III. Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La
2. Hoàn thiện về mặt nội dung TD-ĐG thực hiện kế hoạch
Nội dung chính của công tác theo dõi, đánh giá phải được hoàn thiện đó là:
2.1. Khung theo dõi, đánh giá.
Khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung có thể gồm các mục như sau: - Xác định các cấp mục tiêu : mục tiêu ưu tiên, các kết quả chủ yếu được tạo thành và hoạt động cần thực hiện.
- Xác định các chỉ tiêu, chỉ số cần có ở tất cả các cấp mục tiêu.
Khung theo dõi, đánh giá dựa vào mục tiêu cuối cùng, xác định kết quả trước sau đó xác định hành động. Khung theo dõi, đánh giá là định hướng cho doanh nghiệp biết đâu là mối quan tâm chính của họ. Theo dõi, đánh giá khi đó sẽ không chỉ quan tâm tới mục tiêu cuối cùng mà là tất cả các cấp mục tiêu. Khi đó trong trường hợp mục tiêu không được thực hiện hoàn toàn có thể biết rõ nguyên nhân do đâu: Do hoạt động nào không được đảm bảo, do đầu ra nào không được tạo ra đúng tiêu chuẩn hay do một yếu tố khách quan nào đó nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp…Khác với trước đây công ty hoạt động dựa trên cơ sở: Thực hiện một chuỗi các hoạt động đã được xác định trước và không đảm bảo khi tất cẩ các hoạt động đó được thực hiện thì kết quả mong muốn sẽ xuất hiện. Khi đó khó biết vai trò của từng hành động trong việc tạo thành kết quả ; khó kiểm soát được mục tiêu và làm công tác theo dõi, đánh giá không có nhiều ý nghĩa trong việc điều chỉnh hành động để đạt mục tiêu.
2.2. Bảng tiến độ về thời gian.
Trong khung theo dõi, đánh giá chỉ nêu được các chỉ số và nội dung của các chỉ tiêu còn không thấy được tiến độ thực hiện các chỉ tiêu đó. Mà nguyên tắc của việc theo dõi, đánh giá không phải chỉ là đánh giá cuối kỳ xem kế hoạch có đạt hay không, mà phải xác định các sai lệch có thể tạo nên sự chệch hướng và tìm ra nguyên nhân. Bảng tiến độ về thời gian cho biết thời gian thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu. Đây là cơ sở để kiểm soát về mặt tiến độ và đánh giá khả năng hoàn thành của kế hoạch
2.3. Bảng tiến độ và phân bổ ngân sách
Phải gắn kế hoạch hành động với khung khổ chi tiêu, nếu không thì không có cách nào để xác định xem liệu việc phân bổ ngân sách có phù hợp, có hiệu quả không, thành công hay thất bại.