Kế toán 42A :Ghi báo cáo hàng ngày :Cuối tháng ghi Khoá 2000-2004 :Đối chiếu
2.3.2. Kế toán NVL, CCDC
2.3.2.1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ NVL, CCDC
Tại Công ty Cơ khí xây dựng Đại Mỗ, thờng kỳ, Phòng Kế hoạch kinh doanh căn cứ vào nhu cầu sản xuất để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, đối với vật liệu phụ có thể là mua theo kế hoạch nhng cũng có thể mua theo nhu cầu trực tiếp của phân xởng sản xuất. Căn cứ vào nhu cầu mua vật t, phòng kế hoạch thực hiện nghiệp vụ mua hàng thông qua hợp đồng mua bán do Giám đốc kí. Quy trình tiếp theo đợc thực hiện nh sơ đồ sau:
Chứng từ gốc về tăng, giảm & khấu hao TSCĐ
Nhật ký chung Thẻ TSCĐ
Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 213, 214
Bảng cân đối
số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết về tăng, giảm TSCĐ
Sơ đồ 2.3.2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập vật t tại Công ty cơ khí xây dựng Đại Mỗ
Đối với khấu nhập vật t, trớc khi viết Phiếu nhập kho nhân viên Phòng Kế hoạch kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ hợp lệ của cán bộ cung ứng vật t bao gồm: Hoá đơn mua hàng (hoặc đơn đặt hàng đợc duyệt), hoá đơn tài chính có mã số thuế, tên địa chỉ ngời bán rõ ràng, các giấy tờ hồ sơ liên quan đến vật t và phiếu kiểm tra kỹ thuật chất lợng. Sau đó nhân viên thống kê mới viết phiếu nhập kho, sau khi viết phiếu nhập kho nhân viên thống kê lấy chữ kí ngời giao hàng, thủ kho, trởng phòng kế hoạch kinh doanh. Thủ kho là ngời trực tiếp nhận hàng từ ngời giao hàng (mang theo phiếu nhập kho), tiến hành đếm số lợng, kí vào phiếu nhập kho và ghi vào thẻ kho (mẫu số 06/VT đúng theo quy định của Bộ Tài chính).
Đối với khâu xuất, căn cứ vào kế hoạch sản xuất phòng kế hoạch kinh doanh định mức nguyên vật liệu gửi đơn vị sản xuất và kho. Căn cứ vào định mức này, hoặc giấy phép đề nghị cấp vật t thủ kho cấp phát cho đơn vị sản xuất và ghi vào định mức hoặc lu giữ sổ. Đến ngày cuối cùng của tháng, căn cứ vào thực tế cấp phát phòng kế hoạch kinh doanh viết phiếu xuất kho. Cuối tháng khi có phiếu xuất kho thủ kho mới vào thẻ kho.
Khái quát quy trình luân chuyển chứng từ NVL nh sau:
Sơ đồ 2.3.2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất NVL tại Công ty Cơ khí xây dựng Đại Mỗ
Kế toán 42AGiấy đề nghị cấp v.t Khoá 2000-2004
P.Kế hoạch kinh doanh
Lập phiếu
xuất kho Xuất kho
Kế toán vật t Ghi sổ Phân x- ởng sản xuất Thủ kho Yêu cầu sản xuất Ghi sổ Phát sinh nghiệp vụ mua hàng P. kế hoạch kinh doanh Mua hàng P. Kỹ thuật Kiểm tra kĩ thuật Lập phiếu nhập kho Thủ kho Nhập kho Kế toán vật tư P. kế hoạch kinh doanh
2.3.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tại Công ty Cơ khí xây dựng Đại Mỗ sử dụng phơng pháp “Sổ số d”. Quy trình thực hiện phơng pháp này ở Công ty nh sau:
Sơ đồ 2.3.2.3: Quy trình hạch toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty Cơ khí xây dựng Đại Mỗ
Theo phơng pháp này Sổ số d là sổ theo dõi số d cả về số lợng và giá trị theo từng tháng. Thủ kho ghi một lần vào cuối tháng theo chỉ tiêu số lợng, kế toán ghi một lần vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Cuối kỳ, đối chiếu với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn.
Tại kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất kho về số lợng cho từng loại nguyên vật liệu. Mỗi loại nguyên vật liệu đợc theo dõi trên một thẻ kho.
Tại phòng kế toán, định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan khác, kế toán nhập tiến hành định khoản trên chứng từ và nhập số liệu chi tiết vào Bảng luỹ kế nhập xuất tồn cũng nh sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Trong kì, đối với phát sinh xuất, kế toán định khoản lên chứng từ rồi vào sổ chi tiết, chỉ theo dõi về mặt số lợng, đến cuối quý sau khi tính đợc giá bình quân gia quyền cho nguyên vật liệu xuất kho thì áp giá vào.
Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu tồn kho trên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, từng loại nguyên vật liệu với số tổng hợp ở Thẻ kho.
2.3.2.3. Phơng pháp tính giá nhập, xuất NVL, CCDC
Hiện nay, Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Kế toán xác định giá thực tế nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu nh sau:
Phiếu nhập
Sổ số d
Kế toán tổng hợp
Bảng luỹ kế N-X-T
Phiếu giao nhận c.từ xuất Phiếu giao nhận c.từ nhập
Sổ kế toán chi tiếtThẻ kho
Đối với NVL, CCDC nhập kho, Công ty sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu:
Giá TT của
NVL, CCDC
nhập kho
= Giá mua ghi
trên HĐ + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ Giá TT của VL, CCDC tự chế = Giá TT của VL, CCDC xuất kho tự chế + Chi phí chế biến
Đối với NVL, CCDC xuất kho, Công ty xác định giá nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp giá thực tế đích danh.
2.3.2.4. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC
Để hạch toán NVL, CCDC kế toán sử dụng các tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính, chi tiết cho từng loại NVL, CCDC phù hợp với thực trạng sản xuất của Công ty. TK 152: Nguyên vật liệu + 152-thép tròn + 152-thép góc + 152-que hàn + 152-khí ga + 152-ô xy… TK 153: Công cụ dụng cụ + 153-bu lông
+ 153-giẻ lau máy + 153-êcu…
Các tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế.
Ngoài ra còn có một số tài khoản khác liên quan nh các tài khoản tiền, các tài khoản thanh toán, các loại chi phí, thuế GTGT…
Sơ đồ 2.3.2.4 : Quy trình kế toán tổng hợp NVL, CCDC tại Công ty
Kế toán 42A Khoá 2000-2004
TK 331, 111, 112, 141, 311 TK 621 TK 627, 641, 642 Tk 128, 222 TK 154 TK 1381 TK 152, 153
Tăng do mua ngoài Xuất để sản xuất sản phẩm
TK 1331 TK 151
Hàng mua đang đi đường kỳ trước
TK 411
Nhận cấp phát biếu tặng
TK 338
Phát hiện thừa khi kiểm kê
TK 128, 222
Nhận lại vốn góp liên doanh
Xuất cho SXC, CPBH, CP QLDN
Xuất góp vốn liên doanh
Xuất thuê ngoài gia công CB
Theo hình thức Nhật ký chung, quá trình ghi sổ NVL tại công ty đợc tiến hành nh sau: Mỗi khi có các chứng từ về nhập, xuất NVL kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký mua hàng, Sổ chi tiết NVL, cuối tháng lấy số liệu ghi vào Sổ cái TK 152, 153, vào Bảng tổng hợp chi tiết NVL.
Quá trình ghi sổ NVL đợc khái quát nh sau:
Sơ đồ 2.3.2.5: Quy trình ghi sổ kế toán NVL, CCDC tại Công ty Cơ khí xây dựng Đại Mỗ
Kế toán 42A Khoá 2000-2004
Nhật ký chung C.từ gốc N, X, Bảng phân bổ Sổ cái TK 152.153 Bảng cân đối SPS Nhật ký mua hàng Sổ chi tiết TK 152,153 Bảng TH chi tiết NVL
2.3.2.5. Kế toán thanh toán thanh toán với ngời bán
Các chứng từ sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp bao gồm hoá đơn mua hàng và các chứng thanh toán công nợ với ngời bán nh phiếu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán tiền tạm ứng và các chứng từ thanh toán khác. Đặc điểm nhà cung cấp của Công ty là những nhà cung cấp thờng xuyên vì thế kế toán mở “Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán” cho từng nhà cung cấp riêng biệt. Trớc đó các nhà cung cấp cùng với tên nguyên vật liệu mà họ cung cấp đợc theo dõi trên một sổ riêng gọi là “Danh sách các nhà cung cấp” và “Sổ theo dõi các đơn vị cung cấp”. Do Công ty thờng xuyên nhập khẩu nguyên vật liệu trong đó có nhập khẩu trực tiếp nên Công ty cũng sử dụng “Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán bằng ngoại tệ”
Cuối quý, từ “Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán” hay “Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng bằng ngoại tệ”, kế toán lập “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời bán”.
Có thể khái quát quy trình hạch toán tổng hợp thanh toán với ngời bán qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3.2.6: Kế toán tổng hợp tình hình thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty
Kế toán 42A Khoá 2000-2004
TK 111, 112, 311, 341 TK 511 TK 131 TK 331 TK 152, 153, 211 TK 111, 112 TK 133 TK 133 TK 627, 641, 642 TK 152, 151, 153, 211, 213, 241
Thanh toán bằng tiền
Thanh toán bằng hàng hoá
Thuế tương ứng với giảm giá hàng mua
Thanh toán bù trừ Thuế GTGT đầu vào
Giảm giá hàng mua
Thu hồi tiền trả thừa
Dịch vụ mua chịu khác Giá trị vật tư, tài sản mua chịu
Sơ đồ 2.3.2.7: Quy trình ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty