IV – Hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu
2 Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn-Hả
tại xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn-Hải Dương.
+ Ý kiến thứ nhất.
Hiện nay việc thực hiện đối chiếu số liệu giữa kế toán và kho mỗi quý một lần theo quyết toán tài chính Xí nghiệp (3 tháng) do đó chu kỳ dài, nên việc theo dõi, nắm bắt tình hình nhập, xuất , tồn kho vật liệu ở Xí nghiệp không sát với thực tế dẫn đến việc mua, cung ứng vật liệu chưa kịp thời và hiệu quả sử dụng chưa cao. Chính vì vậy Xí nghiệp cần rút ngắn chu kỳ đối chiếu số liệu giữa kế toán và kho, kế toán nên kiểm tra đối chiếu số liệu nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo quy định nghĩa là nên thường xuyên mỗi tháng một lần, cuối quý kiểm kê vật tư một lần. Có như vậy mới đảm bảo số liệu kế toán chính xác, cung cấp đầy đủ các thông tin về
tình hình nhập xuất - tồn kho vật liệu, thu mua cung ứng sử dụng vật liệu sát với thực tế của Xí nghiệp, mang lại hiệu quả cao trong sản xuất, giúp lãnh đạo Xí nghiệp điều hành tốt việc quản lý vật liệu, phát hiện nguyên nhân mất mát, lãng phí , thừa thiếu vật tư để có biện pháp xử lý kịp thời .
+ ý kiến thứ hai:
Cần xây dựng danh điểm các loại vật liệu của Xí nghiệp (mã hóa các loại vật liệu).Việc mở sổ sách kế toán theo dõi vật tư và thủ kho nên có những quy định như việc phân định màu sắc, ký hiệu giữa sổ chi tiết vật liệu với thẻ kho. Ví dụ như vật tư quý hiếm nên có cùng mẫu theo quy định thống nhất giữa thẻ kho và sổ kế toán vật tư .
Sổ danh điểm vật liệu
Mã số Loại vật liệu Đ.vị tính Ghi chú Mã 1TK cấp II Mã 2 nhóm vật tư Mã 3 tên vật tư tên nhãn hiệu 1 2 3 4 5 6
Theo như mẫu sổ danh điểm trên thì kế toán có thể căn cứ vào việc phân loại TK cấp II như hiện nay Xí nghiệp sử dụng ghi vào cột 1 mà vật tư gồm 3 nhóm cụ thể là: Mã 1: Tên TK cấp II (4 chữ số) Mã 2: Nhóm vật liệu (2 chữ số) Mã 3: Tên vật liệu (3 chữ số)
Xí nghiệp có thể phân nhóm vật tư theo các ký hiệu riêng để thuận tiện cho việc theo dõi . Việc phân nhóm vật liệu theo mã số có thể được tiến hành như sau:
Tất cả các loại vật tư theo nhóm vật liệu (Vật liệu chính, vật liệu phụ , nhiên liệu phụ tùng thay thế ...) sau đó đặt tên mã vật tư cho từng loại vật tư đã được phân theo nhóm .
Trong cột 2 "Mã 2 nhóm vật tư " ta có thể sử dụng 2 chữ số để phân biệt từng loại vật tư . Ví dụ nguyên vật liệu chính gồm : Khởi động từ, cầu dao, áp tô mát , trục bơm ta có thể mở "mã 2 nhóm vật tư" như sau:
152 102: Cầu dao 152 103 : áp tô mát 152 104: Trục bơm
Cột 3: : "Mã tên vật tư " Cột này cũng được mở tương tự như cột 2 nhưng trong mỗi mã ta mở chi tiết cho nhiều mã cụ thể:
152 101 0001: Khởi động từ 600A 152 101 0002: Khởi động từ 450A 152 102 0001: Cầu dao 1000A 152 102 0002: Cầu dao 400A
152 103 0001: Trục bơm máy 4000m3 /h
152 103 0002: Trục bơm 2500m3 / h 152 104 0001: áp to mát 800A 152 104 0002: áp tô mát 200A
Cột 4: Ghi tên các loại vật liệu được mở mã .
Cột 5: Ghi đơn vị tính các loại vật liệu căn cứ vào sổ danh điểm vật liệu trên khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, kế toán sẽ căn cứ từng loại vật tư đã được phân theo mã số để ghi vào các cột tương ứng . Sổ danh điểm vật liệu có thể được mở như sau:
Mã số Loại vật liệu Mã 1: TK cấp II Mã 2: nhóm vật tư Mã 3 : tên vật tư
(tên, nhãn hiệu) Đ.vị tính Ghi chú
1 2 3 4 5 6
152.1 01 0001 Khởi động từ 600A cái
01 0002 Khởi động từ 450A -
02 0001 Cầu dao 1000A -
02 0002 Cầu dao 400A -
03 0001 Trục bơm 4000 m3/h
03 0002 Trục bơm 2500 m3/h
04 0001 áp tô mát 800A cái
Tổ chức phân loại vật tư chi tiết , vật tư cần phải có ký hiệu (mã số) nhằm kiểm kê phân loại vật tư khi cần thiết
+ ý kiến thứ ba:
Do đặc điểm của Xí nghiệp , vật liệu Xí nghiệp sử dụng rất nhiều chủng loại mà tính chất sản xuất lại theo mùa vụ. Việc mua, bảo quản và sử dụng cũng nhiều loại khác nhau nhưng Xí nghiệp không lập báo cáo nhập, xuất kho vật liệu và sử dụng chi phí vật liệu trong sản xuất nên kế toán trưởng không nắm bắt được tình hình nhập, xuất kho vật liệu để đánh giá phân tích các loại vật liệu, loại nào cần nhiều, loại nào cần ít để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng và bảo quản vật liệu . Vì vậy Xí nghiệp định kỳ cần lập báo cáo tình hình nhập , xuất, tồn kho các loại vật liệu và báo cáo chi phí vật liệu trong sử dụng để Giám đốc quản lý và điều hành sản xuất.
Xí nghiệp KTCT thủy lợi Biểu 1: Báo cáo nhập - xuất - tồn kho
Kinh Môn Tháng 12/2005 Tồn Nhập Xuất Tồn cuối kỳ T T Tên hàng ĐV T đầu kỳ Theo hóa đơn Nhập thực tế Sổ sách Thực tế Khởi động từ cái 10 10 8 2 2 áp tô mát 160A - 5 5 5 5 Nén khởi động - 10 10 10 10 Cộng 25 25 8 17 17
Kinh Môn, ngày 31 tháng12 năm 2005
Thủ kho + Ý kiến thứ tư.
Cần lập báo cáo tình hình thanh toán công nợ về nguyên vật liệu với người bán .Vì vấn đề thanh toán vật liệu hiện nay là vấn đề lớn của Xí nghiệp.
Nếu thanh toán nhanh thì giữ được uy tín với bạn hàng nhưng có thể xảy ra bất lợi là Xí nghiệp bị chiếm dụng vốn.
Nếu thanh toán chậm sẽ mất uy tín , mất bạn hàng nhưng Xí nghiệp lại chiếm dụng được vốn. Chính vì vậy kế toán phải nắm chắc được tình hình thanh toán mua nguyên vật liệu , số đến hạn thanh toán để có biện pháp xử lý kịp thời, giữ được uy tín với bạn hàng, chủ động về vốn trong khâu thanh toán, tăng cường công tác quản
lý. Từ đó có những biện pháp đề ra để hạ giá thành, dự trữ vật tư đảm bảo phục vụ sản xuất. Không bị ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn, mất mát vật tư .
Theo em phải phân tích tình hình cung ứng vật liệu, phân tích tình hình dự trữ vật liệu, sử dụng vật liệu có hiệu quả. Hàng tháng lập kế hoạch cung ứng, từ đó chia ra hàng tuần, vật tư nào cần mua nhiều, vật tư nào mua ít, giá cả của từng loại vật tư, sau đó đưa ra xem xét về giá cả thị trường biến động hay việc đI mua vật tư không quản lý được, mà trong cơ chế thị trường hiện nay phảI đảm bảo giá hạ (bốc vác, vận chuyển), chất lương đảm bảo.
+ Ý kiến thứ năm: Cơ giới hóa kế toán và ứng dụng tin học vào công tác kế toán :
Phải được từng bước cơ giới hóa trên cơ sở ứng dụng phương tiện tính toán hiện đại và phù hợp với điều kiện cụ thể của Xí nghiệp, hiện nay ở Xí nghiệp có nhiều điều kiện thuận lợi để ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán vật liệu thì sẽ nâng cao được tính chính xác của số liệu, cung cấp các số liệu kịp thời, nhanh chóng, do đó Xí nghiệp nên thực hiện các công việc trên máy vi tính. Làm được như vậy thì công tác hạch toán vật tư của Xí nghiệp giảm được đáng kể thời gian đặc biệt là hạn chế sự trùng lặp, muốn thế đội ngũ nhân viên kế toán của Xí nghiệp phải được đào tạo một cách thích hợp thông qua việc nâng cao nghiệp vụ.