Trƣớc khi thuốc nhập vào kho, Hội đồng kiểm nhập có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soạt và tiếp nhận thuốc – hóa chất vào kho theo đúng qui định. Phải kiểm tra lô sản xuất, hạn sử dụng, phiếu kiểm nghiệm của thuốc – hóa chất, đảm bảo thuốc – hóa chất nhập kho đúng chủng loại, qui cách, số lƣợng, chất lƣợng. Hội đồng kiểm nhập thuốc gồm: giám đốc bệnh viện, trƣởng khoa
Dƣợc, trƣờng khoa quản lý y tế bệnh viện, nhân viên phòng tài chính kế toán, dƣợc chính.
Thuốc trong kho đƣợc sắp xếp theo vần ABC theo phân nhóm dƣợc lý, thuốc tiêm riêng, thuốc viên riêng. Các tủ thuốc đều có danh mục thuốc dán ở ngoài, dễ thấy, dễ lấy, rất thuận lợi cho việc cấp phát, kiểm kê kho, tránh nhầm lẫn. Còn các thuốc gây nghiện, thuốc hƣớng tâm thần đƣợc cất giữ trong tủ sắt có hai lợp cửa, có ngăn riêng cho từng loại thuốc, có danh mục thuốc trong tủ. Tại kho có bảng theo dõi hạn dùng của thuốc đảm bảo tránh tồn kho tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quả và cấp phát.
Khoa dƣợc thực hiện nhiệp vụ kho một các nghiệm túc và rất khoa họ do đó hiệu suất công việc cao. Các qui trình quản lý hòa đơn xuất, nhập rất chặt chẽ, chi tiết, với những hƣớng dẫn khá cụ thể cho từng nhân viên đảm bảo an toàn trong cung ứng thuốc. Thuốc trong kho đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc nhập trƣớc – xuất trƣớc (FIFO) hoặc hết hàng dùng trƣớc xuất trƣớc ( FEFO ). Nhƣ vậy. Do nhu cầu sử dụng thuốc lớn và khoa dƣợc có kế hoạch chặt chẽ trong công tác xuất nhập thuốc nên thuốc đƣợc luân chuyển liên tục từ kho chính sang kho lẻ. Tại kho lẻ có các bảng theo dõi hại sử dùng của các thuốc nên ít có hiện tƣợng thuốc bị hết hạn.
a. Quản lý hàng tồn kho
Công tác kiểm kê, báo cáo hàng tồn kho.
Hệ thống kho có đẩy đủ sổ sách , hóa đơn nhƣ quy chế : phiếu xuất nhập thuốc thƣờng , số xuất nhập thuốc gây nghiện, hƣớng tâm thần, công tác kiểm kê, báo cáo quyết toán tại tất cả các kho dƣợc thực hiện định kì 1 lần 1 tháng. Biên bản kiểm kế đƣợc làm thành 2 bộ, 1 bộ lƣu tại khoa dƣợc còn 1 bộ lƣu tại phòng dƣợc chính. Hội đồng kiểm kê gồm có sự tham gia của: Giảm đốc bệnh viện, trƣởng khoa dƣợc, dƣợc chính, phòng TCKT, thủ kho, thống kê.
Hàng tháng có báo cáo tốn kho trên cơ sở thống kê và tổng hợp số thuốc xuất – nhập – tốn – bị hƣ hỏng để tránh hƣ hao, mất thuốc xảy ra. Thủ kho đối chiếu số tồn kho với thống kê dƣợc và làm báo cáo xuất kho cho phòng TCKT.
Bảng 3.11 Tỷ lệ thuốc xuất, nhập, tồn, hƣ hỏng trong năm 2013.
( Đơn vị:LAK)
Năm 2013
Tổng giá trị tiền thuốc 4.061.959.902
Thuốc xuất Giá Trị 1.600.225.436 Tỷ lệ 39,39% Thuốc nhập Giá Trị 1.873.606.346
Tỷ lệ 46,12% Thuốc tồn kho Giá Trị 581.318.920
Tỷ lệ 14,31% Thuốc bị hƣ hỏng Giá Trị 6.809.200
Tỷ lệ 0,16%
Theo bảng trên làm cho ta thấy tỷ lệ các giá trị của thuốc nhƣ thuốc đƣợc nhập vào chiếm 46,12% thuốc xuất ra bệnh viện chiếm 39,39%, và tỷ lệ giá trị của thuốc tổn kho còn cao chiếm 14,31%. Nhƣ vậy lƣợng thuốc nhập và đƣợc sử dụng tăng phù hợp với số lƣợng bệnh nhân đến kham chữa bệnh ngày càng tăng tại bệnh viện.
Bảng 3.12. Tỷ lệ tiền thuốc dự trữ so với thuốc sử dụng TB trong tháng
( Đơn vị:LAK)
Năm 2013
Tiền thuốc sử dụng trung bình / 1 tháng 18.697.669,67 Tiền thuốc dự trữ Trung bình /1 tháng 8.325.522,28
Tỷ lệ 0,39%
Theo bảng trên ta thấy nhu cầu sử dụng thuốc của bệnh viện cũng cao nhƣ trung bình 1 tháng bệnh viện sủ dung tiền thuốc khoảng 18 triệu kịp còn tiền thuốc dự trữ trung bình 1 tháng hơn 8 triệu kịp. Nhƣ vậy, cơ sở sự trữ thuốc của bệnh viện cúng hợp lý.