TNHH MTV VẬT TƯ VÀ VẬN TẢI ITASCO
3.2.1 Nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình nhập khẩu
3.2.1.1 Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường quốc tế
Nghiên cứu thị trường quốc tế là một công việc cần thiết và có ý nghĩa thiết thực đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty. Hầu hết hoạt động nghiên cứu thị trường quốc tế của công ty còn mang tính đơn lẻ, chưa có kế hoạch quy trình cụ thể. Hoạt động tìm kiếm thường do các cá nhân tiến hành thông qua Internet, chưa tổ chức đều đặn các chuyến khảo sát thị trường nước ngoài. Để khắc phục tình trạng này, việc nghiên cứu cần được tiến hành một cách quy mô, để có được hệ thống thông tin nhanh nhạy, hiện đại, chính xác và hữu ích. Một số thông tin công ty cần năm rõ:
- Thông tin về hàng hóa: công ty cần nghiên cứu kĩ về các phụ tùng, máy móc thiết bị và vật tư ở thị trường nhập khẩu. Tình hình sản xuất và giá bán các mặt hàng này phía đối tác, từ đó lựa chọn ký kết hợp đồng với những đối tác sản xuất được sản phẩm chất lượng tốt nhất, phù hợp với môi trường và nhu cầu trong nước, giá cả hợp lý.
- Thông tin về thị trường nhập khẩu: bên cạnh việc nắm bắt thông tin về chất lượng và giá cả hàng hóa, thì công ty phải tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp cung cấp nguồn hàng vật tư, thiết bị, khả năng cung cấp của họ như thế nào. Ngoài ra phải chú ý một số yếu tố khác như: tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật của quốc gia đối tác,…Đặc biệt quan tâm tới xu thế biến động của tỷ giá hối đoái, tỷ lệ lạm phát của nước ngoài và ảnh hưởng của nó đến giá cả hàng nhập khẩu.
3.2.1.2 Hoàn thiện việc lập kế hoạch nhập khẩu
Phòng kế hoạch của công ty thời gian qua thực hiện việc lập kế hoạch nhập khẩu chưa hoàn toàn hiệu quả, đúng mức. Do thông tin thị trường quốc tế
còn sơ sài ảnh hưởng tới việc đưa ra kế hoạch. Bên cạnh việc dựa vào thông tin thị trường chính xác và kết quả kinh doanh của các kỳ trước, khách hàng, thị trường tiêu thụ,… khi lập kế hoạch, công ty cần chú ý các vấn đề như:
- Xác định các chỉ tiêu kinh doanh: doanh thu, chi phí, lợi nhuận,… sao cho phù hợp với khả năng tài chính, nguồn nhân lực và khả năng mở rộng quy mô của công ty. Cần phân tích điểm mạnh, điểm yếu của công ty để biết cách phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu.
- Sau khi nghiên cứu thị trường trong nước, xác định cụ thể mặt hàng nhập khẩu và số lượng, giá trị bao nhiêu sao cho sát với nhu cầu thực tế nhất, tránh nhập khẩu tràn lan mà không bán được. Nói cách khác, công ty phải xác định số lượng mặt hàng tối ưu, tức là số lượng hàng nhập về vừa thỏa mãn được nhu cầu trong nước vừa tiết kiệm được chi phí đặt hàng.Đồng thời, công ty phải xác định cụ thể hơn về thị trường nhập khẩu, đối tác nhập khẩu chính dựa trên những nhận định tổng quát về thị trường và kết quả đánh giá khả năng của mình.
- Ngoài ra, việc xác định rõ giá bán hàng cũng rất quan trọng. Do thị trường tiêu thụ vật tư, thiết bị của công ty là ở trong nước, do đó cần cân nhắc giá bán sao cho phù hợp, đảm bảo vừa thu được lợi nhuận cho công ty, vừa tăng tính cạnh tranh với đối thủ khác trong nước.
- Ban lãnh đạo phải đề ra các phương án kinh doanh sau khi có sự tham mưu của trưởng phòng kế hoạch và trưởng phòng kinh doanh, sau đó sẽ tiến hành cụ thể các phương án đó bằng các biện pháp sát với thực tế, phù hợp với khả năng của công ty sao cho đem lại hiệu quả kinh doanh cao. Công tác lập kế hoạch ngoài sự tham gia của thành viên trong các phòng kế hoạch cần có sự tham gia của các nhân viên toàn công ty để đảm bảo tính khả thi cho phương án kinh doanh.
3.2.1.3 Nâng cao kỹ năng đàm phán đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu vật tư, thiết bị
Việc nâng cao kỹ năng đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu vật tư, thiết bị góp phần hoàn thiện việc thực hiện quy trình nhập khẩu. Ngay từ những bước đầu tiên, công ty cần thực hiện tốt khâu chuẩn bị đàm phán như khi chọn thành viên tham gia cuộc đàm phán phải có chuyên gia kỹ thuật để có thể đánh giá chính xác nhất chất lượng sản phẩm, chuyên gia tài chính để đánh giá khả năng sinh lợi, thống nhất giá cả và có luật sư để đánh giá tính hợp pháp của hợp đồng sắp được ký kết. Đồng thời, người được chọn tham gia đoàn đàm phán phải là người có nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ ngoại thương, ngoại ngữ, kiến thức xã
hội, thành thạo các phương thức đàm phán như đàm phán trực tiếp, đàm phán qua điện thoại, đàm phán qua thư tín.
Trong trường hợp đàm phán trực tiếp, công ty phải tìm hiểu trước đối tác một cách cụ thể nhất để nắm bắt rõ điểm mạnh, điểm yếu của họ để chuẩn bị thật kỹ trước khi tiến hành đàm phán, cũng như việc sắp xếp nhân sự và chức năng cụ thể của mỗi người trong đoàn đàm phán, nắm rõ những nét văn hóa, tập quán thương mại của bên phía nước họ, qua đó thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty, thể hiện sự tôn trọng và am hiểu đối tác. Về địa điểm đàm phán, phải được chọn lựa sao cho phù hợp với mục đích cuộc trao đổi, lên phương án đàm phán từ trước và đưa ra mục tiêu cốt lõi.
Khi soạn thảo và ký kết hợp đồng nhập khẩu vật tư, thiết bị, công ty phải đưa ra những điểu khoản rõ ràng trong hợp đồng, và nắm rõ các điều kiện, điều khoản tránh xảy ra tranh chấp, khiếu nại. Cần đặc biệt quan tâm tới sự biến động tỷ giá hối đoái, do trong điều kiện kinh tế hiện nay, tỷ giá giữa VND với các ngoại tệ khác không ổn định, mà thời gian từ lúc soạn thảo hợp đồng với đối tác đến lúc thực hiện hợp đồng rất dài, nên trong điều khoản hợp đồng phải có những điều kiện quy định sự biến động tỷ giá hối đoái nhằm hạn chế rủi ro tỷ giá cho công ty trong quá trình thực hiện hợp đồng.
3.2.1.4 Hoàn thiện thực hiện hợp đồng nhập khẩu a, Công tác làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan của Việt Nam thời gian qua tuy đã không ngừng cải cách theo hướng hiệu quả, nhanh ngọn nhưng vẫn gây nhiều trở ngại, khó khăn với doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong việc thông quan hàng hóa. Do đó, để tự chủ động, đỡ mất thời gian công ty cần chuẩn bị kĩ hồ sơ cần thiết: tờ khai hải quan theo mã hàng nhập khẩu, giấy phép nhập khẩu, hợp đồng ngoại thương,... để xuất trình đúng lúc theo yêu cầu của cán bộ hải quan.
Hải quan Việt Nam hiện đang sử dụng phần mềm hải quan điện tử áp dụng làm thủ tục đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, công ty chỉ cần nạp dữ liệu của tờ khai vào phần mềm được cài đặt sẵn tại trụ sở, sau đó chuyển đến cơ quan hải quan qua hệ thống mạng. Đến thời gian nộp chính thức, dữ liệu của công ty đã có sẵn trong hệ thống quản lý của cơ quan hải quan, mức thuế áp dụng đối với lô hàng đã được xác định sẵn, do đó công ty không mất thời gian chờ đợi, đồng thời tối thiểu hóa chi phí của công ty khi làm thủ tục. Như vậy công ty cần chú ý liên tục cập nhật thông tin mới nhất về luật pháp, những quy định, văn bản có liên quan đến việc thực hiện hải quan điện tử, đồng thời cần tiến hành đào tạo nâng
cao thực hiện nghiệp vụ cho nhân viên trong công ty trong quá trình khai báo Hải quan và chú ý nạp dữ liệu đúng để tránh sai lệch, giảm thời gian kiểm tra lại và tạo được sự tin tưởng đối với cơ quan hải quan.
b,Hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế
Công ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Do vậy trước khi nhập khẩu công ty phải tiến hành mở L/C tại ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - chi nhánh Hải Phòng, sau đó kí quĩ với ngân hàng. Khi tiến hành mở L/C, công ty cần chú ý một số điều sau:
-Trước khi mở L/C, cần thu thập thông tin về tư cách pháp lý và uy tín của đối tác để tránh bị lợi dụng, giảm rủi ro trong thanh toán quốc tế
- Để tránh việc phải mở lại L/C, mất thời gian của cả hai bên, công ty nên gửi L/C mẫu trước, fax sang cho đối tác nước ngoài xem xét để đối chiếu kiểm tra, nếu như L/C phù hợp bên phía đối tác sẽ thông báo lại để công ty tiến hành mở L/C tại ngân hàng.
- Cần phải nắm chắc các điều khoản, điều kiện được nêu trong hợp đồng ngoại thương đã ký kết, sau đó làm đơn xin mở L/C để giảm rủi ro. Đồng thời phải hết sức thận trọng, tránh những lỗi đáng tiếc như viết nhầm, viết thiếu, viết sai chính tả.
- Lựa chọn mở L/C tại thời điểm sao cho phù hợp, tránh tình trạng mở quá sớm hoặc quá muộn. Nếu mở quá sớm, công ty sẽ bị ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh do gây ứ đọng vốn, còn nếu mở quá muộn thì uy tín của công ty đối với đối tác sẽ bị ảnh hưởng.
c, Tổ chức tốt công tác vận chuyển hàng hóa
Khi hàng hóa về đến cảng Hải Phòng, công ty tiến hành tiếp nhận và vận chuyển về kho sao cho hợp lý nhất. Phương thức tiếp nhận, vận chuyển phải được nghiên cứu thống nhất, phối hợp với hoạt động kinh doanh vận tải khác trong công ty một cách hiệu quả để giảm thiểu chi phí phát sinh, do đó phải có kế hoạch từ trước.