Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH tin học – điện tử Khang Tiên
Hình 4: CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH tin học - điện tử Khang Tiên là cơ cấu quản trị theo chức năng giúp Giám đốc dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh và quyết định quản trị, nhưng thực tế hoạt động kinh doanh tại đơn vị có sự khác biệt rất rõ rệt điều đó thể hiện qua việc Giám đốc thực hiện nhiều công việc trong công ty như: làm kỹ thuật, tiếp khách hàng, ký hợp đồng với khách hàng và đối tác…mà không có sự phân công giao việc cụ thể cho từng nhân viên chẳng hạn ai làm việc gì, thời gian hoàn thành công việc, trách nhiệm ra sao.
Tóm lại, với cơ cấu quản trị theo chức năng thì Công ty đang gặp phải tình trạng phân công công việc không rõ ràng cho nhân viên, điều đó phản ánh lên tình hình nhân sựở Công ty đang gặp vấn về hoặc Công ty tổ chức nhân lực chưa chuyên nghiệp và bài bản, vì khi nhà quản trị làm rất nhiều công việc trong ngày
Giám Đốc Bộ phận kinh doanh Phòng kỹ thuật Kho
không thuộc chuyên môn thì sức mạnh cũng như mức tập trung bị dàn trải, không
đồng đều làm cho hiệu quảđạt được không cao, không thỏa mãn nhu cầu KH.
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc
Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm toàn bộ vềđiều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trước pháp luật Nhà nước, trực tiếp điều hành chỉ đạo các hoạt
động sản xuất kinh doanh ở từng khâu, từng bộ phận của Công ty, chăm lo đời sống của công nhân viên.
Chủ động lập kế hoạch KD và áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm quá trình KD đạt hiệu quả. Quản lý và sử dụng các nguồn vốn theo kế hoạch có hiệu quả. Hướng dẫn kiểm tra thực hiện điều lệ của Công ty cho các nhân viên.
Giám đốc Công ty có quyền quyết định những vấn đề liên quan đến tổ chức như việc bổ nhiệm chức vụ của nhân sự, thuyên chuyển nhân viên sang các phòng ban khác, quyết định mức lương, khen thưởng và kỹ luật nhân viên trong theo đúng qui định mà Công ty đề ra. Bên cạnh đó Giám đốc còn xét duyệt, thiết lập các chính sách hỗ trợ bán hàng và đề ra chiến lược kinh doanh.
Giám đốc là người quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý Công ty, quyết định hợp tác liên doanh và các dự án đầu tư mở rộng, đổi mới công nghệ
thiết bị của Công ty. Đồng thời Giám đốc đại diện Công ty để ký kết các hợp
đồng kinh tế với KH, với nhà cung ứng và đối tác. * Bộ phậnkinh doanh
Chức năng:
Trưng bày giới thiệu các sản phẩm về máy vi tính, máy in, máy photocopy và các thiết bị, kinh kiện khác. Bên cạnh đó Công ty thực hiện việc bán hàng, hỗ
trợ bán hàng, trao đổi hàng hóa với khách hàng.
Trong quá trình KD Công ty còn giao dịch, ký hợp đồng với khách hàng và
đối tác tại bộ phận KD, khi khách hàng có nhu cầu hay thắc mắc, khiếu nại về
các sản phẩm và dịch vụ thì sẽđược bộ phận KD giải quyết vấn đề một cách tốt nhất nhằm đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho khách hàng. Cho nên việc thông qua giao dịch, tiếp xúc với khách hàng giúp cho nhân viên của bộ phận KD dễ
Tuy nhiên, bộ phận KD còn thực hiện chức năng đối nội rất quan trọng trong hoạt động KD là làm công tác tham mưu với Giám đốc về việc xây dựng các kế hoạch KD, đề ra những chính sách bán hàng trong tương lai nhằm đạt mục tiêu doanh số, ổn định tài chính và đảm bảo quá trình KD hiệu quả, giảm tối thiểu rủi ro trong KD.
Nhiệm vụ:
Trong hoạt động KD đặc biệt là công tác Marketing, bộ phận KD đã tổ chức thực hiện việc bán hàng, giao tiếp và trao đổi thông tin với KH. Qua đó bộ phận KD đã thu thập những thông tin rất quan trọng về nhu cầu của KH, rồi tiến hành phân tích và chọn lọc những ý kiến đóng góp hay, có ý nghĩa để làm định hướng phát triển Công ty trong tương lai.
Ngoài ra bộ phận KD còn thực hiện công tác Marketing là theo dõi và phân nhóm KH theo từng phân khúc, để từđó Công ty có chính sách bán hàng và tiếp thị hiệu quả. Những ý kiến đóng góp của KH được nhân viên Marketing tiếp nhận nhiệt tình và luôn tìm cách giải quyết nhanh chóng nhằm đem lại nhiều lợi ích cho KH.
Bên cạnh đó bộ phận KD còn thực hiện nhiệm vụ rất quan trọng khác là ký hợp đồng mua bán hàng hóa với KH và nhà cung ứng , chủđộng hơn trong việc
đề xuất phương thức thanh toán mua bán với đối tác. Sự thuận tiện đã giúp bộ
phận KD dễ dàng trong việc kiểm soát số lượng hàng mua vào, bán ra và có chính sách điều chỉnh giá cả phù hợp với thị trường. Trên cơ sở đó bộ phận KD luôn tìm mọi cách với mong muốn thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của KH.
Nhận xét: Qua phân tích chức năng và nhiệm vụ chúng ta dễ dàng nhận thấy
được những ưu điểm của bộ phận KD là tiện lợi trong việc thực hiện công tác Marketing, giao tiếp trực tiếp với KH và đối tác qua đó phòng KD đã tiết kiệm
được chi phí tiếp thị rất lớn.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện hoạt động Marketing của bộ phận KD còn nhiều hạn chế cần khắc phục như cách bố trí, trưng bày các sản phẩm chưa theo hệ thống, trật tự các sản phẩm không thống nhất, chưa tận dụng hết không gian rộng, khi nhìn từ bên ngoài vào thì thấy cách phối thức các SP chưa bài bản và không đẹp mắt. Điều này đã ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động Marketing của Công ty ở việc không tạo được ấn tượng lạ và đẹp mắt đối với khách hàng, đồng
thời đối với KH và những người qua lại sẽ có quan niệm là Công ty kinh doanh chưa thật sự chuyên nghiệp, chính sự nhận thức đó đã ảnh hưởng đến uy tín cũng như thương hiệu của Công ty trong địa bàn huyện Long Mỹ và làm cho quá trình quảng bá, tuyên truyền của Công ty không mang tính thuyết phục đối với KH mặc dù sản phẩm rất tốt, chất lượng cao và giá rẽ.
* Phòng kỹ thuật
Chức năng:
Phòng kỹ thuật có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban khác đặc biệt là phòng KD cho nên việc giao nhận và sửa chữa máy tính được thực hiện rất dễ dàng. Sự lợi thế đó đã giúp phòng kỹ thuật chủđộng hơn trong việc xây dựng những kế
hoạch Marketing để thực hiện quá trình cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo hành và tư
vấn kỹ thuật.
Ngoài ra phòng kỹ thuật thường xuyên nạp mực cho KH đặc biệt là các KH tổ
chức, vì thế mà mối quan hệ giữa phòng kỹ thuật nói riêng và Công ty nói chung với các tổ chức bên ngoài ngày càng tốt hơn, giúp Công ty dễ dàng trong hoạt động KD.
Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật rất quan trọng trong Công ty, doanh sốđóng góp hằng năm là 30%/ tổng doanh thu từ dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì máy tính. Năm 2006 có 02 nhân viên, đến năm 2007 do nhu cầu của khách hàng sử dụng dịch vụ ngày càng cao cho nên phòng kỹ thuật đã tăng thêm 01 nhân viên mới. Số lượng nhân viên kỹ thuật ngày càng tăng lên nhằm mục đích tăng cường hơn nữa trong việc cung cấp các dịch vụ sửa chữa và xúc tiến việc thu thập thông tin KH cũng như
những ý kiến đóng góp về kỹ thuật. Để từđó phòng kỹ thuật đề ra những chính sách tư vấn kỹ thuật hiệu quả và đặc biệt là quá trình báo giá cho KH chuyên nghiệp hơn.
Quá trình tư vấn về kỹ thuật cho khách hàng qua điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp nhằm đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho khách hàng, qua đó nhân viên kỹ thuật cũng hiểu rõ về những khó khăn hay những lỗi mà KH thường gặp.
Ngoài ra phòng kỹ thuật luôn thu thập thông tin, ghi nhận ý kiến đóng góp của KH, sau đó tổng hợp và trình lên Giám đốc để có hướng giải quyết tình huống tốt hơn. Trong quá trình làm kỹ thuật những nhân viên kỹ thuật luôn tìm các giải pháp chi phí thấp nhất để KH có được nhiều lợi ích và ngày càng gắn bó với Công ty hơn.
Nhận xét: Phòng kỹ thuật là nơi gặp gỡ và giao tiếp thường xuyên với KH vì thế mà trong quá trình sửa chữa máy tính nhân viên đã tự nâng cao tay nghề của mình và quảng bá hình ảnh Công ty bằng hình thức chủđộng tiếp thị trực tiếp với KH.
Bên cạnh đó quá trình tiếp xúc với môi trường bên ngoài, cũng như giao tiếp với KH nhằm thu thập thông tin và ý kiến đóng góp của KH thì các nhân viên kỹ
thuật thực hiện chưa chuyên nghiệp và thiếu tính chủđộng, do đó chưa làm hài lòng KH.
Ngoài ra vị trí của phòng kỹ thuật độc lập với Công ty đã gây ra không ít những khó khăn trong quá trình kinh doanh, những khách hàng mới khi đem máy lại kiểm tra và sửa chữa dễ nhằm lẫn vị trí và di chuyển rất khó khăn trong khi đó nhân viên của công ty có hạn, khó có thể giải quyết kịp thời tình huống xảy ra.
* Kho
Chức năng:
Kho là một phòng ban của Công ty chuyên quản lý các thiết bị, linh kiện máy tính bị hư hỏng, ngoài ra kho còn chứa những thiết bị, linh kiện hư hỏng, là nơi mà nhân viên kỹ thuật trực tiếp nâng cao tay nghề của mình thông qua các lớp đào tạo tin học.
Bên cạnh đó trong kho có 03 phòng học thường xuyên mở các khóa chiêu sinh các chứng chỉ tin học A,B và sửa chữa, lắp ráp, cài đặt. Thông qua các lớp học này các học viên sẽ biết đến các SP và dịch vụ mà Công ty cung cấp trên thị trường.
Nhiệm vụ:
Kho đảm trách việc mở và đào tạo các chứng chỉ tin học, chính sách chiêu sinh các khóa học thường xuyên đã giúp cho kho thu nhận học viên đăng ký hằng ngày vào các buổi sáng, chiều và tối. Các đối tượng đến đăng ký học chủ yếu là học sinh và các công nhân viên chức và hai đối tượng này chính là KH mục tiêu mà Công ty nhắm đến.
Tuy nhiên khi kết thúc các khóa học, kho tổ chức thi và phát bằng cho các đối tượng đăng ký, lúc trao bằng cho học viên không thu phí là một lợi thế lớn làm cho học viên cảm thấy tin tưởng ở chất lượng đào tạo của kho và sự uy tín của Công ty ngày càng được nâng lên so với các dịch vụ khác của đối thủ cạnh tranh.
Kho thường xuyên kiểm tra các thiết bị, linh kiện máy vi tính theo đúng qui định của Công ty nhằm đảm bảo an toàn lao động, bảo vệ của công, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường.
Nhận xét: qua phân tích chúng ta thấy bộ phận kho thực hiện hai nhiệm vụ chính là mở các khóa học vi tính và quản lý các thiết bị hư hỏng. Trên thực tế quá trình thực hiện hai công việc này chưa tốt vì nhân viên phụ trách kho có một người, vì thế
bộ phận kho rất hạn chế nhân sự nên các chương trình tiếp thị hay phát các từ rơi hoặc treo pano để giới thiệu các khóa học mới gặp nhiều kho khăn. Điều đó làm cho số lượng học viên đăng ký ngày càng ít, đồng thời trong quá trình dạy đặc biệt mùa hè thường xuyên bị cúp điện. Vì thế mà chất lượng dịch vụ của Công ty cung cấp cũng bịảnh hưởng theo.
Bên cạnh đó nhân viên phụ trách kho không thường xuyên ở kho để quản lý mà phải làm nhiều công việc có liên quan đến kỹ thuật và thường hay ra bên ngoài sửa máy tính cho KH, do đó khi học viên muốn đăng ký học thì rất khó liên hệđược với người quản lý này, chính vì lẽđó mà việc đăng ký học lại càng khó hơn. Trong khi
đó các đối thủ như vi tính Việt Trung hay Trung tâm Giáo dục thường xuyên rất mạnh về công tác thu nhận học viên.
Tóm lại, qua phân tích chức năng và nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty chúng ta thấy quá trình phân bổ nhân sự cho các phòng ban chưa phù hợp với thực tế KD. Đặc biệt là số lượng nhân viên của bộ phận kho còn rất hạn chế, đồng thời nhân viên bán hàng chỉ có một người, chính vì thế mà hiệu quả hoạt động marketing tại đơn vị không cao. Cho nên những dịch vụ sửa chữa và chiêu sinh các khóa học tin học mà Công ty cung cấp khó thu hút và thuyết phục được khách hàng và cuối cùng chưa mang lại lợi ích thiết thực cho khách hàng.