IV. Đặc điểm tổ chức kế toán của xí nghiệp
1.Bộ máy kế toán
áp dụng hình thức tổ chức công tác toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đợc tiến hành tại Phòng kế toán của xí nghiệp. ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhập kiểm tra chứng từ, gửi chứng từ về Phòng kế toán.
Việc áp dụng hình thức tổ chức kế toán này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất. Thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toán.
Cùng với sự phát triển của xí nghiệp, bộ máy kế toán đợc xắp xếp ngày một gọn nhẹ và hợp lý hơn. Hiện nay phòng kế toán có 11 nhân viên, trong đó chức năng, nhiệm vụ từng ngời nh sau:
+ Kế toán trởng: Phụ trách chỉ đạo chung các hoạt động nghiệp vụ của phòng, đồng thời là ngời ký các lệnh thu - chi quỹ tiền mặt, giấy đề nghị tạm ứng, các nguồn vốn về tài chính...
+ Một phó phòng: Có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và thống kê. + Bốn kế toán kho gồm:
- Một kế toán kho nguyên vật liệu chính, nhiên liệu, phụ tùng, bao bì: có nhiệm vụ phản ánh, ghi chép tình hình nhập - xuất kho nguyên vật liệu chính, nhiên liệu, phụ tùng, bao bì. Tính toán giá trị vật t tiêu dùng cho từng phân xởng, theo từng hợp đồng. Kiểm tra định mức tiêu dùng vật t, cùng thủ kho thờng xuyên sắp xếp, kiểm tra định mức tiêu dùng vật t, chung thủ kho thờng xuyên xắp xếp, kiểm tra lợng nguyên vật liệu trong kho.
- Một kế toán kho phụ liệu và công cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ t- ơng tự kế toán kho nguyên vật liệu chính, nhng chỉ chuyên về phụ liệu và công cụ dụng cụ.
- Một kế toán về tài sản cố định, kho cơ khí: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ trong xí nghiệp, địa điểm sử dụng TSCĐ, nguyên giá và tỷ lệ hao mòn. Phân bổ mức độ hao mòn cho các đối tơng sử dụng. Trong kỳ tập hợp chi phí sửa chữa, chi phí thanh lý TSCĐ, giải quyết nhanh chóng TSCĐ thừa hoặc không dùng đợc để đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
- Một kế toán thành phẩm, tiêu thụ; Có nhiệm vụ ghi chép phản án tình hình kế hoạc sản lợng theo từng hợp đồng. Kiểm tra giám sát tình hình nhập kho thành phẩm và quá trình tiêu thụ thành phẩm, đặc biệt là việc thanh toán với khách hàng. giám sát tình hình phân phối lợi nhuận và chấp hành chế độ trích nộp cho ngân sách Nhà nớc.
- Một kế toán giá thành tổng hợp: Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và phân bổ chính xác các khoản chi phí đó vào cá đối tợng tính giá thành. Trên cơ sở đó để tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Tiến hành đối chiếu giữa giá thành thực tế với kế hoạc giá thành, tìm ra những khoản vợt mức để hạ thấp chi phí sản xuất. Cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho công tác phân tích hoạt động kinh tế và lập dự án chi phí sản xuất kỳ sau.
+ Bốn kế toán thanh toán:
- Một kế toán thanh toán với ngân hàng, phải thu, phải trả: Theo dõi hàng ngày tình hình thu chi tiền qua các phiếu thu, phiếu chi đã đảm bảo hợp lệ. Phản ánh sốphải thu của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp đối với các khoản ứng trớc, của khách hàng theo từng hợp đồng. Tơng tự đối với các khoản phải trả khách hàng, các đơn vị bán và cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Hàng ngày hoặc định kỳ phải tiến hành lập báo cáo và đối chiếu số tiền hiện có với số tiền gửi ngân hàng. Phản ánh các khoản tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
- Một kế toán thanh toán tiền lơng: Ghi chép số lợng chất lợng sản phẩm, tình hình ngày công và tính lơng cho cán bộ công nhân viên. Giám sát tình hình sản xuất kế hoạch tiền lơng, xử lý quĩ lơng, chi trả, tập hợp chi phí tiền lơng để kế toán giá thành phân bổ vào giá thành sản phẩm.
- Một thủ quĩ chịu trách nhiệm về quản lý việc nhập - xuất tiền mặt. Hàng ngày kiểm kê số tồn quĩ tiền mặt thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ quĩ tiền mặt. Nếu nó chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời.
- Một kế toán thu ngân: Chuyên làm nhiệm vụ thu tiên và nộp lên thủ quĩ.
Ngoài ra trực thuộc phó phòng kế toán còn có nhân viên kế toán các phân xởng
Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ máy kế toán