III. Đánh giá các mặt hoạt động quản trị của Công ty cổ phần khí công nghiệp Việt Nam :
1. Cơ câú tổ chức của Công ty cổ phần Khí Công Nghiệp Việt Nam: 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty :
1.2.2 Các phòng ban :
a.Phòng Hành Chính Tổ Chức :
*Chức năng , nhiệm vụ của bộ phận tổ chức :
- Tham mưu cho tổng giám đốc các vấn đề : tuyển dụng , đào tạo và cho thôi việc
- Nghiên cứu các chế độ chính sách của nhà nước , xếp lương , thưởng và các chế độ khác có liên quan đến quyền lợi người lao động nhằm thúc đẩy lao động sản xuất
-Xây dựng và theo dõi các quy chế về thưởng - phạt
-Nghiên cứu sắp xếp , tổ chức quản lý nhân sự , điều chuyển lao động phù hợp với khả năng và nghành nghề đào tạo
*Chức năng , nhiệm vụ của bộ phần hành chính -kế hoạch :
- Nhận công văn, thư từ , báo chí đến và đi , quản lý giấy giới thiệu và dấu công ty
-Quản trị văn phòng : tạp vụ , y tế , trực tổng đài , lễ tân ,hướng dẫn khách đến làm việc của các bộ phận trong công ty .Soạn thảo các văn bản , đánh máy , in ấn , photocopy các ấn phẩm khi các phòng ban có yêu cầu
-Mua sắn trang thiết bị , văn phòng phẩm và phân phối văn phòng phẩm của công ty
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo kỳ ( tháng , quý , năm ) và giám sát quá trình thực hiện kế hoạch
-Xây dựng các phương án ,dự án đầu tư mới
-Giúp tổng giám đốc trong vấn đề đối nội , đối ngoại -Tham gia quảng bá thương hiệu công ty
*Trách nhiệm ,quyền hạn của trưởng phòng :
- Trách nhiệm : Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về : quản lý điều hành phòng hành chính tổ chức :
+ Trên cơ sở kế hoạch của từng bộ phận trong công ty , xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh theo kỳ ( tháng , quý , năm ) của toàn công ty . Theo dõi và tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch của các đơn vị cũng như của toàn công ty trình tổng giám đốc .
+ Quản lý , cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên , các chế độ chính sách , hợp đồng lao động , BHXH , BHY tế , tuyển dụng , thôi việc , đề bạt cán bộ ….phân công sử dụng trang thiết bị văn phòng
+ Tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức cán bộ , đào tạo, tiền lương , mô hình doanh nghiệp
+ Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên trong phòng .Chỉ đạo , kiểm tra nghiệp vụ các nhân viên , đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ các nhân viên . Đề nghị khen thưởng , kỷ luật nhận viên
+ Đào tạo mới , đào tạo lại nhân viên trong phòng
+ Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng công ty .Tham gia chương trình đánh giá nội bộ , các đơn vị trong công ty
*Quyền hạn :
+Được quyết định những vấn đề khẩn cấp thuộc phạm vi mình quản lý ,báo cáo tổng giám đốc sau.
+Có quyền điều động , bố trí nhân lực làm việc , nghỉ phép , bù , đình chỉ làm việc viết kiểm điểm khi nhân viên vi phạm kỷ luật tối đa 3 ngày
+Lập và ký biên bản , đề nghị xử lý vi phạm về nội quy , quy chế công ty
+ Có quyền kiến nghị việc không muốn tiếp nhận nhân viên không phù hợp chuyên môn , nghiệp vụ vào biên chế các phòng
b.Phòng quản trị bảo vệ đời sống :
*Chức năng , nhiệm vụ của phòng :
- Chăm lo công tác đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty - Thường trực bảo vệ công ty 24/24h . Theo dõi vỏ chai ra ,vào công ty . Quản lý bảo vệ tài sản của công ty
- Thực hiện công tác quân sự , trật tự an ninh , phòng cháy chữa cháy và vệ sinh công nghiệp
- Quản lý , bảo quản nhà cửa vật kiến trúc -Quản lý , theo dõi và điều động xe con
*Trách nhiệm , quyền hạn của trưởng phòng :
- Trách nhiệm : Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về :
+ Quản lý điều hành phòng quản trị bảo vệ đời sống .Xây dựng kế hoạch tháng , quý , năm về : nhà ăn , bảo vệ , vệ sinh công nghiệp , quân sự , PCCC và bảo quản nhà cửa vật kiến trúc . Tổng hợp báo cáo tháng quý năm trình TGĐ
+ Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các tổ , các lĩnh vực và các nhân viên của phòng . Quản lý thời gian , chất lượng công việc của các lĩnh vực và nhân viên. Đề nghị khen thưởng kỷ luật nhân viên . Đề nghị giảm bớt , bổ sung nhân viên
+Quản lý các văn bản , tài liệu về quản trị bảo vệ đời sống. Phân công sử dụng trang thiết bị văn phòng
-Quyền hạn :
+ Được quyết định những vấn đề khẩn cấp thuộc phạm vi mình quản lý , báo cáo tổng giám đốc sau :
+ Trong phạm vi phòng , có quyền điều động , bố trị nhân lực làm việc , nghỉ phép , bù , đình chỉ làm việc viết bản kiểm điểm khi nhân viên vi phạm kỷ luật tối đa 3 ngày
+ Lập , ký biên bản , đề nghị xử lý vi phạm về nội quy , quy chế công ty
+ Có quyền kiến nghị việc không muốn tiếp nhận nhân viên không phù hợp chuyên môn , nghiệp vụ vào biên chế của phòng .
c.Phòng Kế Toán :
*Chức năng , nhiệm vụ của phòng :
- Cân đối thu chi và tham mưu cho tổng giám đốc về kế hoạch tài chính - Hạch toán tập trung và phân tích toàn bộ các hoạt động kinh tế - tài chính của công ty . Đặc biệt là hàng tháng lập bảng báo cáo các yếu tố chi phí , phân tích so sánh , đánh giá để tìm ra nguyên nhân của sự tăng , giảm chi phí , trình Tổng Giám Đốc
- Quản lý vốn cố định , vốn lưu động , các chứng từ kế toán , theo dõi và đôn đốc công nợ
- Hạch toán về tiền lương , thưởng và … các chi phí khác
* Trách nhiệm , quyền hạn của trưởng phòng :
- Trách nhiệm : Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về :
+ Quản lý điều hành công tác hạch toán kế toán , thống kê , phân tích hoạt động kinh tế trong toàn công ty
+ Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên tỏng phòng . Chỉ đạo , kiểm tra nghiệp vụ các nhân viên , đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ các
nhân viên . Đề nghị khen thưởng , kỷ luật nhân viên . Đề nghị giảm bớt , bổ sưng nhân viên
+ Quản lý , cập nhật hồ sơ , các văn bản , tài liệu về kế toán . Phân công sử dụng trang thiết bị văn phòng
+ Tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề quản lý tài chính . Đề xuất các biện pháp giảm chi phí , bảo toàn , luân chuyển vốn
+ Đào tạo mới , đào tạo lại nhân viên trong phòng
+ Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng công ty . Tham gia chương trình đánh giá nội bộ , các đơn vị trong công ty
- Quyền hạn :
+ Được quyết định những vấn đề khẩn cấp thuộc phạm vi mình quản lý , báo cáo tổng giám đốc sau (đặc biệt những dấu hiệu gây thất thoát vốn , tài sản )
+ Có quyền điều động , bố trí nhân lực làm việc , nghỉ phép , bù , đình chỉ làm việc viết kiểm điểm khi nhân viên vi phạm kỷ luật tối đa 3 ngày
+ Lập và ký biên bản , đề nghị xử lý vi phạm về nội quy , quy chế công ty , vi phạm pháp lệnh kế toán hoặc bểi hiện tiêu cực trong quản lý kế toán tài chính
+ Có quyền kiến nghị việc không muốn tiếp nhận nhân viên không phù hợp chuyên môn , ,nghiệp vụ vào biên chế của phòng.
d.Phòng Kinh Doanh :
* Chức năng , nhiệm vụ của phòng :
- Thực hiện hoạt động tiếp thị các sản phẩm của công ty , giữ vững khách hang hiện có , mở rọng khắch hàng mới và sản phẩm mới . Tham gia chăm sóc khách hàng
- Quản lý công tác xuất nhập khẩu
- Đo lường sự thoả mãn của khách hàng , phân tích dữ liệu về thị trường , khách hàng.
-Xử lý và trả lời khiếu nại của khách hàng
- Kết hợp với phòng kế toán và phòng bán hàng thu hồi công nợ , thu hồi vỏ chai
* Trách nhiệm , quyền hạn của trưỏng phòng :
- Trách nhiệm : Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về : quản lý điều hành phòng kinh doanh :
+ Xây dựng kế hoạch phát triển thị trường theo kỳ cho từng loại sản phẩm.Khai thác ký kết các hợp đồng mới về cung cấp sản phẩm. Tổng hợp báo cáo tháng , quý ., năm về công tác phát triển thị trường trình tổng giám đốc.
+ Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên trong phòng . Chỉ đạo , kiểm tra nghiệp vụ các nhân viên , đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của các nhân viên. Đề nghị khen thưởng , kỷ luật nhân viên . Đề nghị giảm bớt , bổ sung nhân viên .
+ Quản lý , cập nhật hồ sơ , các văn bản , tài liệu về công tác thị trường . Phân công sử dụng trang thiết bị văn phòng.
+ Tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề thị trường , khách hàng : nhu cầu thị trường , đối thủ cạnh tranh , sự biến động của khách hàng , xử lý khiếu nại của khách hàng . Đề xuất các chính sách tiếp thị, chăm sóc khắch hang , tổ chức hội nghị khách hàng ….
+ Đào tạo mới , đào tạo lại nhân viên trong phòng.
+ Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng công ty . Tham gia chương trình đánh giá nội bộ , các đơn vị trong công ty.
+ Được quyết định những vấn đề khẩn cấp thuộc phạm vi mình quản lý , báo cáo Tổng Giám Đốc sau(đặc biệt những yêu cầu mua sản phẩm đột xuất ngoài kế hoạch của khách hàng ).
+Có quyền điều động , bố trí nhân lực làm việc , nghỉ phép . bù , đình chỉ làm việc , viết kiểm điểm khi nhân viên vi phạm kỷ luật tối đa 3 ngày .
+ Lập và ký biên bản , đề nghị xử lý vi phạm về nội quy , quy chế công ty hoặc biểu hiện tiêu cực trong tiếp thị .
+ Có quyền kiến nghị việc không muốn tiếp nhận nhân viên không phù hợp chuyên môn nghiệp vụ vào biên chế của phòng .
e.Phòng bán hàng :
* Chức năng , nhiệm vụ của phòng :
- Thực hiện các công việc bán hàng theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng do phòng kinh doanh khai thác , cân đối việc cung cấp sản phẩm từ sản xuất đến khách hàng.
- Tham gia chăm sóc khách hàng và tham gia xử lý khiếu nại của khách hàng.
-Theo dõi , quản lý các kho: sản phẩm , vỏ chai, vật tư
- Vận chuyển sản phẩmg đến nơi sử dụng theo yêu cầu của khách hàng. - Kết hợp với phòng kế toán và phòng kinh doanh thu hồi công nợ , thu hồi vỏ chai .
* Trách nhiệm , quyền hạn của trưởng phòng :
- Trách nhiệm : Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về :
+ Quản lý điều hành phòng bán hang xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm theo kỳ cho từng loại sản phẩm , quản lý tài sản kinh doanh ( vỏ chai , téc lỏng , phương tiện vận tải , kho vật tư ) Tổng hợp báo cáo tháng , quý , năm về công tác bán hàng trình tổng giám đốc .
+ Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên trong phòng. Chỉ đạo , kiểm tra nghiệp vụ các nhân viên , đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ các nhân viên . Đề nghị khen thưởng , kỷ luật nhân viên. Đề nghị giảm bớt , bổ sung nhân viên .
+ Quản lý , cập nhật hồ sơ , các văn bản , tài liệu về công tác bán hang, Phân công sử dụng trang thiết bị văn phòng.
+Tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề bán hàng. Kiểm tra sự phù hợp của quá trùnh bán hàng cải tiến quy trình bán hàng.
+ Tham gia xử lý , giải quyết những ý kiến , khiếu nại của khách hang + Đào tạo mới , đào tạo lại nhân viên trong phòng
+Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng công ty . Tham gia chương trình đánh giá nội bộ , các đơn vị trong công ty .
- Quyền hạn :
+ Được quyết định những vấn đề khẩn cấp thuộc phạm vi mình quản lý , báo cáo tổng giám đốc sau (đặc biệt việc bán sản phẩm trong các dịp lễ tết , khách hàng cần cung cấp sản phẩm ngoài kế hoạch .
+ Được uỷ quyền ký duyệt hoá đơn bán hàng thông thường và chịu trách nhiệm về nội dung đã ký .
+ Có quyền điều động, bố trí nhân lực làm việc , nghỉ phép , bù , đình chỉ làm việc , viết kiểm điểm khi nhân viên vi phạm kỷ luật tối đa 3 ngày
+ Lập và ký biên bản , đề nghị xử lý vi phạm về nội quy , quy chế công tácn hoặc biểu hiện tiêu cực trong bán hàng.
+ Có quyền kiến nghị việc không muốn tiếp nhận nhân viên không phù hợp chuyên môn , nghiệp vụ vào biên chế của phòng .