II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
3. Mối quan hệ giữa công tác kế hoạch và công tác theo dõi, đánh giá.
3.1. Hệ thống theo dõi, đánh giá là công cụ trung gian tạo xúc tác để mong muốn trở thành hiện thực.
Kế hoạch đặt ra mục tiêu phát triển; Đó là mong muốn về tương lai với các kết cục dự kiến và các bước thực hiện hay con đường cần phải đi nhằm đạt được kết quả đó. Trên thực tế không phải lúc nào dự kiến và thực tiễn cũng trùng khớp với nhau, do đó sẽ tồn tại những sai lệch . Mong muốn của các nhà quản lý là nắm được những sai lệch này và lý giải được vì sao, bởi đó có thể là nguyên nhân làm cho mong muốn của chúng ta không thể thực hiện được.
Sơ đồ 1-5: Sai lệch giữa mục tiêu và thực hiện kế hoạch.
(Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa trên kết quả)
Mục tiêu
Thực hiện
Mục tiêu
Hệ thống theo dõi, đánh giá là cơ sở để biết tiến độ thực hiện kế hoạch, là cách để biết được ta đang ở đâu, liệu ta đã đi đúng hướng hay chưa, ta còn cách đích bao xa, liệu ta có thể đến được đích hay không...Điều đó cũng có nghĩa là công cụ theo dõi, đánh giá đã góp phần làm cho kế hoạch trở thành thực tiễn, kế hoạch là một qui trình chứ không đơn thuần là bản kế hoạch.
3.2. Kế hoạch là cơ sở để xây dựng khung theo dõi, đánh giá.
Kế hoạch là cơ sở để xác định mục tiêu ưu tiên phát triển của doanh nghiệp, là cơ sở để xác định các cấp mục tiêu. Đây chính là cột đầu tiên trong khung theo dõi, đánh giá.
Sơ đồ 1-6: Xây dựng chỉ số, chỉ tiêu dựa vào các cấp mục tiêu kế hoạch.
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Bản kế hoạch cho phép xác định các cấp mục tiêu (Kế hoạch) Xác định chỉ tiêu, chỉ số cho từng cấp chỉ tiêu. (Khung TD-ĐG) Mục tiêu tổng quát (Tác động)
Mục tiêu trung gian (MT trực tiếp) Đầu ra Hoạt động Chỉ tiêu,chỉ số Chỉ tiêu,chỉ số Chỉ tiêu,chỉ số Chỉ tiêu,chỉ số
3.3. Kế hoạch là mục tiêu của theo dõi, đánh giá.
Khi đã được thành lập, hệ thống theo dõi, đánh giá quay trở lại lấy kế hoạch làm mục tiêu.
Kết quả của theo dõi là một loạt con số thống kê về kết quả thực hiện của một loạt các chỉ tiêu kế hoạch cần thiết. Những con số này sẽ được so sánh với các chỉ tiêu kế hoạch, đánh giá và đưa ra kết luận về thực trạng , khả năng hoàn thành kế hoạch, có khả năng vượt kế hoạch hay không…Đây là những thông tin vô cùng quan trọng cho việc ra quyết định của người quản lý.
Nói tóm lại giữa kế hoạch và theo dõi, đánh gía có mối quan hệ tác động
qua lại, phụ thuộc lẫn nhau, bởi :
Kế hoạch thể hiện mong muốn về tương lai, là mục tiêu mong muốn ứng với nguồn lực cụ thể trong thời gian nhất định. Theo dõi, giám sát là biện pháp nhằm bảo đảm rằng các hành động của chúng ta là phù hợp, nhất quán với mục tiêu đề ra. Như vậy họ chính là những “ kẻ đồng hành”.
Kế hoạch giúp xác định mục tiêu còn theo dõi, đánh giá giúp duy trì và tái định hướng những hành động và kết quả thực hiện.
Người quản lý không thể lập kế hoạch có hiệu quả nếu như không có đủ những thông tin chính xác và kịp thời. Quá trình theo dõi, đánh giá cung cấp cho họ những thông tin chủ yếu và đáng tin cậy.
Người quản lý khó có thể thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đánh giá có hiệu quả nếu thiếu kế hoạch để xác mục đích của theo dõi, đánh giá là gì. Như vậy kế hoạch và theo dõi, đánh giá bổ sung, hỗ trợ nhau.