phần mềm kế toán:
1.4.4.1.Đặc điểm tổ chức kế toán máy:
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thông tin kế toán, nhằm biến đổi những dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tướng sử dụng thông tin .
- Thiết bị phần cứng
- Phần mềm
- Con người điều hành và sử dụng
Trong đó phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để sử lý tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, sử lý thông tin trên chứng từ. Theo quy trình của kế toán sau đó in ra các sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. Phần mềm kế toán chính là công cụ tự động hoá công tác thông tin kế toán trong các đơn vị
1.4.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong điều kiện áp dụng kế toán máy
* Chức năng nhiệm vụ của kế toán CPSX và tính GTSP trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán:
Trong quá trình cập nhật dữ liệu một chương trình, người sử dụng luôn phải cập nhật ngay từ đầu mọi chi phí phát sinh liên quan đến GTSP một loại sản phẩm nào đó như tiền lương NVL khấu hao tài sản cố định.
Để tổ chức tốt kế toán CPSX và tính GTSP, đáp ứng đựơc yêu cầu qủan lý CPSX và GTSP ở DN áp dụng kế toán máy, kế toán CPSX và GTSP cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Xác định đối tượng kế toán tập hợp CPSX và đối tượng tính GT phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và yêu cầu qủan lý , từ đó tổ chức mã hoá , phân loại các đối tượng
- Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp lựa chọn . Tuỳ theo yêu cầu qủan lý để xây dựng hệ thống doanh mục tài khoản, kế toán chi tiết cho từng đối tượng để kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tổ chức tập hợp, kết chuyển, phân bổ CPSX theo đúng trình tự đã xác định
- Tổ chức xác định các báo cáo cần thiết về CPSX và GTSP để chương trình tự động xử lý, kế toán chỉ việc xem, in và phân tích CPSX và GTSP .
- Tổ chức kiểm kê, xử lý cập nhật số lượng sản phẩm dở dang cuối tháng, số lượng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang đầu tháng,…. Xây dựng phương pháp đáng giá sản phẩm dở dang khoa học hợp lý để xác định GT và hạch toán GTSP hoàn thành sản xuất trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác.
1.4.4.4. Kế toán tập hợp CPSX và tính GTSP
* Công tác mã hoá:
- Mã hoá đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành:
Trên cơ sở đối tượng tập hợp CP và đối tượng tínhGT đã xác định ta tiến hành mã hoá các đối tượng này.Thông thường việc mã hoá sẽ được tiến hành cho từng các khoản mục CP ương ứng với các đối tượng chịu CP đã xác định.
- Mã hoá chứng từ:
Là việc phân loại một cách có hệ thống các loại chứng từ có đặc điểm giống nhau: phiếu xuất kho, phiếu chi,… Trên cơ sở đó, kế toán sẽ tiến hành
mã hoá các chứng từ này ví dụ: các phiếu xuất kho được mã hoá chung là “PX”,
- Mã hoá tài khoản
Đối với khoản CP thì việc mã hoá các TK CP (TK621, 622, 627, 154, 631) thường được mã hoá chi tiết như CP chính, phụ, CP dùng cho hoạt động chính hay phụ, thậm chí là mã hoá chi tiết cho từng đối tượng chịu CP….
* Nhập dữ liệu vào máy :
Sau khi cài đặt và khởi động chương trình, những công việc tiếp theo mà người làm kế toán máy phải thực hiện là:
- Nhập các dữ liệu cố định vào máy
- Nhập dữ liệu phát sinh trong kỳ báo cáo: Vào màn hình nhập dữ liệu nhập các thông số cần thiết, quy trình nhập dữ liệu mới, quá trình sửa/xóa ,….
+ Trước tiên, đối với khoản mục CPNVL trực tiếp: thường sử dụng đến các chứng từ xuất vật liệu. Khi nhập liệu phiếu xuất kho, người sử dụng thường chỉ nhập số lượng còn giá trị xuất kho do máy tự động tính theo công thức mà doanh nghiệp đã cài đặt sẵn.
+ Đối với CPNC trực tiếp: cần tính toán phân bổ tiền lương…. ta còn phải tiến hành nhập phương thức tính lương, công thức tính lương và một số thông tin khác để máy tự động tính toán.
+ CPSXC: ta còn phải xác định phương pháp tính khấu hao, khai báo chuyên mục về TSCĐ đầy đủ các thông tin liên quan đến tài sản. Mặt khác CPSXC thường liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp CP do vậy, phải xây dựng và cài đặt tiêu thức vào cuối tháng khi đã tập hợp đầy đủ CP phát sinh.
+ Đối với tập hợp CPSX kinh doanh cuối kỳ:
Các phần mềm có thể thiết lập Menu kế chuyển cuối kỳ hoặc thiết kế một chứng từ để tiến hành kết chuyển từ tài khoản đầu 6 sang tài khoản 154.
- Xử lý dữ liệu: sau khi ta nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động xử lí dữ liệu và cho ta các bảng biểu sổ sách
* Xem, in sổ sách, báo cáo:
Cuối kỳ báo cáo theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp kế toán có thể tiến hành xem, in các báo cáo kế toán liên quan đến CP và GT