IV – Hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu
4Phân tích tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu tạiXí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn – Hải Dương
* Tình hình thu mua nguyên vật liệu ở xí nghiệp.
Nguồn vốn sử dụng để mua vật liệu ở Xí nghiệp gồm vốn tự có của Xí nghiệp và vốn Xí nghiệp vay ngắn hạn hoặc huy động vốn của cán bộ công nhân viên.
Vật liệu sử dụng của Xí nghiệp hầu hết được mua từ trong nước, việc mua nguyên vật liệu được tiến hành thường xuyên, việc mua nguyên vật liệu do phòng kế hoạch tổng hợp của Xí nghiệp thực hiện , cách thức mua như sau:
Dựa theo nhu cầu về vật liệu cho sản xuất , nếu là vật liệu chính thì phòng kế hoạch tổng hợp đề xuất với Giám đốc để giám đốc xét duyệt và ký duyệt mua. Đối với nguyên vật liệu phụ (giá trị nhỏ) , cụm nào cần sử dụng thì có giấy đề nghị riêng trình lên Giám đốc để Giám đốc xét duyệt.
Khi được Giám đốc xét duyệt phòng kế hoạch tổng hợp (hoặc các đơn vị) căn cứ giấy duyệt đi tìm nguồn, tìm hiểu giá cả thị trường sau đó lấy từ một đến ba giấy báo giá mới đủ điều kiện để Giám đốc xem xét. Phòng kế hoạch tổng hợp (hoặc đơn vị) báo lại cho Giám đốc và xin duyệt giá. Với những lô hàng lớn như vật liệu chính: Khởi động từ , cáp các loại, cầu dao, áp tô mát ...Phòng kế hoạch tổng hợp làm hợp đồng mua với bên bán . Với lô hàng nhỏ có thể mua trực tiếp. Việc vận chuyển vật liệu có thể do bên bán vận chuyển hoặc do Xí nghiệp vận chuyển.
* Tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
Vật liệu giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất , vì thế việc đưa vật liệu vào sản xuất cũng được coi trọng, đảm bảo nguyên tắc tài chính ở Xí nghiệp, các vật liệu khi đựợc mua về nhập kho chỉ hoàn toàn dùng cho cho sản xuất kinh
doanh và cho quản lý Xí nghiệp , ngoài ra Xí nghiệp không nhượng bán vật tư khi đã hoàn thành thủ tục nhập kho. Với một hệ thống kho tàng khang trang sạch đẹp ngăn nắp theo khẩu hiệu "dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm" các loại vật tư đều có mã số, số hiệu gắn ở chủng lọai mỗi loại vật tư mà Xí nghiệp đã quy định cho nên rất tiện lợi cho việc xuất vật tư sản xuất .
Hiện nay, vật liệu tồn kho dự trữ cho sản xuất có dao động từ 40-50 triệu đồng, có những loại vật tư khuôn hình cũng như giá trị nhỏ, nhưng cũng có những loại vật tư quý hiếm đều đảm bảo dễ tìm dễ kiểm tra khi cần thiết. Thông qua một hệ thống định mức làm quy chuẩn cho việc xét cấp vật tư như vòng bi 417 lắp cho máy bơm 4.000m3/h phải bơm đủ thời gian hoạt động là 500h/vòng, nếu vận hành dưới 500h mà đã hỏng thì sau khi được ban kiểm tra kỹ thuật của Xí nghiệp xác định rõ nguyên nhân thì tùy theo mức độ vi phạm của người công nhân mà có mức bồi thường chế độ vật chất kèm theo. Chính vì xác định vật tư là tài sản, là tiền vốn của XN mà các thành viên trong XN đều nhận thức được vai trò, trách nhiệm, nâng cao ý thức quản lý, không có hiện tượng lãng phí vật tư mà đều có ý thức tiết kiệm vật tư trong sản xuất nhằm sản xuất kinh doanh có hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm.
Từ khi chuyển đổi cơ chế quản lý nhằm tránh tình trạng vật tư tồn đọng trong kho nhiều dễ gây hư hỏng, mất mát vật tư tài sản của Xí nghiệp, gây ứ đọng vốn lưu động của Xí nghiệp, vì vậy Xí nghiệp luôn tính toán duy trì một lượng vật tư dự trữ hợp lý cho sản xuất với phương châm hết đến đâu mua vào đến đó.
Căn cứ theo tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp và lượng vật tư cần dùng cho sản xuất chủ yếu trong năm Xí nghiệp áp dụng 1 cách tính giá vật liệu duy nhất đó là những vật liệu thực tế khi nhập kho được tính như sau:
Giá thực tế nhập kho của vật liệu mua ngoài =
Giá mua ghi trên
hóa đơn +
Chi phí thu mua thực tế
Khi xuất dùng vật liệu, ngoài nhiệm vụ của kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, các đối tượng khác nhau. phương pháp xuất kho đang áp dụng theo phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu mua trước. Do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.