III. CÁC CHỨNG TỪ GIAO NHẬN TRONG VẬN CHUYỂN HÀNG HỐ BẰNG
3. Tình hình tổ chức kinh doanh của Cơng ty
3.1. Bộ máy quản lý của Cơng ty: a. Cơ cấu tổ chức:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CƠNG TY
Quan hệ trực tuyến: Quan hệ chức năng:
b. Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban: b.1. Phịng tổ chức cán bộ - hành chính quản trị:
- Quản lý hồ sơ cán bộ, sắp xếp bộ máy, mở rộng, thu hẹp nhân sự do yêu cầu cơng việc của cơ quan.
- Quản lý nhân sự tham mưu cho Giám đốc trong việc đào tạo cán bộ, giải quyết các chính sách cho CBCNV.
b.2. Phịng Kế tốn tài vụ:
Tổng hợp dự án tài chính, kế hoạch thu chi ngoại tệ, kế hoạch dự tữ tài chính
Phối hợp các phịng ban thực hiện quản lý đúng mức các chế độ thu chi, kiểm tra kết tốn tài chính đúng thời hạn qui định và phục vụ kinh doaqnh cĩ hiệu quả.
Thực hiện hạch tốn kết quả kinh doanh rõ ràng, chính xác theo định kỳ và yêu cầu đột xuất, thực hiện hạch tốn hàng năm đầy đủ.
b.3. Phịng TNT:
Chuyên cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh (Expre Wordwide) các bộ chứng từ (cons), tài liệu, hàng mẫu đi tồn thế giới. Với phương thức từ “bàn đến bàn”, TNT Expre Wordwide sẽ đảm trách tồn bộ các cung đoạn từ: Nhận- chuyển- phát hàng, kể cả các thủ tục hành chính Hải quan.
GIÁM ĐỐC P. Tổ chức hành P.GIÁM ĐỐC P.kế tốn tài vụ Phịn g TNT P.KD dịch vụ XNK Phịn g V.tả i Phịn g Tổng hợp P.KD kho ngoạ i
b.4. Phịng Kinh doanh dịch vụ XNK:
- Tham mưu cho Ban giám đốc về các lĩnh vực kinh doanh nghiên cứu thị trường, quản lý hàng hố cũng như thực hiện nhiệm vụ cung tiêu, ngồi ra phịng này cịn làm nhiệm vụ cung cấp thơng tin theo yêu cầu của Ban giám đốc Cty.
Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể trong nước, ngồi nước, XNK theo uỷ quyền của Bộ thương mại và của Tổng cơng ty Vietrans Việt nam, giao nhận hàng hố tại các Cảng, ngồi ra cịn tham mưu cho Giám đốc thực hiện liên doanh theo đối tác, chấp hành luật pháp của Nhà nước cũng như các qui định của Bộ Thương mại.
Nghiên cứu thơng tin về cung cầu, giá cả hàng hố, thực hiện liên doanh thuộc lĩnh vực các mặt hàng của Cơng ty, hướng dẫn kiểm tra giám sát các hoạt động cĩ liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Cơng ty.
Làm dịch vụ vận chuyển hàng hố trong và ngồi nước (thuê tàu) làm các dịch vụ khai thuê Hải quan cho hàng hố XNK, giao nhận hàng hố XNK tại Cảng và kho hàng.
b.5. Phịng Vận tải quá cảnh:
Thuê tàu biển vận chuyển hàng hố XNK, lập bộ chứng từ, hố đơn vận đơn... hồn thành các thủ tục về vận chuyển hàng hố.
b.6. Phịng Kinh doanh kho hàng: (kho thơng quan, ngoại quan, kho nội điạ) Làm cơng tác lưu giữ bảo quản hàng hố XNK hoặc thực hiện một số dịch vụ đối với hàng hố từ nước ngời đưa vào theo hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữa Cơng ty và chủ hàng dưới sự giám sát của Hải quan.
Chủ kho bảo quản hàng hố trong kho chờ xuất khẩu đã hồn thành thủ tục Hải quan, hàng hố chờ chuyển tiếp đi nước ngồi hoặc chờ làm thủ tục Hải quan nhập khẩu. Quản lý hàng hố nghiêm ngặt, mỗi lần xuất nhập khẩu hàng đều phải mời Hải quan niêm chì quản ký.
b.7. Phịng Tổng hợp:
Tham mưu cho Giám đốc về các lĩnh vực: Kế hoạch tổng hợp, kỹ thuật quản lý, xây dựng cơ bản và cơng tác đầu tư phát triển. Xây dựng kế hoạch dài hạn, tổng hợp so sánh kết quả hàng năm và kế hoạch ngắn hạn. Hướng dẫn kiểm tra xây dựng các Luận chứng kinh tế tham mưu cho Giám đốc lựa chọn đối tác kinh doanh. Xây dựng các qui tắc, qui chế định mức kinh tế phụ thuộc chức năng tham mưu của Phịng. Dự thảo các hợp đồng kinh tế tổ chức pháp chế theo đúng pháp luật.
c . Mối quan hệ giữa các Phịng Ban:
Các phịng Kinh doanh dịch vụ XNK, TNT, Vận tải quá cảnh quan hệ với kế tốn, tổ chức soạn thảo hợp đồng thương mại, uỷ thác giao nhận, được sự tham gia đĩng gĩp ý kiến của các Phịng khác, sau đĩ Giám đốc ký hợp đồng, sau một thương vụ thanh quyết tốn tại Phịng Kế tốn, Giám đốc chỉ đạo chung các hoạt động của các Phịng, Ban trong Cty để thực hiện hoạt động nhịp nhàng hiệu quả.
Nhìn chung, với cơ cấu tổ chức hiện nay Cơng ty cĩ khả năng điều hành mọi hoạt động cĩ hiệu quả để thực hiện hoạt động của mình. Đội ngủ cán bộ từ lãnh đạo các Phịng ban đến các nhân viên, các nhiệm vụ trong cơng tác quản lý chuyên mơn và các hoạt động kinh doanh, thực hiện tốt chế độ một thủ trưởng cơ quan, cĩ sự phù hợp giữa trình độ quản lý và nhân viên.