II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế
5. Triển khai kế hoạch TD-ĐG trong tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá
5.2. Tổ chức xử lý số liệu, thông tin
Các giám đốc xí nghiệp, các trưởng phòng sẽ có nhiệm vụ xử lý và phân tích số liệu sau đó mới báo cáo số liệu đã qua phân tích cho ban giám đốc và ban giám đốc dựa vào đó làm cơ sở cho quá trình ra quyết định của mình. Ban
giám đốc sẽ thường xuyên kiểm tra hoạt động của các xí nghiệp nên cũng đã nắm bắt được tương đối tình hình của xí nghiệp. Với các bản báo các của xí nghiệp, các trưởng phòng hoặc ban giám đốc nếu không rõ hoặc nghi ngờ về nguồn tin có thể xuống thực địa kiểm tra.
Thực tế với lượng thông tin rất lớn các cán bộ quản lý phải xâu chuỗi chúng một cách lôgic theo thứ tự thời gian và kết quả. Tất cả nguồn thông tin đó đều có mối liên hệ với nhau chứ không tồn tại một cách rời rạc. Các nhà quản lý phải tìm cách biểu diễn thông tin một cách khoa học nhất. Có rất nhiều cách để biểu diễn thông tin nhưng nói chung nên kết hợp giữa hai phương pháp rất phổ biến là dùng bảng số liệu và đồ thị.
Bảng số liệu : Cách trình bày này được sử dụng rất phổ biến. Trên đó nêu lên các nội dung và các số liệu phản ánh từng nội dung đó. Bảng số liệu giúp nhận thấy rõ các giá trị tuyệt đối và tương đối liên quan tới từng chỉ tiêu. Do đó dễ dàng cho việc đánh giá và so sánh với các thời kỳ liền trước nó. Tuy nhiên dùng bảng số liệu rất khó cho ta hình dung về các mối quan hệ phức tạp hoặc so sánh nhiều thời kỳ khác nhau.
Đồ thị : Có rất nhiều loại đồ thị khác nhau nhưng mục đích chung vẫn là mô hình hoá các mối quan hệ, giúp cho ta có cái nhìn sinh động về các biến động theo thời gian hoặc so sánh theo không gian. Đồ thị có tác dụng rất lớn trong việc xem xét số liệu trong nhiều năm hoặc đánh giá thị phần của doanh nghiệp, khả năng cạnh tranh trên thị trường…
Sau khi xâu chuỗi được các thông tin, sẽ phân tích chúng theo chuỗi thời gian hoặc không gian. Các thông tin đó sẽ trở thành dữ liệu quan trọng.