Phân tích quy trình nhập khẩu máy móc, thiết bị tại chi nhánh Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO-HN.
Về thị trường kinh doanh, Công ty REXCO-HN là một Công ty thuộc lĩnh vực hoạt động xuất nhập khẩu thương mại, đặc biệt nghiêng về hoạt động nhập khẩu. Vì vậy, Công ty không chỉ quan hệ và chịu ảnh hưởng của thị trường trong nước, mà còn chịu ảnh hưởng của cả thị trường nước ngoài. Trong những năm gần đây, điều kiện quốc tế và nền kinh tế thế giới đã và đang tạo ra một thị trường quốc tế thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty. Qua xem xét, ta có thể dễ dàng nhận thấy Công ty có rất nhiều mối liên hệ với bạn hàng và các nước trên thế giới, chủ yếu là các nước phát triển thuộc nhiều châu lục như: châu Mỹ( Hoa Kỳ), châu Âu( Pháp, Đức), châu Á( Nhật Bản)…, đây là những khu vực có chất lượng máy móc, thiết bị tốt, có uy tín, có kỹ thuật công nghệ cao, sản xuất đang phát triển mạnh. Vì vậy, những thị trường này sẽ luôn có trong các dự án khai thác và phát triển thương mại của Công ty trong tương lai.
Bên cạnh đó, Công ty liên tục mở rộng danh mục các mặt hàng kinh doanh. Lúc đầu, Công ty chỉ nhập kinh doanh một số mặt hàng như thiết bị văn phòng, bàn ghế, thiết bị điện tử, máy cơ khí…, đến nay mặt hàng kinh doanh của Công ty vô cùng phong phú, Công ty mở rộng quy mô kinh doanh, nhập thêm những mặt hàng như thang máy, thiết bị khoa học, thiết bị y tế... Xuất phát từ chủ trương đa dạng hoá mặt hàng, ngành hàng, Công ty nhanh chóng nắm bắt, phát triển những mặt hàng phù hợp bắt kịp với những biến đổi của nhu cầu thị trường. Bí quyết “ hàng tốt nhất- giá rẻ nhất”, Công ty cung cấp đúng những mặt hàng mà thị trường yêu cầu với chất lượng đảm bảo và giá cả phải chăng.
Trong thời gian gần đây, cơ cấu mặt hàng kinh doanh có thay đổi các mặt hàng phục vụ cho sản xuất, xây dựng, nghiên cứu có xu hướng tăng lên. Nguyên nhân là do hiện nay, chính sách của nhà nước là giảm nhập
siêu, tăng kim nghạch xuất khẩu, đối với hoạt động nhập khẩu nhà nước chỉ khuyến khích nhập khẩu một số mặt hàng phục vụ cho sản xuất và xây dựng như vật tư thiết bị, nguyên vật liệu sản xuất cho công nghiệp, nông nghiệp. Nhà nước hạn chế nhập khẩu hàng tiêu dùng. Chính vì vậy Công ty tập trung khai thác các nguồn hàng vật tư, thiết bị, máy móc hiện đại có kỹ thuật tiên tiến, chỉ nhập khẩu hàng tiêu dùng cao cấp mà sản xuất trong nước chưa đáp ứng được.
Đối với thị trường quốc tế, Công ty thường thu thập các thông tin dựa vào các phương tiện thông tin đại chúng cập nhật hàng ngày như các tạp chí thông tin thương mại, báo thương mại. Trong trường hợp thị trường nhập khẩu là thị trường mới, Công ty cử nhân viên ra nước ngoài để trực tiếp tiếp cận thị trường lựa chọn đối tác giao dịch. Ngoài ra, Công ty còn tham gia các hội chợ triển lãm nhằm giới thiệu các mặt hàng nhập khẩu của Công ty để nắm bắt nhu cầu thị hiếu của khách hàng trong nước.
Nói tóm lại, công tác nghiên cứu thị trường cả trong nước và ngoài nước đối với các loại hàng hoá nhập khẩu ở Công ty đã tiến hành thường xuyên và liên tục với nhiều nguồn thông tin khác nhau. Rồi từ đó, Công ty có những biện pháp xử lý thông tin một các nhanh chóng và chính xác, loại bỏ kịp thời những thông tin nhiễu, thông tin giả để giúp cho việc dự đoán nhu cầu cho việc lập phương án kinh doanh một cách đúng đắn hiệu qủa kinh tế cao.
2.1.4.2 Lựa chọn đối tác kinh doanh
Thông thường mỗi mặt hàng có rất nhiều các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp này có thể trong một quốc gia hoặc nhiều quốc gia khác nhau. Nhiệm vụ đối với Phòng Kinh doanh là phải xem xét các yếu tố có khả năng xảy ra khi Công ty muốn đặt mối quan hệ ngoại thương với các nhà
cung cấp. Các yếu tố này có ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Để trả lời câu hỏi này Phòng Kinh doanh thường tổng hợp phân tích một số chỉ tiêu sau:
+ Mối quan hệ ngoại giao giữa 2 nước, tình hình kinh tế - chính trị. + Hệ thống tài chính tiền tệ, sự biến động giá cả tại nước đó.
+ Loại hình đối tác: Tập đoàn đa quốc gia hay Công ty địa phuơng. + Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ, uy tín.
Sau đó, việc chọn đối tác sẽ căn cứ vào kết quả so sánh giữa các đơn chào hàng, cụ thể Công ty sẽ so sánh để xác định đơn chào hàng nào đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về mặt kỹ thuật, công nghệ, phạm vi cung cấp, giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng... Trong các đơn chào hàng thì giá cả là vấn đề rất quan trọng. Vì vậy, Phòng Kinh doanh phải tiến hành phân tích xem với giá đó thì hàng hoá nhập có được thị trường trong nước chấp nhận về chất lượng và giá cả hay không. Sau khi tiến hành nghiên cứu phân tích và so sánh, Công ty sẽ đi đến quyết định cuối cùng là nên chọn đối tác nào.
2.1.4.3 Đàm phán và ký kết hợp đồng * Đàm phán
Cũng giống như bất kỳ một hợp đồng kinh tế thông thường nào việc ký kết hợp đồng nhập khẩu của Công ty cũng có thể là gặp gỡ trực tiếp hoặc gián tiếp đàm phán thông qua thư từ, điện tín. Đối với những khách hàng quen thuộc hoặc khách hàng ở xa thì Công ty thường ký theo hình thức gián tiếp. Đối với hình thức gián tiếp, Công ty sẽ lập hợp đồng, ký tên và đóng dấu sau đó gửi đến cho nhà cung cấp. Phương thức này cho phép Công ty ký kết hợp đồng một cách nhanh hơn và tiết kiệm được một khoản
chi phí. Trên thực tế, việc lập hợp đồng nhiều khi không phải do cán bộ Phòng kinh doanh lập mà do chính phía đối tác lập hợp đồng sau đó gửi sang bằng fax. Trong trường hợp này, Phòng kinh doanh phải xem xét kỹ lưỡng từng điều khoản ghi trong hợp đồng có phù hợp với thoả thuận đã đạt được khi đàm phán hay không. Nếu không thấy có sai sót thì Phòng kinh doanh sẽ trình cho Giám đốc ký và fax lại cho bên bán. Hợp đồng này được coi là hợp đồng chính thức giữa hai bên, chữ ký và con dấu qua fax có giá trị pháp lý như khi ký kết trực tiếp đối với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn với Công ty như Hoa Kỳ, Đức, Nhật Bản, Pháp, hoặc đối với những khách hàng quen thuộc như các viện nghiên cứu, nhưng hợp đồng nhập có khối lượng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận kỹ lưỡng thì Công ty sử dụng hình thức trực tiếp ký kết hợp đồng.
* Ký kết hợp đồng
Việc ký kết hợp đồng thường do Giám đốc trực tiếp đảm nhiệm hoặc trưởng Phòng Kinh doanh được Giám đốc uỷ quyền. Sau khi tiến hành đàm phán trong một khoảng thời gian ngắn (thường là 7 ngày) Công ty và đối tác sẽ gửi hợp đồng cho nhau hoặc trực tiếp ký với nhau, mở L/C. Nếu hợp đồng không thoả mãn đối với một trong hai bên thì hai bên sẽ tiến hành trao đổi lại cho đến khi cả hai bên cùng chấp nhận. Hợp đồng của Công ty bao giờ cũng được ký kết dưới hình thức văn bản để tránh những tranh chấp có thể xảy ra sau này.
Ngoài ra, do Công ty có khách hàng và có thị trường nước ngoài nên Công ty thường ký uỷ thác để hưởng hoa hồng.
Sau khi thống nhất quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên bằng việc ký kết hợp đồng, Công ty REXCO-HN với tư cách là nhà nhập khẩu sẽ tiến hành thực hiện các điều khoản trong hợp đồng. Cụ thể:
* Mở L/C: Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiến hành thanh toán bằng L/C thì cũng sẽ tiến hành làm đơn xin mở L/C theo mẫu in sẵn và gửi cho Ngân hàng đại lý của mình (thường là Ngân hàng Công thương Việt Nam hoặc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam). Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp ngân hàng mở L/C do bên bán yêu cầu. Nội dung của L/C phải phù hợp, ăn khớp với nội dung của hợp đồng đã ký. Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C của Công ty, mở L/C và gửi bản gốc cho người bán (thường là gửi cho ngân hàng người bán).
Thông thường, một thời gian sau khi ký hợp đồng có hiệu lực nhưng trước khi giao hàng, Công ty phải tiến hành thanh toán một phần trị giá hợp đồng (thường nằm trong khoảng 5% - 10% trị giá hợp đồng) và sẽ được chuyển vào tài khoản của người bán. Đối với đồng tiền thanh toán thì mỗi hợp đồng quy định một đồng tiền khác nhau, tuỳ theo tập quán buôn bán và sự lựa chọn của các bên.
* Điều khoản giao hàng: Hiện nay, Công ty REXCO-HN thường nhập khẩu theo điều kiện CIF (như CIF Hải Phòng, CIF Đà Nẵng) và C & F nên hầu như không phải thuê tàu.
* Thủ tục thanh toán: Khi nhận được bộ chứng từ hàng hoá và vận đơn B/L do bên bán gửi đến Công ty sẽ kiểm tra kỹ nội dung của bộ chứng từ với nội dung của L/C đã lập. Nếu thấy có sự sai sót thì lập tức thông báo lại cho bên bán và ngân hàng mở L/C để kịp thời điều chỉnh xử lý. Bộ chứng từ hoàn chỉnh bao gồm:
+ Chứng từ giao hàng. + Hợp đồng.
+ Giấy mở L/C của ngân hàng. + Phiếu hạn ngạch (nếu có).
Tuỳ từng chủng loại hàng mà Công ty gửi bộ chứng từ đến phòng cấp giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ Công Thương để xin giấy phép nhập khẩu hoặc đối với những mặt hàng nhập khẩu theo mặt hàng kinh doanh của Công ty thì làm thủ tục nhận hàng trực tiếp tại cơ quan hải quan.
* Làm các thủ tục hải quan
Khi tàu nhập cảng Công ty tiến hành làm các thủ tục hải quan để trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể đưa hàng về kho. Tờ khai hải quan có dấu của Công ty gửi cùng bộ chứng từ gồm có giấy phép nhập khẩu, hợp đồng ngoại, hoá đơn, vận đơn giao hàng của hãng vận tải, phiếu hạn ngạch (nếu có), phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết để làm thủ tục nhận hàng.
Có 2 hình thức thông quan nhập khẩu:
+ Mở trực tiếp tại cửa khẩu cho hải quan kiểm tra.
+ Mở chuyển tiếp (hàng về Hải Phòng, mở tờ khai ở Hà Nội sau đó chuyển tiếp xuống Hải Phòng và đưa hàng về Hà Nội để kiểm hoá). Nếu hàng hoá có tổn thất, mất mát, hư hỏng không đúng với yêu cầu trong hợp đồng đã đặt ra thì Công ty sẽ khiếu nại tuỳ theo mức bảo hiểm mà Công ty mùa thường là 110% trị giá hoá đơn thương mại với điều kiện mọi rủi ro.
* Nộp thuế: Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan Công ty sẽ nhận được thông báo đóng thuế. Công ty luôn cố gắng đóng thuế đúng thời hạn để tránh tình trạng bị phạt do chậm nộp thuế.
* Nhận hàng: Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và nhận được hàng Công ty vận chuyển hàng về kho chờ tiêu thụ - đối với nhập trực tiếp. Còn đối với nhập khẩu uỷ thác, có thể Công ty sẽ giao hàng ngay tại cảng cho bên uỷ thác.