- Công ty thanh toán lương cho cán bỘ công nhân viên làm 2 kỳ.
ngày tỪ ngày 6/03/2012 đến ngày 10/03/2012.
2.2.2. Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm
TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Bảng chấm công (Phụ lục06: bảng 2.2 và phụ lục 09:bảng 2.5): Để tiện theo dõi từng đối tượng lao động, Công ty sử dụng bảng chấm công cá nhân cho tỪng công nhân trong các tổ đội sản xuất. Đây là chứng từ phản ánh thời gian làm việc thực tế và thời gian ngừng nghỉ của từng công nhân. Ngoài ra còn có bảng chấm công chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng người lao
động.
Công ty phải sử dụng cả hai bảng chấm công này vì do đặc thù của công ty xây dựng nên lao động trong công ty thường có sự thay đổi từ công trình này sang công trình khác. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động làm căn cứ để tính lương cho công nhân. Còn các phòng ban gián tiếp thì chỉ sử dụng bảng chấm công chung.
Trong trường hợp người công nhân thay đổi chỗ làm việc trong tháng (từ đội này sang đội khác) theo yêu cầu của công việc thì ngày công thực tế làm của tháng đó sẽ được tính căn cứ vào bảng chấm công cá nhân, nhưng những ngày công này phải có xác nhận của hai phụ trách bộ phận sử dụng lao động.
Hợp đồng giao khoán (Phụ lục 05: bảng 2.1): Bên cạch việc sử dụng các
bảng chấm công Công ty còn sử dụng thêm hợp đồng giao khoán cho từng đội sản xuất. Hợp đồng giao khoán này được lập hàng tháng giữa phòng kế hoạch và các đội trưởng. Đây chính là căn cứ để hạch toán kết quả lao động hàng tháng.
Bảng thanh toán tiền lương (phụ lục 07:bảng 2.3 và phụ lục 10: bảng 2.6): Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động làm việc trong đơn vị đồng thời làm căn cứ để thống kê tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận tương Ứng với bảng chấm công. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu
chi và phát lương.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Phụ lục14: bảng 2.10): Khi công nhân viên trong thời gian nghỉ việc Ốm đau, thai sản, tai nạn...thì Công ty sử dụng phiếu nghỉ hưởng BHXH tùy thuộc vào thời gian nghỉ mà Công ty có thể cho hưởng lương hoặc hưởng các quyên lợi về bảo hiểm..
Giấy tạm ứng tiền, phiếu chỉ (Phụ lục08: bảng 2.4, phụ lục11: bảng 2.7,
phụ lục 12:bảng 2.8, phụ lục13: bảng 2.9): Khi công ty tạm ứng tiền lương đợt 1
và thanh toán nốt tiền lương đợt 2 kế toán sẽ lập phiếu chỉ.
Ngoài ra Công ty còn sử dụng: Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (Phụ lục 15: bảng 2.11), Bảng thanh toán BHXH toàn Công ty (Phụ lục16: bảng 2.12), Bảng thanh toán lương toán công ty (Phụ lục 18: bảng 2.14), Bằng phân bổ tiền lương và BHXH (Phụ lục 19: bảng 2.15).
> Trình tự luân chuyển chứng từ:
-_ Với lương khoán sản phẩm: Ban đầu, phòng kế hoạch của Công ty giao khoán sản phẩm cho các đội trực tiếp thi công một khối lượng công trình cần hoàn thành trong thời gian nhất định bằng Hợp đồng giao khoán (Phụ lục 05:bảng 2.1). Các tổ sẽ căn cứ vào khả năng của công nhân để xác định lượng công việc sẽ hoàn thành trong thời gian mà Công ty giao.
Người công nhân tự chấm công lao động cho mình và các đội trưởng, chủ công trình theo dõi việc chấm công này bằng việc ký xác nhận vào bảng chấm công đó. Ngoài ra còn có bảng chấm công chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng người lao động. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động của công nhân: : Bảng chấm công đội xây dựng số 1 (Phụ lục 06: bảng 2.2). Căn cứ vào hợp đồng giao khoán cho từng hạng mục công trình và bảng chấm công ta tính được đơn giá một ngày công, tỪ đó xác định lương của tỪng công nhân kết hợp với Bảng tạm ứng lương của tổ xây dựng (Phụ lục 08: bảng 2.4) từ đó kế toán lập bảng thanh toán tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương đội xây dựng số 1 (Phụ lục 07: bảng 2.3). Bảng này được chuyển lên HĐTVTL xét duyệt, sau đó chuyển xuống phòng kế toán - tài chính để thanh toán vào kỳ thanh toán mà công ty quy
định.
- _ Với lương thời gian: Hằng ngày, phụ trách bộ phận hoặc ngươi được ủy quyền sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công ngày cho từng người, ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ với lý do cụ thể của mỗi người. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công (Phụ lục
09: bảng2.5) và tiến hành tổng hợp lương từng người, chuyển bảng chấm công về phòng KTTC để tiến hành kiểm tra, tình lương phải trả kết hợp với Bảng tạm ứng lương (Phụ lục 11: bảng 2.7), lập Bảng thanh toán tiền lương (Phụ lục 10: bảng 2.6). Sau khi được xét duyệt sẽ được chuyển xuống phòng KTTC để thanh
toán lương cho nhân viên.
TỪ bảng thanh toán tiền lương khoán sản phẩm của các đội xây dựng và bảng thanh toán tiền lương thời gian của các phòng ban kế toán sẽ lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn Công ty (Phụ lục 18: bảng 2.14).
-_ Công ty thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng lương vào ngày 26 hàng tháng. Kỳ 2 thanh toán lương vào đầu những ngày
đầu tháng sau kể từ ngày 5 đến ngày 10 tháng sau.
Kỳ tạm ứng lương: Căn cứ vào quyết định của Giám đốc kế toán tiền lương tiến hành trả tiền tạm ứỨng cho công nhân viên. Căn cứ vào số tiền thanh toán tạm ứng kế toán tiến hành lập Phiếu chi (Phụ lục12: bảng 2.8), căn cứ vào Phiếu chỉ, các bảng thanh toán tạm Ứng của tổ, phòng ban thỦ quỹ tiến hành chỉ.
Thanh toán lương kỳ 2: Căn cứ vào bảng lương tháng của tỪng đội, từng bộ phận, kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương sẽ tổng hợp theo từng bộ phận, sau khi được sự đồng ý của kế toán trưởng, Giám đốc sẽ chuyển bảng tổng hợp cho kế toán thanh toán để lập Phiếu chỉ (Phụ lục13: bảng 2.9).
-_ Căn cứ vào Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH (Phụ lục 14: bảng 2.10) của nhân viên kế toán sẽ tính được số lương được hưởng BHXH của nhân viên kết hợp với Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (Phụ lục15: bảng 2.11) từ đó lập Bảng thanh toán BHXH cỦa toàn Công ty (Phụ lục 16: bảng 2.12), sau khi
được xét duyệt kế toán sẽ lập Phiếu chỉ lương hưởng BHXH (Phụ lục17: bảng
2.13) để chi trả lương hưởng BHXH cho nhân viên. 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thanh toán tiền lương của nhân viên trong Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm kế toán sử dụng tài khoản sau:
-_ Tài khoản 334: “ Phải trả người lao động” Với TK 334 Công ty sử dụng 2 TK cấp 2: + TK 3341: Phải trả công nhân viên +TK 3342: Phải trả người lao động khác. - _ Tài khoản 338 : “phải trả phải nộp khác” Công ty sử dụng các TK chỉ tiết của TK 338:
3382:KPCD 3383: BHXH 3383: BHXH 3384: BHYT 3389: BHTIN
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK622, TK627, TK
642, 111,112...