II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY TRONG NHỮNG
1. Qui trình nhận hàng container nhập khẩu
1.2. Ký Booking Note
Sau khi lựa chọn tàu chuyên chở xong, Cơng ty sẽ thơng báo cho hãng tàu về lượng hàng, Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng và một số điều kiện khác để cùng hãng tàu thoả thuận và ký Booking Note.
Booking Note làm căn cứ, độ tin cậy và đồng thời là thơng tin cho Hãng tàu biết Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng, cũng như các thơng tin khác liên quan về lơ hàng đĩ. Về cơ bản nội dung của một Booking Note bao gồm các mục sau:
Tên và địa chỉ của chủ hàng, người gửi hàng (Shiper), người nhận hàng (Consignee) hoặc theo lệnh của ai, địa chỉ thơng báo. Trong những mục trên, nếu thanh tốn bằng L/C thì tên, địa chỉ thơng báo phải được ghi hồn tồn chính xác với L/C đến từng dấu phẩy, Booking Note là căn cứ lập B/L. Nếu cĩ sự sai lệch, ngân hàng sẽ khơng thanh tốn cho người xuất khẩu gây ra khiếu nại, rắc rối sau này.
Địa điểm xếp hàng (Port of Loading), dỡ hàng (Port of Discharge). Trong Booking Note hai mục này được người giao nhận đề cập đến vì đây là căn cứ để tính cước của hãng tàu, do đĩ phải ghi chính xác và tính tốn sao cho cĩ lợi nhất.
* Tên hàng hố:
Mơ tả này phải sao y từ L/C để thuận lợi cho việc thanh tốn. Mơ tả Booking Note cĩ thể khơng chi tiết như trong L/C đơi khi cũng được chấp nhận nhưng phải chính xác vì đây là cơ sở để tính thuế XNK.
* Giá cước vận chuyển:
Được quyết định rất cụ thể trong Booking Note, bao gồm các yếu tố: đĩng cước, đơn giá Container, cước phí trả trước hay trả sau.
* Số lượng, loại Container:
Đối với Cơng ty, các mặt hàng uỷ thác giao nhận khơng cố định, điều này phụ thuộc vào từng lơ hàng của chủ hàng uỷ thác cho Cơng ty. Do vậy, trong Booking Note phải ghi rõ Container đĩng loại hàng gì, bao nhiêu Container, loại Container, kích cỡ Container. Kèm theo đĩ phải ghi rõ nhiệt độ cần thiết của Container khi chứa hàng. Đây là mục tương đối quan trọng, vì nếu khơng ghi chú
nhiệt độ, hàng hố trong Container sẽ khơng được đảm bảo chất lượng do hãng tàu khơng biết nhiệt độ phù hợp với hàng để cài đặt, đặc biệt là đối với mặt hàng thuỷ sản đơng lạnh.
* Các điều khoản khác:
Booking Note cĩ giá trị như một hợp đồng vận chuyển xác nhận quyền và nghĩa vụ của Cơng ty (trong trường hợp người XK, NK uỷ thác cho Cơng ty) và chủ tàu, trên đĩ cũng ghi rõ mức cước cho lơ hàng.
Booking Note khơng phải là chứng từ xuất trình. Nĩ chỉ là một thoả thuận giữa người thuê vận chuyển và người vận chuyển, và chỉ cĩ giá trị cho đến thời điểm vận đơn được cấp cho Cơng ty. Song, cần phải xác định mức độ quan trọng và tầm ảnh hưởng của Booking Note đến việc lập B/L và đồng thời nĩ cũng là một căn cứ để nếu cĩ xảy ra tranh chấp thì khiếu nại ai đúng, ai sai.
1.3. Khai thuê thủ tục Hải quan.
Khai báo Hải quan là một cơng đoạn trong quá trình làm thủ tục cho hàng hố XNK, tuỳ thuộc vào chủ hàng mà Cơng ty cĩ thực hiện việc khai thuê hải quan hay khơng. Thơng thường thì chủ hàng giao cho Cơng ty làm trọn gĩi các dịch vụ, nhưng cũng cĩ trường hợp chủ hàng muốn tự mình khai báo thủ tục Hải quan thì Cơng ty chỉ thực hiện các cơng việc cịn lại.
Việc khai thuê Hải quan được thực hiện một cách chặt chẽ. Tuy người khai thuê Hải quan được uỷ quyền hoặc cĩ giấy giới thiệu đúng dưới danh nghĩa là một doanh nghiệp cĩ giấy phép kinh doanh XNK, nhưng nếu người khai thuê khơng cĩ giấy chứng nhận cơng nhận cĩ đủ chức năng, trách nhiệm và thẩm quyền do Tổng cục Hải quan cấp thì người khai thuê Hải quan cũng khơng được phép thực hiện việc khai báo thủ tục Hải quan.
Đối với Vietrans Đà Nẵng đã cĩ đầy đủ chức năng và quyền hạn để thực hiện dịch vụ khai thuê Hải quan thay mặt cho chủ hàng khai báo và làm thủ tục Hải quan đối với hàng hố XNK. Ngồi ra, Vietrans cịn cĩ địa điểm làm thủ tục Hải quan ngồi cửa khẩu tại Thọ Quang, quận Sơn Trà với bộ phận Hải quan làm việc ngay tại địa điểm thơng quan cho các khâu nghiệp vụ: Tiếp nhận và đăng ký lời khai, tính thuế cho hàng hố XNK.
Thơng thường các Cơng ty cĩ nhu cầu XNK như SINARAN, QUỐC BẢO, NAM PHƯƠNG khi họ uỷ thác giao nhận cho Cơng ty thì họ sử dụng dịch vụ trọn gĩi của Cơng ty và do đĩ Cơng ty sẽ khai thuê Hải quan cho họ và làm mọi thủ tục để nhận hàng, giá trị của dịch vụ khai thuê Hải quan trong trường hợp này được tính luơn vào doanh thu giao nhận.
Tuy nhiên cũng cĩ 1 vài cơng ty chỉ sử dụng dịch vụ khai thuê Hải quan của Vietrans nhưng khơng thường xuyên như Cơng ty cơng trình giao thơng 5, các khâu nghiệp vụ cịn lại họ đều tự làm. Trước đây thì Đại lý hãng tàu Viconship vẫn thường xuyên sử dụng dịch vụ khai thuê Hải quan của Vietrans để thực hiện dịch vụ giao nhận, nhưng từ năm 2000 trở lại đây họ đã ít dùng hơn dịch vụ này của Vietrans và giá trị cũng khơng nhiều (khoảng từ 30 đến 50 bộ hồ sơ Hải quan/ năm).
Sau khi đã ký Booking Note xong, Cơng ty tiến hành làm thủ tục Hải quan liên quan đến lơ hàng nhập khẩu nhằm mục đích xin phép Hải quan được nhập lơ hàng trên và đề nghị Hải quan cử người đến giám sát và kiểm tra.
Việc làm thủ tục Hải quan được tiến hành trước ngày tàu đến để phịng trường hợp cĩ những sự cố khơng lường trước xảy ra, người giao nhận cĩ thể giải quyết nhanh chĩng, khơng làm ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.
Thủ tục Hải quan được tiến hành qua các bước sau:
1) Điền vào tờ khai Hải quan theo mẫu. Hồn thành bộ chứng từ và tính thuế cho hàng NK.
2) Khai báo thủ tục Hải quan (xuất trình bộ chứng từ)
3) Hải quan kiểm tra bộ hồ sơ và ra thơng báo thuế (8 tiếng đồng hồ) 4) Hải quan kiểm tra đối chiếu hàng hố thực tế với khai báo.
5) Thơng quan cho hàng nhập khẩu (trong vịng 2 ngày nếu kiểm tra tồn bộ) hoặc trong vịng 1 ngày nếu kiểm tra đại diện).
Tờ khai Hải quan là chứng từ cĩ tính chất pháp lý. Nĩ là cơ sở để xác định trách nhiệm của người khai trước pháp luật về lời khai của mình, là cơ sở để Hải quan kiểm tra, đối chiếu giữa khai báo với thực tế về tên hàng, phẩm cấp hàng, số lượng, trọng lượng hàng... để từ đĩ xác định hàng hố thuộc đối tượng chịu thuế hay được miễn thuế, đồng thời nĩ cũng là cơ sở để Hải quan giám sát khi hàng nhập khẩu qua biên giới.
Trong tờ khai Hải quan (Hải quan/2002/NK), Cơng ty ghi rõ đầy đủ mọi chi tiết liên quan đến lơ hàng XNK, gồm 38 mục, trong đĩ 29 mục ở mặt trước và 9 mục ở mặt sau. Người khai thuê Hải quan (Cơng ty) phải điền vào 27 mục ở mặt trước, mục 25, 29 và 9 mục ở mặt sau do Hải quan ghi, Hải quan chỉ tiếp nhận đăng ký cho bộ hồ sơ Hải quan sau khi đã đối chiếu xác nhận việc khai báo là hợp lệ và đầy đủ các chứng từ kèm theo (phù hợp với từng loại hình XNK).
Đối với hàng hố NK, bộ hồ sơ gồm cĩ: IX - Tờ khai hải quan hàng NK (2 tờ)
XI - Hố đơn (1 tờ gốc)
XII- Hợp đồng mua bán ngoại thương (1 bản sao) - Vận đơn (1 bản sao)
XIII- Giấy chứng nhận xuất xứ (bản gốc), (chỉ cần cho những loại hàng được tính thuế suất ưu đãi)
XIV- Giấy phép XNK (chỉ cần cho những loại hàng hố cĩ hạn ngạch và chịu sự quản lý của Bộ chuyên ngành)
XV- Giấy chứng nhận đăng ký kiểm tra của cơ quan chuyên ngành (nếu cĩ), ví dụ: văn hố phẩm→ qua Sở văn hố thơng tin.
XVI- Giấy phép ngành nghề kinh doanh.
Nếu một lơ hàng NK cĩ từ 4 mặt hàng trở lên thì cán bộ lập chứng từ của Cơng ty phải lập thêm phụ lục tờ khai, đĩng dấu giáp lai với bản chính.
Khi cán bộ của Cơng ty xuất trình bộ hồ sơ Hải quan, cơng chức Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ. Sau khi kiểm tra xong cơng chức Hải quan trực tiếp kiểm tra đối chiếu hàng hố thực hiện đúng với thời gian như người khai đã đăng ký kiểm tra. Việc kiểm tra hàng hố chỉ được tiến hành sau khi lơ hàng NK đã được đăng ký vào tờ khai trên cơ sở đã đăng ký bộ hồ sơ hợp lệ, tuyệt đối khơng được kiểm hố hàng hố xong rồi mới đăng ký tờ khai. Chỉ được kiểm tra lơ hàng ở cửa khẩu hoặc địa điểm ngồi khu vực cửa khẩu đã được Hải quan qui định nhằm giám sát an tồn cho lơ hàng. Trong quá trình làm thủ tục Hải quan, nếu do lỗi vơ ý dẫn đến các cơng văn giấy tờ bị sai (số seal, số Container bị viết nhầm), gặp trường hợp này, cán bộ của Cơng ty khơng tự ý sửa chữa mà phải lập tức thơng báo cho Hãng tàu để họ tiến hành kiểm tra số seal, số Container đúng thực tế và làm cơng văn cam kết sai số seal, số Cont’ gửi đến cơ quan Hải quan. Khi cĩ cơng văn này Hải quan sẽ giải quyết theo luật định.
Sau khi hồn thành thủ tục Hải quan, cơng chức Hải quan sẽ đĩng dấu”đã hồn thành thủ tục Hải quan” vào tờ khai Hải quan hàng NK và cán bộ của Cơng ty sẽ nộp lệ phí Hải quan.
Nếu như hàng hố được kiểm hố ở khu vực ngồi cửa khẩu theo sự cho phép của Hải quan, thì cơ quan Hải quan sẽ giao cho cán bộ của Cơng ty bộ hồ sơ Hải quan và thơng báo thuế để cán bộ Cơng ty xuất trình cho Hải quan giám sát cửa khẩu cho kiểm hố và thơng quan cho hàng hố đúng như trong tờ khai.
1.4. Hồn thành bộ chứng từ nhận hàng NK
Bộ chứng từ nhận hàng là phần quan trọng nhất trong hoạt động NK vì nĩ là cơ sở để làm các thủ tục như: thủ tục Hải quan, thủ tục với Cảng, với đại lý hãng
tàu, đồng thời nĩ cũng là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu lơ hàng của chủ hàng NK và cũng là cơ sở để người NK thanh tốn cho người XK.
Đối với Cơng ty Vietrans, khi nhận được sự uỷ thác của chủ hàng NK, Cơng ty sẽ tự hồn thành mọi chứng từ để làm thủ tục nhận hàng.
Với những loại hàng hố cĩ hạn ngạch hoặc chịu sự quản lý của các Bộ chuyên ngành thì người NK phải xin được giấy phép NK sau đĩ trao lại cho Cơng ty để đưa vào bộ chứng từ làm thủ tục khai thuê Hải quan, Cịn nếu người NK uỷ thác tồn bộ quá trình NK hàng hố cho Cơng ty thì Cơng ty sẽ cĩ thể phải trực tiếp xin được giấy phép NK cho chủ hàng NK.
Khác với hoạt động XK, người XK phải trực tiếp lập các chứng từ như: Hố đơn thương mại (Invoice), bản kê chi tiết hàng hố (Packing List), xin giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original)... từ khi đĩng hàng vào Container và gửi hàng cho người vận tải thì trong hoạt động NK, Cơng ty (và cả người NK) sẽ khơng trực tiếp lập các chứng từ như trên mà gián tiếp lập các chứng từ đĩ thơng qua bộ chứng từ mà Cơng ty nhận được từ người XK.
Cơng việc cịn lại của Cơng ty là nhận bộ chứng từ do người XK gửi qua Ngân hàng, sau khi chủ hàng NK đã trả tiền hoặc cam kết trả tiền ( nếu thanh tốn bằng L/C) hoặc do người XK gửi thẳng cho người NK và lập lại những chứng từ cần thiết bằng tiếng Việt để làm thủ tục Hải quan và thủ tục nhận hàng với Cảng.
Bộ chứng từ mà Cơng ty nhận được từ phía người XK gồm cĩ: XVII- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
XVIII- Hố đơn thương mại (Invoice)
XIX- Bản kê chi tiết hàng hố (Packing List) XX- Phiếu gửi hàng.
XXI- Giấy chứng nhận xuất xứ (chỉ dùng cho hàng hố được tính thuế ưu đãi) XXII- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng (nếu cĩ)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu cĩ).
Khi nhận được bộ chứng từ nĩi trên,cán bộ giao nhận của Cơng ty sẽ tiến hành lập Packing List bằng tiếng Việt. Sau đĩ khi nhận được thơng báo tàu đến và thơng báo nhận hàng (Notice of Arrival và Shiping Advice), cán bộ giao nhận của Cơng ty sẽ lấy giới thiệu từ Ban giám đốc Cơng ty đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng, đại lý hãng tàu (hoặc hãng tàu) sẽ trao cho cán bộ giao nhận của Cơng ty 3 bản lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) khi cán bộ giao nhận của Cơng ty xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading of Original), phiếu gửi hàng và giấy giới thiệu của Cơng ty.
Khi đã cĩ đầy đủ những chứng từ nĩi trên, cùng với hợp đồng mua bán ngoại thương Cơng ty sẽ hồn thành bộ chứng từ để làm thủ tục Hải quan.
Bộ hồ sơ làm thủ tục khai thuê Hải quan gồm cĩ:
- Tờ khai Hải quan hàng NK (theo mẫu của Tổng cục Hải quan) - Vận đơn gốc (Bill of Original)
- Hố đơn thương mại (Invoice) - Bản kê chi tiết hàng hố (2 tờ) - Giấy phép NK
- Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu cĩ)
- Hợp đồng mua bán ngoại thương (1 bản sao và 1 bản bằng tiếng Việt)
- Giấy phép hành nghề kinh doanh
Mọi thủ tục Hải quan được tiến hành như phần 3.
Lưu ý rằng trước khi tàu đến, Cơng ty sẽ phải hồn thành mọi thủ tục với Hải quan, với Cảng để khi tàu đến Cơng ty mới cĩ thể nhận hàng theo đúng thơng báo của hãng tàu. Nếu như cĩ sự chậm trễ nhận hàng thì Cơng ty sẽ bị phạt theo điều khoản thưởng phạt của hãng tàu và chủ tàu.
Khi đã hồn thành mọi thủ tục với Hải quan và tàu đã cập Cảng thì Cơng ty sẽ làm thủ tục với Cảng trước 1 ngày khi tàu đến để cùng với Cảng nhận hàng từ tàu.
1.5. Dỡ hàng và giao hàng cho chủ hàng NK
Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK
(1) Nếu hàng hố phải lưu kho của Cơng ty
(2) Nếu hàng hố khơng phải lưu kho của Cơng ty.
Để Cảng cĩ thể dỡ hàng từ tàu thì 1 ngày (24h) trước khi tàu đến Cảng, cán bộ giao nhận của Cơng ty phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng với lệnh giao hàng của đại lý hãng tàu đến văn phịng quản lý tàu tại Cảng để xác nhận lệnh giao hàng D/O ( Delivery Order). Khi Cảng tiến hành dỡ hàng từ tàu, cán bộ giao nhận của Cơng ty phải xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading Original) và lệnh giao hàng (D/O) cho chủ tàu để nhận hàng.
Cơn g ty Nhậ n hàn g từ Xếp hàn g lên P.t iện Đưa hàn g hĩa về Tổ chứ c quá trì nh Gia o hàn g cho chủ Gia o trả con t' rỗn Lưu kho hàn g hĩa (1 ) (2 )
Trong quá trình nhận hàng thì cán bộ giao nhận của Cơng ty cùng với cán bộ Cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: Biên bản dỡ hàng (COR: cargo on receipt), thư dự kháng, biên bản kết tốn nhận hàng với tàu (ROROC: report on receipt of cargo), biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thiếu (cargo out turn report)... các biên bản này phải được lập trong đúng thời gian qui định mới cĩ thể khiếu nại các bên liên quan địi bồi thường tổn thất.
Đối với hàng hố nhập bằng Container, khi tàu đến Cảng thì khơng cần lập biên bản giám định hầm hàng. Tuy nhiên cũng cĩ một số trường hợp bắt buộc phải lập biên bản giám định hầm hàng và mời chuyên gia giám định như đối với một số hàng hố yêu cầu phải được bảo quản trong một điều kiện mơi trường nhiệt độ nhất định: hàng giữ lạnh và hàng đơng lạnh là hai trường hợp điển hình, bởi vì đối với hai loại hàng hố này cần phải được bảo quản tốt theo đúng tiêu chuẩn nếu khơng sẽ rất nhanh chĩng bị hư hỏng do những đặc tính riêng biệt của nĩ, ví dụ: Hàng rau quả tươi sống tức là cịn dưỡng khí, hút CO2 và nhả O2, hơi nước, những chất hay mùi và khí nĩng. Sự biến chất của chúng giảm đi khi nhiệt khơng đến