215; từ 5 chữ số trở lên phải có khoảng cách: 25 432 hoặc 5 879 432.
CÁC LỜI KHUYÊN KHÁC KHI VIẾT
Có nhiều chỉ dẫn về việc sử dụng dấu chấm, gạch ngang, khoảng cách, gạch nối, dấu cảm thán, dấu ngoặc. Cần tham khảo các tài liệu chỉ dẫn chuyên viết vềđề tài này (5-7). Việc trình bày bài báo phải phù hợp với cách trình bày của tạp chí, ví dụ tỷ lệ phần trăm có thể viết: %, pour cent, p cent, p.cent, pour 100, p 100 hay p.100.
CÁC BẢN THẢO TIẾP THEO
Khi tác giả thứ nhất viết bản thảo chính thức, đó đôi khi là bản thảo thứ 6, thứ 8 hay thậm chí hơn nữa, tác giả đưa bản đó cho các đồng tác giả để bổ sung về nội dung nếu cần và sửa về cách trình bày. Bản thảo sau cùng phải được thực hiện có tính đến các ghi chú của họ. Thời gian các đồng tác giảđọc lại bài báo sẽ cho phép tác giả thứa nhất xem lại bản thảo sau một khoảng thời gian làm xuất hiện những nhận định đã đi qua không được nhận biết.
Ngay từ bản thảo đầu tiên, phải cố gắng tôn trọng quy định của tạp chí. Bản thảo gửi đăng phải đáp ứng được tất cả những điểm yêu cầu trong bản yêu cầu với tác giả của tạp chí. ởđây chúng ta áp dụng các nguyên tắc chính theo yêu cầu quốc tế phổ biến nhất (8). Bản thảo được đánh máy chữđen trên giấy trắng, khổ 216 x 279mm hay khổ “ISO A4” (212 x 297mm), để lề ở mỗi cạnh ít nhất 25 mm. Bản thảo được đánh máy cách dòng, trên một mặt giấy. Một trang tương đương với 25 dòng với mỗi dòng 60 ký tự hay khoảng trống tương
đương khoảng 250 từ. Lề rộng và chữ cách dòng để chỗđủ rộng cho các người đọc duyệt bài ghi các nhận xét và sau đó cho nhà xuất bản chuẩn bị bài trước khi in (9). Mỗi phần của bài báo phải bắt đầu trên một trang mới: trang đầu đề, trang tóm tắt và từ khoá, các trang nội dung, các trang tài liệu tham khảo, trang cảm ơn, mỗi bảng hay biểu đồ trên một trang, trang các chú thích của biểu đồ. Các trang được đánh theo sốả rập, ở
trên bên phải, bắt đầu bằng trang đầu đề. Việc sử dụng bộ chữ dễđọc được khuyên dùng.
Trang đầu đề.
Trên trang này có tên bài báo và tên của các tác giả. Tên riêng đầy đủ hay các chữ cái đầu của tên riêng viết trước tên họ của các tác giảở phần đầu của bài báo, khác với ở mục tài liệu tham khảo tên họđứng trước rồi mới đến tên riêng. Trong các nước thuộc khối tiếng Anh, các chức danh (MD với Medical Doctor - bác sỹ, PhD với Doctor of Philosophy - tiến sỹ, DVM cho Doctor of Veneninary Medicine - bác sỹ thú y) hoặc một số
chức danh trong hội chuyên ngành (FACS với Fellow of the American College of Surgeons - viện sỹ Viện Hàn Lâm Phẫu Thuật Hoa Kỳ, FACP với Fellow of the American College of Physicians - viện sỹ Viện Hàn Lâm Y Học Hoa Kỳ, MRCP với Member of the Royal College of Physicians - hội viên Hội Y Học Hoàng Gia) được viết tiếp sau tên họ của tác giả. Có một danh mục các chức danh này (6). Nếu các tác giả có địa chỉ khác nhau, cần đặt sau mỗi tên một số hay một dấu hoa thịđể chỉ rõ địa chỉ của mỗi người. Tên, địa chỉ và sốđiện thoại của tác giả chịu trách nhiệm liên lạc và của tác giả sẽ nhận gửi báo biếu phải được ghi rõ. Không nhất thiết đó phải là tác giảđầu tiên. Đầu đề thông dụng ghi ở trang này. Các cơ quan giúp đỡ vềđề tài chính cho công trình phải được ghi ở trang này gửi kèm theo hợp đồng. Tất cả tên các tác giả phải nằm trong chỉ một trang này. Khi tạp chí bỏ trang này đi thì có thể duyệt bài một cách vô danh.
Trang tóm tắt.
Phần tóm tắt, tuân thủ theo quy định vềđộ dài của tạp chí được đánh máy trên một trang riêng. Các từ khoá ở
cùng trang này. Các từ này phải tuân thủ theo danh mục của Index Medicus (MeSH, Medical Subject Heading). Danh sách này xuất bản hàng năm trong số tháng Giêng của các bản xuất bản hàng tháng hay trong sốđầu của cuốn “Cumulated Index Medicus”.
Các trang nội dung.
Không nên xuống dòng sau mỗi ý hay câu. Không sử dụng các gạch đầu dòng ở bắt đầu mỗi đoạn hay đánh số khi soạn thảo vì phần lớn các tạp chí không in kiểu đó. Khi thực hiện xử lý văn bản, đôi khi có tạp chí yêu cầu không chỉnh khuôn bài, nghĩa là không chỉnh về lề phải. Việc chỉnh dòng làm cho các dòng không chứa cùng một số ký tự hay khoảng cách. Điều này làm việc xếp bài của nhà xuất bản khó khăn hơn, nghĩa là việc
ước lượng độ dài của bài báo để dự trù chỗ nó sẽ chiếm trong tạp chí. Việc trình bày nội dung bài báo cần càng chân phương càng tốt vì các đầu đề và phụđề phải phân biệt rõ và có trật tự. Việc xử lý văn bản cho phép nhiều lựa chọn: sử dụng chữđậm, chữ nghiêng, chữ viết hoa các loại, chữ có bóng, chữ nổi. Chúng sẽ
không được in đúng như vậy trong tạp chí.
Các trang tài liệu tham khảo.
Việc trình bày tài liệu tham khảo (xem chương 12) bắt đầu ở một trang mới. Việc trình bày này cho phép đọc các tài liệu tham khảo riêng biệt khỏi bài báo khi tác giả viết bài cũng như khi nhà xuất bản chuẩn bị bản in. Nó cho phép dễ dàng kiểm tra các tài liệu được đưa ra.
Các trang minh họa.
Biểu đồ
Mỗi biểu đồ trình bày trên một trang dưới dạng ảnh trên giấy láng, đen trắng. Mỗi ảnh tài liệu phải được ghi
đầy đủ thông tin vào một nhãn dính và dính vào phía sau của ảnh đó (xem chương 9), mỗi tài liệu phải gửi kèm theo số lượng bản sao theo yêu cầu. Tất cả các chữ, dấu hiệu phải có cỡđủđể có thể thu nhỏ lại khi nhà xuất bản sử dụng. Lời yêu cầu về vị trí của minh hoạ trong bài báo sẽ rất có tác dụng cho nhà xuất bản. Nếu có các bản photocopy, ảnh hay tài liệu gốc được gửi kèm bản thảo, cần viết thêm chú thích “đừng in lại
tư liệu này”.
Bảng
Mỗi bảng trình bày đánh máy cách dòng trên một tờ giấy. Nếu một bảng cần hơn 2 tờ giấy, cần ghi rõ “tiếp theo” ở các trang tiếp sau. Các chú dẫn đặt ở chân bảng và phải tuân thủ các kí hiệu của tạp chí. Các dòng