Tại Công ty vật t kỹ thuật xi măng do vừa có hoạt động mua xi măng từ các nhà máy vừa có hoạt động bán xi măng ra thị trờng đến tay ngời tiêu dùng vì vậy công ty thờng ký kết hai loại hợp đồng kinh tế là hợp đồng mua xi măng từ nhà máy và hợp đồng bán xi măng. Trong đó hợp đồng bán xi măng có thể là hợp đồng kinh tế giữa công ty với khách hàng trực tiếp hoặc giữa công ty với các đại lý tiêu thụ.
5.1. Hợp đồng mua bán xi măng với nhà máy.
Đây là hợp đồng kinh tế ký kết về việc mua bán xi măng giữa Công ty vật t kỹ thuật xi măng với các nhà máy sản xuất xi măng theo kế hoạch quy định của Tổng công ty giao. Trong hợp đồng này, hai bên sẽ thoả thuận với nhau các điều khoản về loại sản phẩm, các tiêu chuẩn, thời gian và địa điểm cũng nh phơng thức giao nhận, các điều khoản thanh toán và trách nhiệm của mỗi bên đối với từng trờng hợp cụ thể và cam kết thực hiện theo đúng các điều khoản đã nêu.
Ví dụ, ta có thể xem xét các quy định của hai bên (Công ty vật t kỹ thuật xi măng và công ty xi măng Hoàng Thạch) về trách nhiệm mỗi bên trong hợp đồng kinh tế:
- Trách nhiệm của bên A (công ty xi măng Hoàng Thạch): đảm bảo nguồn hàng để giao cho bên B (Công ty vật t kỹ thuật xi măng) theo kế hoạch Tổng công ty giao trong quý, tháng. Nếu bên A không đáp ứng đủ nguồn hàng giao cho bên B trong tháng theo kế hoạch của Tổng công ty giao thì bên A phải chịu phạt vi phạm hợp đồng. Cụ thể là: bên A phải chịu phạt 5000 đ/tấn đối với số lợng xi măng bên A không giao đủ cho bên B. Mức phạt trên không áp dụng trong trờng hợp sự cố trong dây truyền sản xuất của bên A và trong trờng hợp bất khả kháng theo quy định.
- Trách nhiệm của bên B: bên B mua hết lợng hàng theo kế hoạch Tổng công ty giao hàng quý, tháng. Nếu bên B không mua hết lợng hàng thì bên B phải chịu
phạt hợp đồng. Cụ thể là: bên B phải chịu phạt 5000đ/tấn đối với số lợng bên B không mua hết theo kế hoạch Tổng công ty giao. Mức phạt trên đây không áp dụng trong trờng hợp ma bão bất khả kháng.
Trong trờng hợp nhu cầu xi măng tại các địa bàn thuộc bên B đợc phân công quản lý tăng lên và vợt mức sản lợng Tổng công ty giao thì bên B có trách nhiệm kịp thời đăng ký số lợng tăng thêm cho bên A bằng văn bản. Thời gian đăng ký sản lợng tăng thêm từ ngày 20 đến 25 của tháng. Khi có kế hoạch bổ sung của Tổng công ty bên A cân đối nguồn hàng, cấp thêm xi măng cho bên B theo yêu cầu đăng ký để bên B có điều kiện tăng sản lợng tiêu thụ và đáp ứng nhu cầu thị trờng.
Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có sự thay đổi về giá do cấp trên quy định, hai bên phải làm phụ lục hợp đồng theo giá mới. Hai bên cam kết thực hiện những điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng, bên nào vi phạm bên đó chịu trách nhiệm về mọi phí tổn theo chế độ pháp lệnh hợp đồng kinh tế và pháp luật hiện hành.
Việc ký kết hợp đồng là rất chặt chẽ quy định chi tiết trong các điều khoản của hợp đồng. Tuy nhiên, dới sự chỉ đạo của Tổng công ty, khối lợng xi măng đ- ợc mua bán qua các năm đợc giao theo kế hoạch, mức giá đợc Tổng công ty quy định chung do vậy hai bên không có nhiều sự linh hoạt trong việc đa ra các điều khoản trong hợp đồng. Các bên có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch, hoàn thành hợp đồng với các trách nhiệm đợc ghi rõ trong từng hợp đồng để đảm bảo quyền lợi và thực hiện nghĩa vụ của mỗi bên. Nh vậy thì ở đây, giữa bên A và bên B khi ký kết hợp đồng kinh tế đã có một đơn vị đứng ở vị trí thứ ba đảm bảo cho việc ký kết cũng nh thực hiện các hợp đồng đó chính là Tổng công ty.
5.2. Hợp đồng với khách hàng.
Hoạt động ký kết hợp đồng với các khách hàng cũng đợc quy định một cách hết chặt chẽ và rõ ràng giống nh trong hợp đồng với các nhà máy. Có các điều khoản về quy cách phẩm chất, mã ký hiệu sản phẩm, số lợng xi măng giao nhận, địa bàn tiêu thụ, phơng thức giao nhận, thời gian giao nhận hàng Trong hợp…
đồng với các đại lý tiêu thụ còn có điều khoản quy định về mức giá bán, hoa hồng, khuyến mại cho khách hàng, bảo lãnh thanh toán và thời hạn bảo lãnh thanh toán.(Xem phụ lục ).
II. Phát triển kênh VMS, một xu thế tất yếu của lịch sử.
Lịch sử phát triển của các nền kinh tế trên thế giới đã khẳng định tính tất yếu khách quan của quá trình chuyển các quan hệ buôn bán truyền thống, đơn lẻ sang các quan hệ LKD lâu dài và bền vững.
Các nớc phát triển nh Mỹ, Tây Âu, Nhật Bản đã phát triển theo quy luật này. Các giai đoạn phát triển của các hệ thống phân phối trên thế giới có thể chia thành 4 giai đoạn: phân phối thị trờng đại trà, phân phối đã đợc phân đoạn, phân phối đợc phân đoạn nhỏ hơn và mạng phân phối. Hiện nay các kênh LKD chiếm tỷ trọng lớn trên thị trờng của nhiều nớc do những tính u việt của nó. Sự phát triển quan trọng và cơ bản nhất trên thị trờng nhiều nớc hiện nay chính là sự tăng tr- ởng của các hệ thống kênh Marketing LKD. Ví dụ, Nhật Bản vào những năm 50 các hệ thống kênh gần giống nh Việt nam hiện nay, nghĩa là gồm rất nhiều các trung gian buôn bán nhỏ, quan hệ buôn bán kiểu truyền thống là chủ yếu. Nhng mức độ tập trung hoá trong lĩnh vực thơng mại diễn ra rất nhanh và các kênh hiện đại dần dần đợc hình thành và phát triển. Chỉ trong vòng 20 năm khung cảnh buôn bán trên thị trờng đã thay đổi hẳn. Các siêu thị và phơng thức bán hàng tự chọn dần dần chiếm u thế. Sự phát triển này là kết quả tác động của hàng loạt các nhân tố nh mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá trong sản xuất tăng lên, chức năng phân phối đợc chia cho các trung gian thơng mại. Hành vi tiêu dùng thay đổi dới tác động của quá trình công nghiệp hoá nh thời gian dành cho mua sắm ít đi. Sự phát triển của các ngành vận tải và thông tin tạo ra những khả năng phân phối mới…
Còn tại Việt nam, do đặc điểm là một nớc có nền kinh tế bao cấp trong một thời gian dài, thị trờng không phát triển đợc, các tổ chức, trung gian thơng mại hình thành và thay đổi hoàn toàn dựa trên mệnh lệnh hành chính nên có nhiều cấp độ trung gian thừa. Cả hệ thống hoạt động theo kế hoạch hoá tập trung, thực hiện cấp phát, giao nộp trên từng đơn vị cụ thể. Sau đại hội Đảng 6 nền kinh tế n-
ớc ta chuyển sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa với nhiều thành phần kinh tế tham gia, hệ thống phân phối kiểu cũ đã hoàn toàn bị phá vỡ và bị thay thế bởi các quan hệ kinh doanh mới, các kênh Marketing mới. Từ đó, các quan hệ buôn bán thực sự theo yêu cầu thị trờng dần dần đợc xác lập. Nhiều hệ thống kênh Marketing mới nhanh chóng hình thành và phát triển đáp ứng nhu cầu thị trờng tăng lên nhanh chóng. Các hệ thống tiêu thụ theo địa chỉ của thời kỳ bao cấp mất đi, bắt buộc các doanh nghiệp sản xuất phải tự tìm đờng vào thị trờng cho sản phẩm của họ. Nhiều trung gian thơng mại mới xuất hiện tạo nên khung cảnh buôn bán sôi động mới của thị trờng.
Cùng với sự đổi thay và phát triển của nền kinh tế, nhiều nhân tố khách quan và chủ quan đã thúc đẩy các doanh nghiệp phải xác lập các kênh LKD.
Trớc hết do áp lực cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ từ các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là từ các doanh nghiệp nớc ngoài. Do chính sách mở cửa nền kinh tế, các doanh nghiệp có vốn đầu t trực tiếp từ nớc ngoài đã và đang thực hiện các phơng thức phân phối hiện đại (đã giúp họ thành công trên thị trờng nhiều nớc) nhằm dành lợi thế cạnh tranh trên thị trờng. Mặt khác, do yêu cầu nội tại của từng doanh nghiệp và cả nền kinh tế phải nâng cao hiệu quả kinh tế trong lĩnh vực lu thông tiêu thụ sản phẩm. Môi trờng kinh doanh cũng có nhiều biến đổi tạo điệu kiện thuận lợi cho các kênh LKD phát triển. Nhiều nhóm khách hàng mới có sức mua phù hợp với phơng thức phân phối hiện đại, có tổ chức xuất hiện. Hành vi mua theo lối sống công nghiệp đợc hình thành. Hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống vận tải đã có bớc phát triển cho phép liên kết kinh doanh trên một phạm vi rộng lớn cả về không gian và thời gian. Các kỹ thuật mới trong phân phối đã cho phép các doanh nghiệp tăng khả năng tiếp cận khách hàng, mở rộng thị trờng, duy trì quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên. Chủ trơng của chính phủ thành lập các tổng công ty 90, 91 và công ty hoá doanh nghiệp nhà nớc cũng đã tạo điều kiện thuận lợi về mặt hành chính, pháp lý cho các quan hệ LKD giữa các nhà sản xuất với các trung gian thơng mại.
Tóm lại, với những điều kiện phát triển kinh tế thế giới và trong nớc nh hiện nay, việc phát triển hệ thống kênh VMS là một tất yếu sẽ xảy ra.
III. Những điều kiện áp dụng hệ thống VMS trong Công ty