7. Khai thác dịch vụ Internet
3.1.2.Sử dụng phần mềm Outlook Express
Màn hình giao diện chính của trình duyệt th điện tử Outlook Express bao gồm các thành phần sau:
Hình 3.10
Trên thanh công cụ của Outlook Express có các nút chức năng sau:
- Create Mail: Soạn th mới. - Reply: Phúc đáp lại ngời gửi.
- Reply All: Phúc đáp lại ngời gửi và những ngời đồng nhận. - Forward: Chuyển tiếp bức th cho ngời thứ ba.
- Print: In th.
Thanh tiêu
đề Thanh thực đơn Thanh công cụ Các thư mục
Màn hình soạn thảo, đọc nội dung th
- Delete: Xoá th.
- Send/Recv: Tạo kết nối tới Mail Server để nhận và gửi th. - Addresses: Sổ lu địa chỉ tạo sẵn.
- Find: Dùng để tìm th.
Các th mục
- Inbox: Chứa những th nhận về.
- Outbox: Chứa những th đã soạn và chờ gửi đi. - Sent Items: Sao lại những th đã gửi.
- Deleted Items: Chứa những th đã xoá.’
- Drafts: Chứa những th đã soạn nhng cha gửi đi.
Ngoài các Folders chính trên, bạn có thể tạo những Folders của riêng mình để thuận tiện trong việc quản lý th. Trên thanh thực đơn của giao diện Outlook Express, vào thực đơn File Folder New để tạo Folder riêng cho mình.
a. Soạn th mới
Kích chuột vào nút Create Mail trên thanh công cụ hoặc vào thực đơn Message New Message để mở chơng trình soạn thảo th mới nh hình 3.11
Hình 3.11: Soạn th mới để gửi đi
- Trong trờng To: Gõ vào địa chỉ E-mail ngời nhận. Ví dụ: itcvdc1@vnn.vn - Trong trờng Cc (Carbon Copy): Gõ vào địa chỉ E-mail ngời đồng nhận th trong trờng hợp muốn gửi cùng một nội dung th cho nhiều ngời cùng biết. Ví dụ:
vananh@itc.vdc.com.vn, lananh@itc.vdc.com.vn…Lu ý cách biệt giữa các địa chỉ E- mail bằng một dấu chấm phẩy. Địa chỉ của ngời nhận th sẽ thể hiện trong th để tất cả những ngời nhận khác đều biết (những địa chỉ E-mail trong trờng To và trờng
Cc).
- Trong trờng Bcc (Blind carbon copy): Gõ vào địa chỉ E-mail của ngời muốn gửi, ví dụ nh quynhanh@vnn.vn. Trong trờng hợp này, ngời nhận th
(quynhanh@vnn.vn) không biết E-mail này đợc gửi cho bao nhiêu ngời (những địa
chỉ E-mail trong trờng To và trờng Cc) và ngợc lại, những ngời nhận th trong trờng
To và Cc không biết có những ai khác nữa cũng nhận đợc th này.
- Trong trờng Subject: Gõ vào tiêu đề bức th. Ví dụ: Chuong trinh dao tao. - Soạn thảo nội dung bức th cần gửi.
- Kích chuột vào nút để gửi th đi.
b. Gửi th có tệp đính kèm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nếu bạn muốn gửi kèm một hay nhiều tệp đã tạo sẵn, tệp gửi kèm bao gồm tất cả các loại tệp dữ liệu đều có thể gửi kèm theo trong E-mail ví dụ nh Word, PowerPoint, hình ảnh, đồ hoạ…. Miễn là bạn phải biết chắc chắn tệp đó đang nằm ở đâu trong máy tính của bạn và dung lợng gửi dữ liệu tối đa/lần gửi mà nhà cung cấp dịch vụ th điện tử giới hạn đối với E-mail của bạn. Bạn thực hiện theo các thao tác sau:
- Thực hiện mở chơng trình soạn thảo th mới và thao tác nh phần trên
- Kích chuột vào nút chức năng hoặc vào thực đơn Insert File Attachment. Cửa sổ Insert Attachment xuất hiện (Hình 3.12). Chọn tệp cần gửi kèm và kích chuột vào nút Attach.
Hình 3.12
- Khi đó trong cửa sổ soạn th mới sẽ xuất hiện tệp đính kèm bạn đã chọn. (Xem hình 3.13)
Hình 3.13
- Kích chuột vào nút để chuyển th mới tạo vào Outbox.
c. Gửi th đi
Lu ý: Bạn không cần phải kết nối Internet khi đang soạn th. Với Outlook Express, bạn có thể soạn thảo nội dung th khi máy tính của bạn cha kết nối Internet (offline), sau khi soạn thảo xong th và chuyển vào Outbox, khi đó mới kết nối Internet để gửi th đi. Nếu bạn đang dùng Internet Dial-up thì phải lu ý chi tiết này để tiết kiệm thời gian và chi phí truy nhập Internet.
Bạn có thể soạn thảo một vài th và cất chúng vào Outbox trớc khi kết nối Internet. Trờng hợp máy tính của bạn đã kết nối Internet (Online), kích chuột vào nút Send and Receive tất cả các th của bạn lu trong Outbox sẽ lập tức đợc chuyển đi và đồng thời nhận những th mới gửi về Inbox.
Trờng hợp kết nối Internet qua Dial-up, khi soạn xong th và chuyển vào Outbox bạn mới kết nối Internet. Sau đó gửi th đi, thực hiện theo các bớc sau:
- Kích chuột vào nút trên thanh công cụ, xuất hiện cửa sổ nh hình 3.14.
Hình 3.14: Khai báo User name và Password truy nhập mạng (VNN1260)
- Trong cửa sổ hình 3.14gõ vào: User Name: Tên truy nhập mạng. Password: Mật khẩu truy nhập mạng.
- Sau đó kích chuột vào Connect, phần mềm quay số kết nối vào Mail server. Hiện cửa sổ nh hình 3.15, gõ vào mật khẩu hộp th, sau đó kích chuột vào OK (cửa sổ này không xuất hiện nếu bạn đã gõ mật khẩu vào trong phần cài đặt).
- Khi đó chơng trình sẽ gửi các bức th đã đợc lu trong Outbox và nhận các th mới về Inbox.
d. Xử lý th nhận về
Tất cả các th nhận về thông thờng đợc chứa trong Inbox .
Inbox đợc bố trí nh hình 3.16. Để đọc th, ta kích chuột vào th cần đọc, nội dung th đợc hiển thị ở phía dới. Trên mỗi bức th có các biểu tợng cho biết th đã đọc hay cha, hoặc có kèm file hay không. Mỗi bức th có một biểu tợng đi kèm thể hiện trạng thái :
Biểu thị th cha đọc; Biểu thị th đã đọc; Biểu thị th có kèm file.
Hình 3.16: Inbox trong Outlook Express e. Đọc th mới
Lu ý: Bạn có thể đọc các th đã đợc nhận về trong Inbox của bạn mà không cần phải kết nối Internet (offline). Điều này có nghĩa là, sau khi gửi và nhận các th trong
Inbox, bạn có thể làm việc ở chế độ offline (disconnect) để đọc các th mới nhận về, chỉ cần kết nối Internet trong trờng hợp muốn gửi và nhận các th mới.
Mở th mục Inbox, kích chuột vào tiêu đề của bức th cần đọc, nội dung bức th sẽ đợc trải xuống trong cửa sổ chứa nội dung (Hình 3.16).
Nếu nhận đợc th có kèm tệp, bạn nhấn vào biểu tợng để đọc nội dung file đó (Hình 3.17) hoặc vào thực đơn File Save Attachments.
Hình 3.17: Đọc tệp gửi kèm
Để lu lại tệp đợc gửi kèm ta làm theo các bớc sau:
- Kích đúp chuột vào biểu tợng ở góc phải th, sau đó chọn th mục cần lu giữ tệp hoặc kích phải chuột vào tên tệp ở dới cùng bức th, chọn Save as và chọn th mục cần lu giữ tệp.
- Khi đọc xong th, đóng cửa sổ lại bằng cách kích chuột vào nút trên góc trên bên phải cửa sổ.
f. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trả lời một bức th (Hồi âm)
Trả lời cho ngời đã gửi th cho bạn:
- Gõ vào nội dung trả lời rồi gửi th đi.
- Nếu muốn trả lời tác giả và những ngời đồng nhận thì kích chuột vào
g. Chuyển tiếp một bức th
Khi bạn nhận một bức th rất thú vị hoặc rất quan trọng và bạn muốn chia sẻ với
những ngời khác. Bạn kích chuột vào , gõ địa chỉ của ngời cần chuyển vào tr- ờng To và gửi th đi.
h. Quản lý th
Để thuận tiện trong việc quản lý và theo dõi th nhận về, bạn nên sắp xếp th trong Inbox theo một thứ tự thuộc thể loại nào đó:
- Vào thực đơn View Sort By Chọn thể loại sắp xếp: Chọn Descending
để sắp xếp theo mức độ giảm dần từ trên xuống hoặc chọn Ascending để sắp xếp theo thứ tự ngợc lại.
Thể loại Chức năng
Priority Sắp xếp theo thứ tự độ u tiên của th
Attachment Sắp xếp thứ tự theo độ u tiên những th đính kèm File From Sắp xếp theo thứ tự Alphabetic của ngời gửi
Subject Sắp xếp theo thứ tự Alphabetic của chủ đề Received Sắp xếp theo thứ tự ngày nhận
i. Chuyển th vào Folder riêng
Bạn có thể chuyển những th (theo ý muốn) vào những Folder riêng. - Tạo Folder riêng (nếu cha có) nh đã trình bày ở phần trên.
- Chọn th cần chuyển, vào thực đơn EditMove To Folder: chọn Folder để chứa th, rồi kích chuột vào OK.
j. In th
- Chọn kiểu in và kích chuột vào OK.
Ghi chú: Nh đã nói, quá trình gửi và nhận th phải thông qua hai bớc là kết nối
vào Mail server và chạy chơng trình ứng dụng. Tuy nhiên bạn có thể kết hợp cả hai trong quá trình sử dụng (nh trên), mà cụ thể là sau khi soạn th xong, bạn nhấn vào Send and Receive trên thanh công cụ, chơng trình sẽ tự động trỏ đến Connection đã đợc tạo để thực hiện việc kết nối tới Mail server. Nếu kết nối thành công chơng trình sẽ gửi những th trong Outbox đi và nhận th mới về Inbox. Mặc dù việc sử dụng kết hợp nh trên có tiện lợi trong quá trình sử dụng, song nếu bạn tách riêng từng bớc: kết nối và chạy chơng trình ứng dụng thì bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lỗi.