- Công ty sẽ tổn thất chi phí khi nhân viên được đào tạo xong mà lại bỏ việc.
c, Thực trạng về HTTT quản trị nguồn nhân lực tại công ty
3.2 Các đề xuất xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo cho công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang
cho công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang
3.2.1 Khảo sát
Qua thực trạng quản trị nhân lực phân tích ở Phần 2 cho thấy công ty chưa có phần mềm quản lý nhân lực, chủ yếu quản lý bằng thủ công. Thực tế đặt ra, công ty cần một hệ thống tự động nhằm quản lý hiệu quả nguồn lực. Các yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo:
- Hệ thống nhân lực kiểu mới là hệ thống quản lý bằng phương pháp tự động hóa. - Giảm tối đa các công đoạn thủ công mà người quản lý phải thực hiện.
- Việc tính toán số liệu, cập nhật tìm kiếm, sửa chữa thông tin được làm bằng máy tính và phải có độ chính xác cao, nhanh chóng và thuận lợi
- Các mẫu hồ sơ, thống kê báo cáo được nhập sẵn trong máy. Việc in ra cũng đơn giản và thuận tiện.
- Các dữ liệu lưu trên máy phải được đảm bảo an toàn.
• Yêu cầu chức năng:
Chức năng quản lý nhân viên: Chức năng này giúp công ty quản lý các vấn đề
liên quan đến nhân sự là các thông tin cá nhân của từng nhân viên, quản lý các thông tin về hợp đồng lao động của họ và các thông tin liên quan khác. Các vấn đề này bao gồm: tìm kiếm thông tin nhân viên, thêm thông tin nhân viên mới, sửa thông tin nhân viên, xóa hồ sơ nhân viên.
- Tìm kiếm thông tin nhân viên: Khi ban lãnh đạo cần tìm hiểu thông tin của các nhân viên trong công ty thì sử dụng chức năng này, chỉ cần biết một trong các thông tin của nhân viên thì việc tìm ra hồ sơ nhân viên là rất dễ dàng.
- Thêm nhân viên: Nhân viên khi mới được tuyển vào công ty cần cung cấp thông tin cho bộ phận quản lý nhân sự, ở chức năng này họ sẽ thêm các thông tin trong hồ sơ của nhân viên vào hệ thống để quản lý.
- Sửa thông tin nhân viên: Thông tin nhân viên sẽ được sửa lại khi có sai sót được báo cáo lên ban quản lý nhân sự.
- Xóa nhân viên: Khi hồ sơ về nhân viên nào đó không còn cần thiết thì hệ thống cho phép xóa bỏ mọi thông tin về nhân viên này.
Chức năng quản lý lương: Chức năng này quản lý mọi thông tin liên quan đến
lương của mỗi nhân viên trong công ty. Hàng tháng các thông tin như hệ số lương, hệ số năng suất, mức lương cơ bản, phụ cấp, thưởng (phạt) của mỗi nhân viên điều được theo dõi và ghi lại đầy đủ. Cuối tháng tính lương cụ thể cho từng nhân viên. In báo cáo tổng hợp nộp lên ban lãnh đạo.
Lương = Lương cơ bản + Lương năng suất + Tiền Thưởng + Tiền phụ cấp – Tiền phạt – Tiền Tạm ứng.
Chức năng quản lý đào tạo gồm có quản lý các khóa học, quản lý hồ sơ đào
tạo. Tương tự như quản lý nhân viên có các thao tác: tìm kiếm, thêm, sửa, xóa hồ sơ của học viên đăng kí khóa học tại công ty.
Chức năng tìm kiếm: Chức năng này được nêu ra trong hệ thống để thực hiện
tìm kiếm tổng hợp tất cả những gì liên quan đến nhân viên cần tìm. Có thể tìm kiếm tổng hợp theo từng nhân viên, hay tìm kiếm theo từng phòng ban cụ thể.
Chức năng báo cáo: Bao gồm báo cáo bảng lương chi tiết, báo cáo tổng hợp
theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
• Yêu cầu phi chức năng:
Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống:
- Thực hiện hiệu quả các chức năng.
- Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi tình hình nhân sự của công ty tại bất kỳ thời điểm nào, giúp người quản lý quan sát tình hình cụ thể theo nhiều thông số khác nhau.
- Có khả năng thống kê những số liệu trống (những dữ liệu định kỳ theo tháng chưa được nhập) giúp người lãnh đạo, người sử dụng có thể theo dõi hoạt động cập nhật dữ liệu.