ờng bộ Vĩnh Phúc
2.2.1. Đặc điểm của NVL tại Công ty quản lý và sửa chữa đờng bộ Vĩnh Phúc
NVL là đối tợng lao động. Công ty quản lý và sửa chữa đờng bộ Vĩnh Phúc có nhiệm vụ quản lý, duy tu, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp các công trình kĩ thuật hạ tầng về cầu, đờng, tổ chức giao thông, do các sản phẩm chủ… yếu của Công ty là các công trình công cộng, vật liệu dùng vào công trình này có chất lợng cao, vật liệu đa dạng với khối lợng lớn. Mỗi công trình bao gồm nhiều loại vật liệu khác nhau đợc tập kết tại chân công trình. Nên việc quản lý VL ở Công ty gặp không ít khó khăn phải có biện pháp quản lý nhằm tránh mất mát, hao hụt giảm đợc chi phí bất hợp lý.
Chứng từ gốc và bảng phân bố
Thẻ và Sổ kế toán chi tiết Nhật kí
Chứng từ Bảng kê
Sổ cái Bảng tổng
hợp chi tiết
Những loại NVL chủ yếu của Công ty là : nhựa đờng, cát sỏi, các loại đá, xi măng, các loại gạch, . Các loại sơn phục vụ công tác sơn kẻ đ… ờng biển báo giao thông, …
Do tỷ trọng NVL chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành công trình nên Công ty đã có những chủ trơng quản lý vật liệu chặt chẽ từ thu mua, bảo quản, sử dụng,. NVL mua về phải đủ phiếu nhập kho, các chứng từ đợc lập xong phải gửi tới nơi quy định
2.2.2. Phân loại và đánh giá NVL2.2.2.1 Phân loại NVL 2.2.2.1 Phân loại NVL
Mỗi loại VL trong hoạt động sản xuất kinh doanh đợc sử dụng có nội dung kinh tế và chức năng khác nhau. NVL của Công ty có khối lợng lớn, cồng kềnh nên việc phân loại NVL là hết sức cần thiết và quan trọng, cụ thể việc phân loại nh sau:
-Vật liệu chính : nhựa đờng, xi măng, cát vàng, cát đen, gạch, đan, vỉa, sắt, đá …
-Vật liệu phụ gồm: que hàn, nớc dung dịch, sút, sơn kẻ đờng -Nhiên liệu: xăng, dầu, củi, mỡ, …
-Phụ tùng thay thế: là các thiết bị mua sắm, dự trữ, phục vụ cho việc thay thế sửa chữa thiết bị gồm : săm lốp, máy bơm nớc, vòng bi,…
-Vật liệ phụ khác: xà phòng, dây thừng, pin, cầu giao điện,…
2.2.2.2.Đánh giá NVL
Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị các VL theo nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất NVL của Công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là từ nớc ngoài, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên, hàng ngày, do đó kế toán đã sử dụng giá hoạch toán để tiến hành công tác hạch toán chi tiết tình hình, nhập, xuất, tồn kho VL.
Giá HT của NVL nhập kho Công ty, xuất và tồn kho là giá đợc quy định thống nhất và đợc sử dụng ổn định trong một thời gian nhất định trong phạm vi Công ty. Giá HT NVL đợc xác định theo giá KH.
* Cách xác định thực tế NVL nhập kho Công ty từ nguồn mua ngoài -Nếu chi phí NVL đợc tính vào giá bán và ghi trên hoá đơn thì giá thực tế NVL nhập kho Công ty là giá ghi hoá đơn của số NVL đó cha có thuế GTGT còn thuế GTGT đó sẽ đợc theo dõi riêng để tính thuế đầu vào đợc khấu trừ
-Nếu chi phí vận chuyển do thuê ngoài thì giá thực tế NVL nhập kho Công ty sẽ bao gồm: giá trên hoá đơn và chi phí vận chuyển (nếu có)
Cuối kì kế toán phải điều chỉnh lại giá HT theo giá thực tế để có số liệu ghi vào TK, sổ KTTH
* Việc điều chỉnh giá HT đợc tiến hành nh sau:
-Trớc hết xác định hệ số giữa giá thực tế với giá HT của NVL(H)
Sau đó tính giá thực tế của NVL xuất kho:
Giá thực tế xuất kho = H x Giá hoạch toán xuất kho H : hệ số giá.
2.2.3. Thực trạng công tác kế toán NVL ở Công ty quản lý và sửa chữa đ-ờng bộ VP. ờng bộ VP.
Hiện nay, công ty phải tự hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi và phải có lãi, do đó kế hoạch thu mua NVL đợc lập cho cả năm, từng quý, tháng căn cứ vào kế hoạch của công ty. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua NVL, công
+ H =
+ Giá thực tế NVL tồn
đầu kì Giá thực tế NVL nhập trong kì Giá HT NVL tồn đầu
kì
Giá HT NVL nhập trong kì
ty đã tổ chức một đội xe chuyên chịu trách nhiệm cùng với nhân viên vật t của công ty thu mua vật liệu kịp thời, đúng chất lợng, chủng loại phục vụ cho quá trình sản xuất thi công công trình. Giá cả NVL luôn luôn biến động do đó công ty luôn quan tâm và còn tổ chức bảo quản tốt vật liệu, chi dự trữ NVL ở mức tối thiểu, tránh tồn đọng.
Để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm phòng vật t đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một sản phẩm sản xuất ra, tránh hao hụt mất mát, lãng phí vật t, góp phần hạ thấp chi phí sản phẩm, hạ giá thành công trình.
* Khi mua NVL về đến kho công ty, trình tự hạch toán nh sau: - Thủ tục nhập kho:
Tất cả các NVL khi về đến kho của công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho, nhân viên kinh tế tiếp liệu đem hoá đơn trình phòng vật t, phòng vật t xem xét nội dung hoá đơn phải trùng với hợp đồng đã ký về chủng loại, chất lợng, số lợng thì đồng ý nhập kho. Đồng thời làm phiếu nhập kho, thủ kho xem xét phiếu nhập kho biên bản kiểm nghiệm vật t chủng loại, số lợng sau đó cho phép nhập kho, thủ kho ký nhận số l… ợng thực nhập vào phiếu nhập kho (biểu số 1).
- Phiếu nhập kho chia 4 liên: - 1 để lu kho.
- 1 phòng kế toán - 1 cán bộ thu mua giữ - 1 thủ kho giữ.
Kế toán ghi: Nợ TK 152.1 (giá HT) Nợ TK 133
Có TK 331 - Phải trả cho ngời bán
Doanh nghiệp……… Mẫu số 01 - VT
Ngày 16 tháng 12 năm 1998 Của Bộ Tài chính
Biểu số 1. Phiếu nhập kho
Ngày 10 tháng 3 năm 2002 Số………. (Liên )… Nợ………. Có………. - Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Văn Mạnh
- Theo số . Ngày .. tháng .. năm của… … … … - Nhập tại kho Vĩnh Yên.
TT Tên nh n hiệu, quiã cách, phẩm chất VT M sốã Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT TN A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Kg 20500 740 15.170.000 TGTGT 1517000 Cộng 16.687.000
(Viết bằng chữ: Mời sáu triệu sáu trăm tám mơi bảy ngàn đồng chẵn).
Nhập ngày 10/3/2002
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn tài liệu: Phòng tài vụ công ty QLSCĐBVP - Thủ tục xuất kho:
Trong tháng, căn cứ vào kế hoạch sản xuất và hạn mức cấp phát vật t của phòng kế hoạch, phòng vật t viết phiếu xuất kho theo các yêu cầu của đơn vị thi công. Khi nhận phiếu xuất kho, thủ kho xuất theo yêu cầu ghi trên phiếu, trờng hợp kho không đủ vật liệu xuất thủ kho ghi vào cột thực xuất. Thủ kho và ngời nhận vật liệu đều phải ký vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho cũng đợc lập thành 4 liên. + 1 thủ kho giữ
+ 1 phòng kế toán + 1 lu phòng vật t + 1 đơn vị lĩnh vật t
Doanh nghiệp……… Mẫu số 01 - VT
Địa chỉ…….. QĐ số 1864/1998/QĐ - BTC
Ngày 16 tháng 12 năm 1998 Của Bộ Tài chính
Biểu số 2. Phiếu nhập kho
Ngày 15 tháng 3 năm 2002 Số………. (Liên )… Nợ……….
Có………. - Họ tên ngời giao hàng: Trần Đức (đội 7)
- Lý do xuất kho: Công trình hè phố Ngô Quyền - Xuất tại kho: Vĩnh Yên.
TT Tên , qui cách, phẩm chất VT M sốã Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu TX A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Kg 1.500 1.500 815 1.222.500 2 Đá 1 x 2 m3 1,5 1,5 100.00 0 150.000 Cộng 1.372.500
(Tổng số tiền: Một triệu ba trăm bảy hai ngàn đồng chẵn)
Phụ trách bộ phận sử dụng: PT cung tiêuNgời nhận Thủ kho Nguồn tài liệu: Phòng tài vụ công ty QLSCĐB VP
2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Công ty áp dụng hình thức "Nhật ký chứng từ" và dùng bảng phân bổ NVL để hạch toán chi tiết vật liệu. Kế toán vật liệu của công ty đợc dựa trên cơ sở các chứng từ sau:
- Phiếu nhập - Phiếu xuất
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, kế toán lên bảng kê và vào sổ chi tiết.
* ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi nhập,phản ánh tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi thứ vật liệu đợc sắp xếp theo dõi trên một thẻ kho để tiện việc kiểm tra, theo dõi và quản lý thẻ kho đợc mở theo mẫu của sổ chi tiết vật t. Khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra đối chiếu số liệu thực nhập, xuất kho với số liệu ghi trên phiếu nhập, xuất, rồi ghi số liệu thực nhập trên chứng từ vào thẻ kho, sau 5 ngày các chứng từ này đợc chuyển giao cho kế toán phụ trách theo dõi vật liệu.
Biểu số 3. Thẻ kho Số tờ
Đơn vị:... Số thẻ
Ngày lập thẻ: tháng 4 năm 2001 Tên kho: Hoà Bình
Tên vật t Đơn vị tính
Ngày Số hiệu chứng từ Trích yếu Số lợng
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 18052250 1/03/01 2 Đội 1 - duy tu hè 5000 12/03/01 2 Công ty TNHH - Việt Hng 20.500 19/0/01 27 Duy tu đờng Quang Hà 15.000 ... ... ... ... ... ... ... 30/4/01 Cộng 102600 103.459 21290
Nguồn số liệu: Phòng tài vụ Công ty QLSCĐBVP
* ở phòng kế toán: Sau khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất vật liệu và thẻ kho, kế toán đối chiếu số liệu ở các chứng từ nhập xuất với số liệu ghi trên thẻ kho về phần số lợng đồng thời kiểm tra việc toán toán số d cuối tháng trên thẻ kho, nếu khớp sẽ ký xác nhận. Kế toán vật liệu sẽ tiến hành ghi phần giá trị của vật liệu vào các phiếu nhập, xuất (với vật liệu chính đều ghi giá hạch toán).
Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn, kế toán kiểm tra đối chiếu chứng từ kế toán ghi.
Nợ TK 152, 253 Nợ TK 133
Có TK 331.
VD: Trong tháng 4 năm 2001, căn cứ vào phiếu nhập kho số 02 và hoá đơn TGTGT số 31305, công ty TNHH Việt Hng, Kế toán ghi:
Nợ TK 152 (152.1): 16.707.500đ Có TK 331 16.707.5000đ
Biểu số 4: Bảng kê phân loại
Ghi có TK 331……..5TH Ngày .tháng .năm… … Số
chứng
Diễn giải Số tiền Ghi bàn nợ các TK
152.1 133 152.HT 02 Công ty TNHH VT xây dựng Việt Hng 20.500kg xi măng HĐ: 31305 16.687.000 15.170.000 1.517.000 16.707.500 Cộng 39.479.000 35.850.000 3.589.000 39.527.500 Phòng tài vụ Công ty QLSCĐB VP
Còn với một số vật liệu khác nh: vật liệu phụ (TK 152.2) nhiên liệu (152.3) tại phòng kế toán sử dụng theo giá bình quân gia quyền vì những vật… liệu này sử dụng ít mua về thờng xuất hết, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133
Có TK 133 tổng giá thanh toán.
Sau khi tổng hợp các bảng kê, kế toán vào sổ chi tiết vật t với từng loại vật liệu (Biểu số 6).
2. 2.5. Kế toán tổng hợp vật liệu.
2.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
Song song với công tác hạch toán chi tiết NVL, kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL là công việc không thể thiếu đợc để quản lý NVL. Nhân viên kế toán NVL của công ty phải tính toán, phản ánh đúng đắn, đầy đủ chính xác giá thực tế của NVL nhập kho công ty. Khi công ty có nhu cầu mua vật t, cán bộ vật t căn cứ hợp đồng mua bán, lấy báo giá, căn cứ vào hợp đồng và giấy báo giá, công ty chuẩn bị tiền tùy t heo khả năng thanh toán. Do làm ăn có uy tín trên thị trờng và là doanh nghiệp nhà nớc nên công ty ký kết hợp đồng sau 2 tháng mới thanh toán tiền mua vật t, vì vậy việc ghi sổ kế toán có tiện lợi hơn, không xảy ra trờng hợp hàng về hoá đơn cha về.
- Khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc thu mua vật liệu, kế toán ghi.
Nợ TK 152, 153
Nợ TK 133 TGTGT đầu vào đợc khấu trừ. Có Tk 331. Tổng giá thanh toán
Khi thanh toán với ngời bán, tùy theo hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 331.
- Trờng hợp khi mua hàng thanh toán ngay với ngời bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153. Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 141
* Sổ chi tiết TK 331 (xem biểu số 6): Đợc công ty mở hàng tháng theo dõi đối với từng ngời bán, mỗi ngời bán đợc mở một trang nhất định, cuối tháng tiến hành cộng sổ.
Kết cấu, cơ sở số liệu và phơng pháp lập sổ chi tiết số 2.
Căn cứ vào số d cuối tháng trớc trên sổ TK 331 để ghi số d nợ hoặc d có đầu tháng này.
Cột ghi có TK 331 - nợ TK: trong tháng, khi nhận đợc các hoá đơn kế toán tiến hành phân loại, sắp xếp theo từng ngời bán, số hoá đơn, ngày tháng và số tiền ghi trên hoá đơn vào các cột phù hợp.
Cột ghi nợ TK 331 - có các TK: trong tháng, khi nhận đợc các chứng từ thanh toán, phiếu chi tiền mặt, giấy uỷ nhiệm, giấy báo nợ của ngân hàng, séc cắt từ ngân hàng để chi trả, kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng ngời bán đợc thanh toán. Số tiền thanh toán đợc ghi vào cột tơng ứng ở phần ghi nợ.
TK 331 - ghi có các TK: trờng hợp một chứng từ thanh toán cho nhiều hoá đơn thì chỉ cần ghi số tiền đã thanh toán trên cùng dòng cho một trong các hoá đơn đã thanh toán, các hoá đơn khác chỉ cần ghi chú đã trả theo chứng từ số . Ngày .… …
* Nhật ký chứng từ số 5 (biểu số 7) ghi có TK 331 đợc kế toán dùng để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán về việc cung cấp vật t, hàng hoá.
Kết cấu, cơ sở số liệu và phơng pháp lập nhật ký chứng từ số 5.
- Số d đầu tháng đợc căn cứ vào cột số d cuối tháng của nhật ký chứng từ số 5 tháng trớc để ghi. Nhật ký chứng từ số 5 đợc mở hàng tháng, mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan đến TK 331 đợc ghi 1 dòng và ghi chung cho các đơn vị bán.
Số d trên NKCT số 5 phản ánh số tiền đã trả trớc cho đơn vị bán.
Số d có trên NKCT số 5 phản ánh số tiền công ty còn nợ đơn vị bán. Phần ghi có TK 331 đợc căn cứ vào số tiền cộng sổ cuối tháng của từng ngời bán trên sổ chi tiết TK 331 để ghi nội dung gồm: tên đơn vị bán, số tiền ghi vào các cột phù hợp.
Phần ghi nợ TK 331 cũng đợc dựa trên số tổng cộng phần ghi nợ TK 331 trên sổ chi tiết TK 331 cho từng ngời bán để ghi.
- Số d cuối tháng đợc căn cứ vào sổ tổng cộng số d cuối tháng của từng ngời bán trên sổ chi tiết TK 331 để ghi cột số d cuối tháng trên NKCT số 5.
Cuối tháng tiến hành cộng sổ, đối chiếu số liệu với các sổ kế toán khác đảm bảo có số liệu chính xác để ghi sổ cái vào bảng kê 3.
* Nhật ký chứng từ số 1 (biểu số 8) đợc mở hàng tháng theo chứng từ thanh toán và chứng từ kinh tế liên quan.
Căn cứ vào các phiếu chi, cuối ngày ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ, đồng thời ghi vào NKCT số 1. Cột diễn giải ghi tất cả các chi phí