III – Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tạiXí nghiệp
3. 2 Sổ kế toán chi tiết
Xí nghiệp sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết như sau: - Sổ (thẻ) kho.
- Sổ (thẻ) kế toán.
3.3 - Phương pháp hạch toán chi tiết NVL
* - Thủ tục nhập - xuất kho vật liệu.
Do yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp và do đặc điểm chung riêng biệt của loại hình sản xuất kinh doanh và phục vụ cả các yêu cầu cung cấp nước cho dân sinh cho nên sự biến động tình hình vật liệu của xí nghiệp về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, không có những biến động lớn. Do đặc điểm loại hình doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích nên xí nghiệp áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Đây là phương pháp ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót, dễ quản lý tình hình biến động về số lượng có của từng thứ vật liệu, theo số lượng và giá trị của chúng.
+ Thủ tục nhập kho vật liệu ở xí nghiệp
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong năm. Căn cứ tình hình dự trữ, lượng vật liệu tồn kho đầu năm. Xí nghiệp lập kế hoạch mua sắm vật tư trang thiết bị trong năm tài chính tiếp theo. Xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch vật tư cho năm sản xuất. Sau khi kế hoạch lập được thông qua Ban giám đốc mà người trực tiếp chỉ đạo là Giám đốc Xí nghiệp. Xí nghiệp ký hợp đồng mua bán hàng hóa với người cung cấp vật tư , khi nhập hàng căn cứ vào hóa đơn mua bán và các chi phí hợp lý khác như cước vận chuyển , bốc xếp... Xí nghiệp tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư được ký kết, kế toán vật liệu tiến hành thu nhập chứng từ gồm: hợp đồng kinh tế mua bán vật tư, biên bản kiểm nghiệm vật tư , chứng từ hóa đơn mua hàng. Sau khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, hợp pháp, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho vật tư hàng hóa .
+ Thủ tục xuất vật liệu ở xí nghiệp.
Trong khâu xuất vật tư ở Xí nghiệp được tiến hành theo một quy định rất chặt chẽ. Từ kế hoạch cung cấp vật tư cho sản xuất kinh doanh cho các bộ phận khác của Xí nghiệp được hình thành từ đầu năm kế hoạch (trừ trường hợp cấp đột xuất vì lý do bất khả kháng). Các thủ tục cần thiết khi xuất kho ở Xí nghiệp bao gồm:
- Biên bản kiểm tra chất lượng công trình máy móc thiết bị do các bộ phận chuyên môn kiểm tra và lập do Phó giám đốc kỹ thuật duyệt.
- Kế hoạch cấp vật tư (KH ban đầu).
- Đơn đề nghị cấp vật tư (cấp vật tư đột xuất ) cho các bộ phận có liên quan được giám đốc duyệt .
- Căn cứ vào các tài liệu trên kế toán vật liệu tiến hành lập phiếu xuất kho vật tư cho các bộ phận có liên quan .
* - Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp
Hàng ngày thủ kho sử dụng thẻ kho do kế toán vật liệu lập để ghi chép tình hình nhập xuất kho vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật của từng loại. Thẻ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số tồn kho thực tế còn ở kho. Sau khi đối chiếu xong thủ kho sắp xếp lại chứng từ chuyển sang phòng kế toán, tại phòng kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất tiến hành việc ghi đơn giá và tính thành tiền, sáu đó ghi vào thẻ kho để cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập, tổng số xuất kho và số tồn kho của từng thứ vật liệu.
Trong thực tế xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn đã sử dụng một số phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu theo mẫu như sau:
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và các thủ tục khác khi kế toán làm thủ tục nhập kho gồm: hợp đồng mua bán hàng hóa, biên bản kiểm tra chất lượng. Biên bản thanh lý hợp đồng, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho này gồm:
ĐV: ... PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 - VT
Ngày 14 tháng 6 năm 2005 Theo QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT
Số: 07 Ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính
Họ tên người giao hàng : Nguyễn Tiến Lập
Theo số ...ngày ... tháng ...năm 2005 của ... Nhập vào kho: Ông Quỳnh.
TT Tên quy cách các ĐV Số lượng Đơn Thành tiền Ghi chú loại vật tư SP tính Theo
CT Thực Thực nhập giá A B C 1 2 3 4 = 2 x 3 D 1 Khởi động từ Nhật cái 10 5.000.000 50.000.000
2 Aptomat 160A cái 5 520.000 2.600.000
3 Nén khởi động cái 10 40.000 400.000
Cộng 53.000.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi ba triệuđồng chẵn)
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp . Tùy theo yêu cầu thực tế cần dùng nguyên vật liệu ở các bộ phận có liên quan mà Xí nghiệp có kế hoạch cung cấp vật tư đảm bảo quy trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp . Căn cứ những thủ tục đã được Xí nghiệp quy định, khi tiến hành lập phiếu xuất kho cho các bộ phận có liên quan và phân bổ giá trị hàng xuất kho cho các đối tượng chịu chi phí như :
Chi phí về nguyên nhiên vật liệu : TK 621. Chi phí sản xuất chung: TK 627 Chi phí quản lý xí nghiệp: TK 642
Qua nghiên cứu tình hình xuất vật tư ở Xí nghiệp, ta nhận thấy chỉ có những trường hợp xuất kho vật liệu vào chi phí về nguyên vật liệu - TK 621, còn các trường hợp xuất cho chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ có xảy ra ở việc cung cấp vật tư mau hỏng.
ĐV: ... PHIẾU XUẤT KHO Quyển số: ...
Ngày 29 tháng 6 năm 2005 Số :62
Họ tên người nhận hàng : Bùi Đức Trác
Lý do xuất kho: Sửa chữa thiết bị trạm bơm xã Thái Thịnh Xuất tại kho : Ông Quỳnh.
TT Tên nhãn hiệu quy ĐV Số lượng Giá ĐV Thành
tiền Ghi chú cách phẩm chất vật tư (sản phẩm - HH) Yêu cầu Thự c xuất A B C 1 2 3 4 = 2 x 3 D 1 Khởi động từ Nhật cái 8 5.000.000 40.000.000 2 Nút bấm cái 8 40.000 320.000 3 Cáp 3 x 50 m 8,5 140.000 1.190.000 4 Đầu cốt Φ90 cái 54 9.155 494.400 Cộng 42.004.400
Tổng số tiền (viết bằng chữ):Bốn mươi hai triệu không trăm lẻ bốn ngàn bốn trăm đồng
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
Là doanh nghiệp công ích hoạt động phục vụ tưới tiêu cho sản xuất nông nghiệp hạch toán sản xuất kinh doanh theo mùa vụ. Qua nghiên cứu tình hình nhập xuất nguyên vật liệu ở Xí nghiệp việc ghi chép, luân chuyển chứng từ nhất là khâu kế toán vật liệu và thủ kho đã đảm bảo ghi chép đúng về thời gian , số lượng, giá trị của những nguyên vật liệu đựơc nhập và xuất kho vật liệu cho việc sản xuất kinh ở Doanh nghiệp. Các tài liệu thực tế đã chứng minh được điều này.
Tên kho: ... Ngày lập thẻ 14 /6/2005 Tờ số 12
- Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Khởi động từ Nhật - ĐV tính: cái - Mã số: T T Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký xác nhận của S H Ngày tháng Nhập xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu tháng : 1 1 14/6 Nhập hàng 14 /6 10 10 2 12 29/6 Xuất hàng 29/6 8 2 Cộng TS TK cuối tháng 10 8 2
Căn cứ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết tài khoản 152
ĐV: ...
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Năm 2005 Tài khoản: 152
Tên quy cách vật liệu : Khởi động từ Nhật