2.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
Song song với công tác hạch toán chi tiết NVL, kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL là công việc không thể thiếu đợc để quản lý NVL. Nhân viên kế toán NVL của công ty phải tính toán, phản ánh đúng đắn, đầy đủ chính xác giá thực tế của NVL nhập kho công ty. Khi công ty có nhu cầu mua vật t, cán bộ vật t căn cứ hợp đồng mua bán, lấy báo giá, căn cứ vào hợp đồng và giấy báo giá, công ty chuẩn bị tiền tùy t heo khả năng thanh toán. Do làm ăn có uy tín trên thị trờng và là doanh nghiệp nhà nớc nên công ty ký kết hợp đồng sau 2 tháng mới thanh toán tiền mua vật t, vì vậy việc ghi sổ kế toán có tiện lợi hơn, không xảy ra trờng hợp hàng về hoá đơn cha về.
- Khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc thu mua vật liệu, kế toán ghi.
Nợ TK 152, 153
Nợ TK 133 TGTGT đầu vào đợc khấu trừ. Có Tk 331. Tổng giá thanh toán
Khi thanh toán với ngời bán, tùy theo hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 331.
- Trờng hợp khi mua hàng thanh toán ngay với ngời bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153. Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 141
* Sổ chi tiết TK 331 (xem biểu số 6): Đợc công ty mở hàng tháng theo dõi đối với từng ngời bán, mỗi ngời bán đợc mở một trang nhất định, cuối tháng tiến hành cộng sổ.
Kết cấu, cơ sở số liệu và phơng pháp lập sổ chi tiết số 2.
Căn cứ vào số d cuối tháng trớc trên sổ TK 331 để ghi số d nợ hoặc d có đầu tháng này.
Cột ghi có TK 331 - nợ TK: trong tháng, khi nhận đợc các hoá đơn kế toán tiến hành phân loại, sắp xếp theo từng ngời bán, số hoá đơn, ngày tháng và số tiền ghi trên hoá đơn vào các cột phù hợp.
Cột ghi nợ TK 331 - có các TK: trong tháng, khi nhận đợc các chứng từ thanh toán, phiếu chi tiền mặt, giấy uỷ nhiệm, giấy báo nợ của ngân hàng, séc cắt từ ngân hàng để chi trả, kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng ngời bán đợc thanh toán. Số tiền thanh toán đợc ghi vào cột tơng ứng ở phần ghi nợ.
TK 331 - ghi có các TK: trờng hợp một chứng từ thanh toán cho nhiều hoá đơn thì chỉ cần ghi số tiền đã thanh toán trên cùng dòng cho một trong các hoá đơn đã thanh toán, các hoá đơn khác chỉ cần ghi chú đã trả theo chứng từ số . Ngày .… …
* Nhật ký chứng từ số 5 (biểu số 7) ghi có TK 331 đợc kế toán dùng để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán về việc cung cấp vật t, hàng hoá.
Kết cấu, cơ sở số liệu và phơng pháp lập nhật ký chứng từ số 5.
- Số d đầu tháng đợc căn cứ vào cột số d cuối tháng của nhật ký chứng từ số 5 tháng trớc để ghi. Nhật ký chứng từ số 5 đợc mở hàng tháng, mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan đến TK 331 đợc ghi 1 dòng và ghi chung cho các đơn vị bán.
Số d trên NKCT số 5 phản ánh số tiền đã trả trớc cho đơn vị bán.
Số d có trên NKCT số 5 phản ánh số tiền công ty còn nợ đơn vị bán. Phần ghi có TK 331 đợc căn cứ vào số tiền cộng sổ cuối tháng của từng ngời bán trên sổ chi tiết TK 331 để ghi nội dung gồm: tên đơn vị bán, số tiền ghi vào các cột phù hợp.
Phần ghi nợ TK 331 cũng đợc dựa trên số tổng cộng phần ghi nợ TK 331 trên sổ chi tiết TK 331 cho từng ngời bán để ghi.
- Số d cuối tháng đợc căn cứ vào sổ tổng cộng số d cuối tháng của từng ngời bán trên sổ chi tiết TK 331 để ghi cột số d cuối tháng trên NKCT số 5.
Cuối tháng tiến hành cộng sổ, đối chiếu số liệu với các sổ kế toán khác đảm bảo có số liệu chính xác để ghi sổ cái vào bảng kê 3.
* Nhật ký chứng từ số 1 (biểu số 8) đợc mở hàng tháng theo chứng từ thanh toán và chứng từ kinh tế liên quan.
Căn cứ vào các phiếu chi, cuối ngày ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ, đồng thời ghi vào NKCT số 1. Cột diễn giải ghi tất cả các chi phí của công ty.
- Trờng hợp công ty mua NVL đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giá mua vật t và chi phí vận chuyển, kế toán căn cứ vào hoá đơn, biene lai thu c- ớc phí, vận chuyển và các chứng từ số 1 trên các cột phù hợp với số tiền đã trả theo định khoản.
Nợ TK 151.
Có TK 111 - tiền mặt.
- Trờng hợp công ty chuyển trả tiền, kế toán căn cứ vào phiếu thu tiền mặt để ghi vào NCKT số 1.
Nợ TK 331 - phải trả ngời bán. Có TK 111 - tiền mặt.
- Trờng hợp kế toán tạm ứng tiền cho tiếp liệu đi mua NVL không hạch toán vào TK 138 mà vẫn viết phiếu chi tiền, khi nhập kho hàng hoá của tiếp liệu mua về sẽ hoàn thiện nh trờng hợp công ty mua NVL thanh toán trực tiếp. Cuối tháng tiến hành cộng sổ theo từng cột, dòng và số liệu đợc chuyển ghi sổ cái và bảng kê 3.
* Các nghiệp vụ kế toán có liên quan đến TK 112 đợc phản ánh trên NKCT số 02 - ghi có TK 112 (biểu số 9, NKCT số 2 đợc mở hàng tháng: Mẫu số và phơng pháp ghi giống NKCT số 1. Để phản ánh đầy đủ, chính xác giá thực tế của NVL nhập kho công ty thì đòi hỏi kế toán phải tính và phân bổ chi phí thu mua vật t một cách đầy đủ chính xác cho số nguyên vật liệu đ- ợc thu mua.
2.2.5.3. Kế toán tổng hợp xuất NVL.
Nguyên vật liệu trong công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm đó. Ngoài ra nguyên vật liệu còn đợc xuất kho cho các nhu cầu khá của công ty. Để thực hiện đợc nhiệm vụ của mình, nhân viên kế toán vật liệu phải:
- Căn cứ vào chứng từ xuất kho NVL, tiến hành phân loại theo từng thứ, nhóm NVL và từng đối tợng sử dụng nguyên vật liệu.
- Căn cứ phiếu xuất, kế toán lên bảng kê 3, đồng thời căn cứ vào hệ số giá đã đợc tính cho từng loại NVL trên bảng kê để tính ra giá thực tế (đối với NVL chính sau đó ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sử dụng theo cột dòng phù hợp.
Công ty sử dụng bảng kê 3 (biểu số 10) để tính hệ số giá của NVL và công cụ lao động nhỏ.
Kết cấu, cơ sở số liệu và phơng pháp lập bảng kê 3.
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL trong tháng hoặc các chứng từ có liên quan đến bên nợ TK 152, TK 153 và bảng kê 3 tháng trớc.
VD: Số d đầu tháng của TK 152,1 là : 63.578.773đ Từ NKCT số 5 (ghi có TK 331) 148.905.550đ Từ NKCT số 1 (ghi có TK 111) 750.000đ Phát sinh trong tháng 3/99- TK 152,2 là: 213234.323đ
Ta có số liệu tồn kho cuối tháng: 59.662.708đ
Bảng phân bổ vật liệu đợc kế toán sử dụng để tập hợp giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tợng sử dụng theo giá hạch toán và giá thực tế (TK 152.1) làm cơ sở để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cũng nh ghi vào các sổ kế toán có liên quan.
Kết cấu, cơ sở số liệu lập bảng phân bổ NVL (biểu số 11).
- Các cột dọc phản ánh giá trị các loại NVL xuất dùng chi tiết giá hạch toán và giá thực tế.
- Các dòng ngang phản ánh đối tợng sử dụng NVL, công cụ lao động nhỏ.
Căn cứ vào chứng từ xuất kho vật liệu đã tập hợp theo thứ tự thứ loại vf đối tợng sử dụng vật liệu, hệ số giá để tính giá thực tế vật liệu. Các cột giá hạch toán đợc căn cứ trên cơ sở các chứng từ xuất kho và đợc phân loại.
Các cột giá thực tế bằng cột giá hạch toán nhân với hệ số giá (H). Bảng tổng hợp xuất VL (biểu số 12).
Ch
ơng 3
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty "Quản lý và sửa
chữa đờng bộ Vĩnh Phúc.