2. Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán.
2.1. Thực trạng công tác hạch toán kế toánthanh toán với nhà cung cấp.
2.1.1. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.
•
• Chứng từ sử dụng.Chứng từ sử dụng.
Do đặc điểm công tác mua hàng của công ty là : mua trong nớc và nhập khẩu, nên các chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán khi tập hợp về phòng kế toán đợc phân thành 2 loại: Chứng từ mua hàng trong nớc và chứng từ hàng nhập khẩu.
Trờng hợp hàng mua trong nớc:
Để tiến hành hạch toán kế toán Nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán căn cứ trên những chứng từ sau:
- Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng - Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng - Biên bản nhập hàng
- Phiếu nhập kho.
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
Đến khi tiến hành thanh toán cho ngời bán, để hạch toán giảm Nợ phải trả nhà cung cấp kế toán căn cứ vào những chứng từ sau:
- Phiếu đề nghị thanh toán
- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng
- Bảng kê thanh toán do ngời bán lập (nếu có) - Phiếu chi
- Uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ ngân hàng Trờng hợp nhập khẩu hàng hoá:
Các chứng từ sử dụng bao gồm: - Hợp đồng nhập khẩu
- Bộ chứng từ hàng nhập khẩu, bao gồm: Hoá đơn thơng mại (Commercial invoice), Vận đơn đờng biển (hoặc đờng không) (Bill of lading, hoặc Bill of air), chứng
từ bảo hiểm (insurance policy), giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate quality), Bảng kê bao bì đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng (Certificate of original)…
- Giấy báo Nợ ngân hàng.
Các chứng từ khi đợc chuyển lên phòng kế toán sau khi đợc phân loại theo 3 trờng hợp: Hàng và chứng từ cùng về, chứng từ về trớc- hàng cha về; hàng về trớc - chứng từ cha về để tiện cho công tác hạch toán sau này.
•
Trờng hợp mua hàng trong nớc
Sơ đồ 2.4 : Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng- thanh toán trong nớc.
Nhận Hoá đơn mua hàng (Biểu số: 2.4) Phòng Kinh doanh Lập Đơn đặt hàng Hoặc HĐKT (Biểu số: 2.3) Giám đốc Kí duyệt Phòng kinh doanh Khai thác hàng Thủ kho Kí Phiếu NK Nhập hàng Lập phiếu hập kho (Biểu số: 2.5) Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Ghi sổ Phòng kinh doanh Lập Giấy đề nghị thanh toán (Biểu số: 2.6) Giám đốc Kế toán trưởng Xác nhận Kí duyệt Phòng Kế toán
Đối chiếu, kiểm tra Lập phiếu chi
(Biểu số: 2.7)
Hoặc Uỷ nhiệm chi Thủ quỹ Xuất quỹ Kí Phiếu chi Ngân hàng Gửi Giấy báo Nợ Phòng Kế toán
Đối chiếu, kiểm tra Ghi sổ
Nhu cầu mua hàng
Chưa có nhu cầu thanh toán
Cty Cổ phần thuốc thú y TWI
Phòng kinh doanh
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---
Đơn đặt hàng
Kính gửi: Công ty TNHH TM & sx thuốc thú y RuBY
Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên, chúng tôi xin đặt mua :
Tên hàng Số lợng Đơn vị tính Ngày giao hàng
Tylosin bulgara 40 Kg 08/01/2003
Phơng thức giao hàng: Bên bán vận chuyển hàng đến giao trực tiếp tại kho bên mua
Thanh toán : Chúng tôi sẽ thực hiện thanh toán cho quý công ty trong vòng 20 ngày sau khi nhận hàng.
Hà nội, ngày 03 tháng 01 năm 2003
Trởng phòng kinh doanh (đã kí )
Phó giám đốc (đã kí )