Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức " Nhật ký chứng từ" đây là hình thức đợc áp dụng tơng đối phổ biến ở các doanh nghiệp, hình thức này có u điểm cung cấp thông tin kịp thời so với hình thức kế toán "chứng từ ghi sổ" nhng do kết hợp nhiều mặt nên kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc áp dụng cơ giới hoá trong công tác kế toán. Do vậy công ty cần phải tận dụng xử lý công tác kế toán trên máy vi tính, cần đầu t thêm máy vi tính để phù hợp với yêu cầu thực tế, làm giảm bớt số lợng sổ sách, giúp công tác hạch toán nhanh hơn và chính xác hơn. Công ty nên lựa chọn hình thức kế toán "Nhật ký chung". Trong giai đoạn hiện nay khoa học kỹ thuật đã có nhiều thành tựu đáng kể đợc ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý kinh tế, phòng kế toán của công ty nói riêng và các phòng ban nói chung cũng nên mạng hoá để tìm kiếm thị trờng thông tin nhanh, chính xác và có thể đem lại lợi ích kinh tế.
Đặc điểm của hình thức kế toán "Nhật ký chung" là: Các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh đợc căn cứ vào nhật ký chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nghiệp vụ kinh tế. Theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi sổ cái:
Hệ thống sổ gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết mở theo yêu cầu quản lý của công ty.
Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, lập định khoản, ghi nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái.
- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời ghi sổ kế toán chi tiết. - Trờng hợp sử dụng nhật ký đặc biệt cũng căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, ghi vào nhật ký đặc biệt, cuối tháng nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái.
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. - Tổng hợp số liệu báo cáo kế toán.
Ưu điểm: Công việc ghi chép đơn giản, kết cấu số đơn giản, thuận tiện hơn cho việc áp dụng kế toán trên máy vi tính cùng với sự lựa chọn đó công ty có thể áp dụng phơng pháp sổ số d. Phơng pháp này tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lợng ghi chép cho kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng phù hợp với đặc thù của công ty có nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu với chủng loại số lợng lớn, cùng điều kiện công ty sử dụng giá hạch toán để nhập, xuất vật liệu.
Tóm tắt sơ đồ hình thức kế toán "Nhật ký chung" Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ nhật ký
đặc biệt
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra