II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế
5. Triển khai kế hoạch TD-ĐG trong tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá
5.3. Đánh giá, kết luận, rút ra bài học kinh nghiệm và chuẩn bị cho kỳ
hoạch theo dõi, đánh giá tiếp theo.
Đánh giá là đánh giá các đầu ra và sự đóng góp của các đầu ra trong việc đạt mục tiêu. Khi đầu ra xuất hiện sẽ tiến hành so sánh chênh lệch giữa kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra. Đánh giá xem những chênh lệch đó là lớn hay nhỏ, liệu ảnh hưởng gì lớn tới việc đạt mục tiêu không, so sánh xem kết quả thực hiện có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không?
Để đánh giá một đầu ra có thực hiện phù hợp với mục tiêu kế hoạch hay không cần phải xem xét các yếu tố sau đây:
- Đầu ra đó được tạo thành ở thời điểm nào, có phù hợp với tiến độ về thời gian hay không?
- Các hoạt động tạo ra đầu ra có được thực hiện phù hợp với phân bổ ngân sách hay không?
- Đặc điểm tình hình thực hiện đầu ra? Có những yếu tố nào nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp ảnh hưởng tới đầu ra hay không?
Sơ đồ 3-6: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xuất hiện đầu ra.
Mốc Mục tiêu Thời gian Kết quả Hoạt động Ngân sách Đầu ra Yếu tố khách quan
Nếu xem xét các yếu tố trên không được đảm bảo, cần có định hướng và biện pháp để điều chỉnh. Các thông tin trên là cơ sở để tìm hiểu rõ nguyên nhân của các chênh lệch, giải thích một cách khách quan sự khác nhau giữa thực tế và dự báo của doanh nghiệp. Biết rõ nguyên nhân là cơ sở để có thể đưa ra được biện pháp và điều chỉnh kịp thời trong giới hạn ngân sách cho phép.
Phải khẳng định rằng một bản báo cáo hay những ý kiến chỉ đạo của cán bộ quản lý trong quá trình sản xuất, kinh doanh cũng là những điều chỉnh, những kết luận rút ra nhờ kiểm tra, đánh giá. Do đó, mỗi xí nghiệp, phòng ban cần có một số bổ sung nhằm đánh giá thực hiện kế hoạch một cách toàn diện hơn như sau:
5.3.1. Báo cáo của xí nghiệp về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất.
Bảng 3.5: Báo cáo của xí nghiệp I về tình hình sản xuất kinh doanh tháng n năm 2007 Nội dung Chỉ tiêu KH năm 2007 Luỹ tiến tới Th.(n- 1) -2007 Th.n - 2007 Th.n - 2006 Th.n- 07 /Th.n-06 Tổng n Th-07/ KH07 1. Sản lượng mộc sản xuất - Gạch đặc máy - Gạch 2 lỗ - Gạch 3 lỗ - Ngói chùa …. 2. Sản lượng nhập - Gạch đặc máy - Gạch 2 lỗ - Gạch 3 lỗ - Ngói chùa …. 3. Tiêu hao nguyên- nhiên vật
liệu - Đất - Than - Nước - Điện …. 4. Chi phí nhân công 5. Chi phí thuê ngoài 6. Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị 7. Tổng chi phí 8. Tỉ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
Trong baó cáo số liệu phải ghi rõ tình trạng ban đầu của các chỉ số (thường là số liệu của cuối của các kỳ trước), kết quả thực hiện trong thời gian tương ứng trong kỳ trước(nếu cần thiết có thể lấy số liệu tương ứng của nhiều kỳ trước đó), nêu ra các hoạt động cải tiến, các hoạt động chưa triển khai kịp tiến độ, ảnh hưởng của sự tăng giá hay thay đổi chính sách… Đó là những thông tin cơ bản cần thiết để thực hiện đánh giá vì đánh giá cần phải so sánh chênh lệch và tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch đó, từ đó đề xuất điều chỉnh hoạt động, thêm hoạt động mới, tăng cường nhân lực, vật lực, tài lực tại những điểm mấu chốt nào.
Ví dụ: Báo cáo của xí nghiệp 1 trong tháng sản xuất vượt mức kế hoạch
nhưng tỷ lệ phế phẩm lại cao:
- Các chỉ tiêu về lượng gạch mộc, sản lượng gạch sản xuất đã hoàn thành vượt mức kế hoạch 10%. Đây là mức có thể chấp nhận được trong giới hạn về công suất.
- Nguyên nhân để có thể hoàn thành tốt kế hoạch là đảm bảo duy trì công suất hoạt động của máy móc, bố trí nhân công hợp lý, lao động làm việc với năng suất cao.
- Các chỉ tiêu đạt kế hoạch thấp là: Tỷ lệ phế phẩm cao vượt mức kế hoạch 21%. Đây là tỷ lệ lớn cần phải khắc phục.
- Nguyên nhân của việc không hoàn thành kế hoạch là do đất không đạt tiêu chuẩn dẫn tới gạch mộc không đảm bảo chất lượng, máy nhào đùn gặp gặp trục trặc kĩ thuật và được phát hiện muộn.
- Xí nghiệp đã thực hiện biện pháp, hành động để khắc phục sự cố, đảm bảo sản xuất là: Bảo dưỡng, sửa chữa máy móc khi có sự cố, thông báo và kiểm tra lại chất lượng đất, cung ứng nước kịp thời cho sản xuất .
- Đề xuất của xí nghiệp là công ty đầu tư thay thế cho xí nghiệp bộ phận trục quay và nén ở máy nhào đùn liên hợp, công ty kiểm tra lại chất lượng đất sản xuất và có biện pháp xử lý.
Chênh lệch giữa thực tế và mục tiêu doanh nghiệp đặt ra có thể được phân tích ở một số khía cạnh như: Sản lượng sản xuất, số lượng bán và doanh thu bán, dựa trên các chi phí tương ứng...Tuy nhiên đây chỉ là những đánh giá mang tính chất ngắn hạn do đó đánh giá những sai lệch này không nhằm mục đích qui trách nhiệm mà chỉ nhằm mục đích xem xét các hoạt động trong một tổng thể nhằm đánh giá tính hợp lý và có những điều chỉnh kịp thời.
5.3.2. Báo cáo của phòng KHTH về cung ứng nguyên vật liệu.
Phòng KHTH thống kê số liệu về tình hình tiêu hao và cung ứng nguyên vật liệu. Tuy nhiên do đặc thù của tiêu hao nguyên vật liệu phụ thuộc vào sản lượng sản phẩm sản xuất và công suất máy móc. Do đó khi đánh giá tiêu hao và cung ứng nguyên vật liệu có phụ thuộc vào tình hình thực hiện các chỉ tiêu
và các hoạt động của các xí nghiệp. Nên khi đánh giá nguyên nhân đạt hay đạt kế hoạch cần phải có những xem xét toàn diện.
Khi tiêu hao nguyên vật liệu vượt mức kế hoạch đã đề ra nhưng được bù lại bởi sản lượng sản xuất ở các xí nghiệp cũng tăng tương ứng thì đó không phải là điều đáng lo ngại.
Khi nguyên vật liệu tiêu hao vượt chỉ tiêu và có biểu hiện của hao hụt nguyên vật liệu thì phải xem lại tỷ lệ nguyên vật liệu/ sản phẩm có lớn không, hay do có lỗi kĩ thuật ở thiết bị, máy móc, hay do các sự cố ngoài ý muốn… Nguyên nhân ở khâu nào thì phải báo để tiến hành xử lý ngay.
Khi không cung ứng đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, cần đánh giá xem lỗi là do phòng kế hoạch lơ là theo dõi lượng nguyên vật liệu tiêu hao, hoặc do nguyên nhân khách quan từ nhà cung ứng. Nếu do nhà cung ứng và đã từng có hiện tượng này xảy ra thì phải có phản hồi ngay tới ban giám đốc để kịp thời có kiến nghị.
Công tác theo dõi, đánh giá còn có tác dụng rất quan trọng là tính kế thừa. Tính chất đó làm cho hệ thống luôn vận hành thông suốt và hiệu quả trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do đó sau mỗi kỳ thực hiện kế hoạch, công ty sẽ rút ra những kinh nghiệm trong tổ chức hoạt động sản xuất và quản lý. Sau một thời gian thực hiện, công ty sẽ thực sự làm chủ hệ thống kế hoạch hóa của doanh nghiệp chứ không còn bị phụ thuộc, gò bó trong một hệ thống với những qui định chằng chịt.
III. Một số kiến nghị nhằm thực hiện tốt công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD tại Công ty cổ phần Đại La.