III. Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La
5. Tổ chức thực hiện và báo cáo
Người lập kế hoạch đồng thời là người chủ trì đôn đốc việc kiểm tra thực hiện để đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng yêu cầu đã đề ra, sau đó báo cáo với giám đốc về kết quả thực hiện các mục tiêu. Báo cáo bằng văn bản
thường được lập theo tháng, quí. Nếu có kiến nghị hoặc yêu cầu phát sinh có thể gặp trực tiếp giám đốc hoặc những người có liên quan để đề đạt mà không nhất thiết cần phải thông qua văn bản. Nói chung cơ chế báo cáo và thủ tục, giấy tờ của công ty khá gọn nhẹ và không có những yêu cầu khắt khe. Cơ chế khá linh động nhưng đôi khi cũng gây ra sự chồng chéo, thiếu thống nhất và bị động cho cấp dưới.
Tại các xí nghiệp, người trực tiếp giám sát các hoạt động là các trưởng ca và các tổ trưởng. Họ theo dõi thực hiện sản xuất, cập nhật sản lượng thực hiện hàng ngày vào sổ nhật trình của tổ, tình hình về nhân lực, sản lượng, chủng loại sản phẩm, bán sản phẩm của từng tổ vào sổ tổng hợp của Xí nghiệp. Các tình hình khác trong ca sản xuất (sự cố, tình trạng thiết bị máy móc…) kể cả các ý kiến chỉ đạo của giám đốc XN và lãnh đạo của công ty (nếu có) được thực hiện trong tổ giao ca Xí Nghiệp.
Các xí nghiệp sẽ tổng hợp số liệu của xí nghiệp mình vào sổ theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Dựa vào những nội dung yêu cầu báo cáo của của các phòng ban trong công ty (Phòng kế hoạch, Phòng tổ chức, Phòng kinh tế) các xí nghiệp sẽ lập báo cáo theo từng tháng.
Hàng tháng xí nghiệp1 lập báo cáo với phòng kế hoạch về sản phẩm ra lò của xí nghiệp sản xuất được theo mẫu như sau:
Bảng 2-6: Tổng hợp sản phẩm ra lò tháng 1 năm 2007
STT Nội dung Gạch 2 lỗ Đặc máy 3 lỗ công nghiệp
A1X X1H A2X A2H A1X A1H A1X A1H
1 Nhập – Thanh lý 2 Số treo (âm) 3 Sản phẩm qui đổi
4 Tỷ lệ A/M
Hàng tháng, quí các phòng ban sẽ nộp báo cáo cho ban giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của các xí nghiệp và tình hình hoạt động của công ty. Sau đó sẽ có một cuộc họp nhằm đánh giá những mặt tốt và yếu kém cần phải khắc phục trong thời gian tới nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ kế hoạch đã đặt ra. Trong cuộc họp có ban giám đốc, các trưởng phòng, phó phòng, ban giám đốc xí nghiệp.