II Tình hình hoạt động kinh doanh ngoại hối tại Chi nhánh Ngân hμng Cơng th−ơng tỉnh Trμ Vinh:
2- Quy trình nghiệp vụ kinh doanh ngoại hối:
2.6/ Cách thức kiểm tra các giấy tờ hồ sơ liên quan đến việc mua bán ngoại tệ:
ngoại tệ
- Hợp đồng ngoại th−ơng (bản gốc)
- Giấy phép xuất nhập khẩu (đối với đơn vị giao dịch mới)
Trong hợp đồng ngoại th−ơng ghi điều khoản thanh tốn sau x ngμy kể từ ngμy ký Bill of Lading thì hồ sơ bao gồm:
- 2 liên giấy đề nghị mua ngoại tệ
- Giấy nộp tiền mặt mua ngoại tệ hay uỷ nhiệm chi trích tμi khoản mua ngoại tệ.
- Hợp đồng ngoại th−ơng (bản gốc)
- Giấy phép xuất nhập khẩu hoặc mã số thuế hải quan (Đơn vị giao dịch lần đầu).
- Bill of Lading (bản gốc)
- Hố đơn th−ơng mại (Invoice): bản gốc
- Tờ kê chi tiết đĩng gĩi (Packing List): bản gốc (nếu cĩ)
- Tờ khai hải quan nhập khẩu hμng hố: bản gốc
- Nếu thanh tốn quá thời hạn qui định thì đơn vị phải kèm theo lệnh chấp nhận cho lùi ngμy thanh tốn của phía đối tác.
** Nếu bán ngoại tệ thanh tốn cho các đơn vị đ−ợc phép thu ngoại tệ theo chế độ quản lý ngoại hối (bảo hiểm, hμng khơng, hμng hải, b−u điện) hồ sơ bao gồm:
- 2 liên giấy đề nghị mua ngoại tệ
- Giấy nộp tiền mặt mua ngoại tệ hoặc ủy nhiệm chi trích tμi khoản mua ngoại tệ.
- Hố đơn địi tiền do bộ tμi chính phát hμnh (bản gốc).
2.6/ Cách thức kiểm tra các giấy tờ hồ sơ liên quan đến việc mua bán ngoại tệ: ngoại tệ:
• Đối với nghiệp vụ bán ngoại tệ mặt: Tuân thủ đúng thơng t− 01/1999/TT- NHNN7 ngμy 16/04/1999 nh− đã nêu trên.
- Kiểm tra số d− cĩ tμi khoản mua bán ngoại tệ kinh doanh của Chi nhánh - Kiểm tra nguồn mua ngoại tệ của đơn vị
- Kiểm tra giấy yêu cầu xin mua ngoại tệ của đơn vị gồm: - Số l−ợng mua, mục đích sử dụng, tính pháp lý.
- Kiểm tra hợp đồng ngoại th−ơng. - Ngμy hiệu lực của hợp đồng.
- Chữ ký các bên tham gia cĩ đầy đủ khơng?
- Tên của ng−ời h−ởng lợi cĩ phải lμ ng−ời bán khơng?. Nếu tên ng−ời h−ởng lợi khơng đúng với hợp đồng thì yêu cầu đơn vị xuất trình lệnh ủy quyền của ng−ời ký hợp đồng đồng ý chuyển tiền vμo tμi khoản của đối tác khác.
- Loại hμng hố (cĩ phải lμ hμng quốc cấm khơng?) - Số tμi khoản vμ tên ngân hμng của ng−ời h−ởng
- Số tiền xin mua thanh tốn luơn nhỏ hơn hoặc bằng hợp đồng đã ký. Nếu v−ợt hợp đồng thì phải cĩ phụ kiện hợp đồng kèm theo.
- Kiểm tra giấy phép xuất nhập khẩu của đơn vị: những mặt hμng nhập nμy cĩ nằm trong lĩnh vực đ−ợc phép của đơn vị khơng?
- Kiểm tra Bill of Lading:
- Đối chiếu với hợp đồng ngoại th−ơng về ng−ời nhận, ng−ời giao hμng, mặt hμng, số l−ợng hμng hố, cảng đi, cảng đến, tên tμu, ngμy giao hμng đây lμ cơ sở xét việc thanh tốn cĩ quá hạn hay khơng nếu trong hợp đồng ngoại th−ơng ghi thanh tốn sau x ngμy kể từ ngμy ký Bill of Lading.
- Kiểm tra hố đơn th−ơng mại (Invoice): Đây lμ chứng từ quan trọng căn cứ vμo đĩ mμ ta xác định giá trị ngoại tệ thanh tốn cho n−ớc ngoμi. Đối chiếu với hợp đồng ngoại th−ơng, Bill of Lading về ng−ời nhận, ng−ời giao hμng, mặt hμng, số l−ợng hμng hố, cảng đi, cảng đến, ngμy giao hμng, tên tμu. Nếu số tiền thanh tốn v−ợt hợp đồng mμ trong hợp đồng ở điều khoản thanh tốn cĩ ghi thanh tốn theo giá trị của Invoice thì chấp nhận. Chữ ký của ng−ời lập hố đơn cĩ phải lμ ng−ời h−ởng lợi hay khơng?
- Kiểm tra phiếu đĩng gĩi (Packing List) (nếu cĩ) cách kiểm tra giống nh− kiểm tra Invoice.
- Kiểm tra tờ khai hải quan: Đây lμ chứng từ khơng thể khơng cĩ vì nĩ chứng minh thực tế sự hiện hữu của lơ hμng.
- Đối chiếu với hợp đồng ngoại th−ơng về ng−ời nhận, ng−ời giao hμng, mặt hμng, số l−ợng hμng hố, cảng đi, cảng đến, tên tμu, ngμy giao hμng. Chữ ký của cơ quan cửa khẩu xác nhận việc nộp thuế hải quan của lơ hμng.
L−u ý: ngân hμng chỉ kiểm tra tính pháp lý trên bề mặt của chứng từ. - Tất cả các chứng từ xuất trình cho ngân hμng đều lμ bản gốc. Nếu đơn vị khơng cĩ nhiều bản gốc thì chứng từ photo đ−ợc chấp thuận với việc xác thực sao y bản chính của đơn vị vμ đĩng dấu treo, riêng hợp đồng ngoại th−ơng phải lμ bản gốc.
- Khi hoμn tất thủ tục chuyển tiền ngân hμng phải đĩng dấu đã thanh tốn lên bề mặt các chứng từ (ngμy, số l−ợng thanh tốn, ký tên vμ đĩng dấu của đơn vị).
- Việc Chi nhánh bán ngoại tệ cho đơn vị khơng đ−ợc ghi trực tiếp vμo tμi khoản tiền gửi ngoại tệ của đơn vị mμ chỉ thơng qua tμi khoản mua bán của Ngân hμng.