Để đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp và uy tín đối với khách hàng, công ty luôn quan tâm đến công tác kiểm soát chất lượng. Hệ thống kiểm soát chất lượng của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.5: Hệ thống kiểm soát chất lượng của AASC
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo, giám sát (Phòng hành chính tổng hợp)
Kiểm soát chất lượng nhằm kiểm tra xem cuộc kiểm toán có tuân thủ
theo đúng chuẩn mực kiểm toán hay không? Có nhận dạng được các sai sót và gian lận trong Báo cáo của khách hàng không? Có đưa ra được các kết luận kiểm toán phù hợp không và hướng mục tiêu cuối cùng là đảm bảo chất lượng công việc kiểm toán đã thực hiện một cách hiệu quả.
Việc kiểm soát chất lượng kiểm toán tại AASC do phòng đào tạo và hợp tác quốc tế thực hiện. Quy trình này được thực hiện theo ba cấp:
Một là, Kiểm toán viên chính: KTV chính sẽ tổng hợp các tài liệu do các trợ lí kiểm toán thu thập, dựa vào xét đoán nghề nghiệp và kinh nghiệm của bản thân để đưa ra những ý kiến, điều chỉnh về Báo cáo tài chính của khách hàng. Ý kiến của KTV sẽ được trình lên Ban kiểm soát để phê duyệt.
Hai là, Ban kiểm soát: BKS có trách nhiệm thẩm tra lại xem ý kiến mà KTV đưa ra có chính xác và hợp lí hay không. Ban kiểm soát(BKS)
Ban giám đốc
Lãnh đạo phòng
Trưởng nhóm kiểm toán
năng nhận diện những sai phạm mà KTV chính không phát hiện ra. Ý kiến của BKS sẽ được trình lên Ban giám đốc phê duyệt.
Ba là, Ban giám đốc: Đây là cấp soát xét cuối cùng trong quy trình kiểm soát tại Công ty AASC. Sau khi Ban giám đốc kiểm tra lại kết quả kiểm toán, Công ty sẽ phát hành Báo cáo kiểm toán gửi cho khách hàng.
Quá trình soát xét này được phản ánh trong hồ sơ kiểm toán của Công ty, nó được coi là một giấy tờ làm việc và làm cơ sở quan trọng đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán đã thực hiện.
PHẦN 2: THỰC TRẠNG VẬN DỤNG THỦ TỤC KIỂM TOÁN ĐỂ PHÁT HIỆN GIAN LẬN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ
TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC) THỰC HIỆN
2.1. Vận dụng các thủ tục kiểm toán để phát hiện gian lận trong kiểm toán báo cáo tài chính.
Đầu tiên trong mỗi cuộc kiểm toán là đánh giá sơ bộ ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ của DN. Mục tiêu chủ yếu của đánh giá này là xác định xem HTKSNB của DN có đang hoạt động với hiệu quả thấp hoặc là không hiệu quả hay không. Điều này sẽ giúp KTV quyết định có thực hiện thủ tục kiểm soát hay không.
Trong một đơn vị, hoạt động kiểm soát ít hay nhiều đều tồn tại. Nếu thông qua những thông tin sơ bộ thu thập được qua phỏng vấn BGĐ, từ các bên liên quan cung cấp mà có thể nhận thấy ngay sự kém hiệu quả của HTKSNB, KTV hoàn toàn có thể quyết định không thực hiện thủ tục kiểm soát. Trong trường hợp này, việc thực hiện số lượng lớn các thủ tục cơ bản gồm thủ tục phân tích, thủ tục kiểm tra chi tiết được thực hiện ngay từ đầu với quy mô lớn. Khả năng xảy ra gian lận lúc này sẽ ở mức cao. Các thủ tục thông thường đã có thể phát hiện ra những gian lận.
Trong trường hợp ngược lại, khi hệ thống kiểm soát được đánh giá sơ bộ ban đầu là tồn tại và có hoạt động có hiệu quả. Lúc này cần phải kiểm chứng lại đánh giá này bằng cách thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm toán phù hợp. Nếu kiểm chứng sai, KTV lại thực hiện ở quy mô lớn thủ tục cơ bản; Nếu mà kiểm chứng đúng, quy mô của các thủ tục cơ bản sẽ được giảm thiểu. Mặt khác, kết quả thủ tục kiểm soát sẽ cho thấy những khoản mục, những nghiệp vụ, chu trình có khả năng xãy ra gian lận. Thông qua việc đánh giá hoạt động KSNB có thể cho thấy phần nào những điều này.
Hoạt động kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hiệu quả đồng nghĩa với khả năng có gian lận giảm đi. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là không có gian lận. Những gian lận do BGĐ thực hiện có thể xảy ra cho dù hệ thống kiểm soát nội bộ có thể rất tốt. Thủ tục cơ bản được thực hiện dựa trên những kết quả thu được của thủ tục kiểm soát nhằm kiểm chứng chúng, nhưng đồng thời, từ các nội dung trong thủ tục cơ bản cũng đã có khả năng phát hiện những gian lận mà thủ tục kiểm soát không thể xác định được.
Thủ tục phận tích lấy đối tượng là các mối quan hệ và các xu hướng biến động của các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của đơn vị cần thực hiện trước các thủ tục kiểm tra chi tiết. Thủ tục phân tích có thể kiểm chứng phần nào đó kết quả mà thủ tục kiểm soát đưa ra về khả năng xảy ra gian lận. Bên cạnh đó, việc phát hiện chênh lệch và đi tìm nguyên nhân của chênh lệch cũng mở ra các khả năng xảy ra gian lận ở cả các phần hành, khoản mục đựơc xem là có hoạt động kiểm soát hiệu quả. Thủ tục phân tích là sự hổ trợ rất quan trọng giúp KTV trong việc thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết. Từ các kết quả thu được của thủ tục kiểm soát, và thủ tục phân tích, KTV sẽ quyết định được nội dung, thời gian, quy mô của các thủ tục kiểm tra chi tiết cần thực hiện trên cơ sở cân nhắc chi phí và thời gian của cuộc kiểm toán. Thủ tục kiểm tra chi tiết là bước công việc cần nhiều công sức nhưng đồng thời bằng chứng thu được có giá trị nhất. Các phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ ở đây như quan sát, kiểm kê, thực nghiệm điều tra phát huy hiệu quả cao, góp phần kiểm chứng các kết quả thu được từ thủ tục kiểm soát và thủ tục phân tích. Đồng thời, có thể phát hiện những gian lận mới thông qua các thủ tục kiểm tra chi tiết này.
Trên đây là những khái quát chung nhất về việc thực hiện các thủ tục kiểm toán để phát hiện gian lận. SAS 99 đã cụ thể hóa ra các nội dung công việc sau:
Thảo luận của nhóm kiểm toán về gian lận
Trước hay trong khi thực hiện các thủ tục để xác định các gian lận, nhóm kiểm toán phải thảo luận với nhau về các gian lận có thể xảy ra. Cần phải vận dụng khả năng cả nhóm kiểm toán vào việc xác định xem BCTC dễ bị gian lận như thế nào và che dấu các gian lận đó làm sao, ở dâu? Tài sản có thể bị biển thủ như thế nào? Ở đây cần nhấn mạnh tới sự quan trọng của việc duy trì một trạng thái tinh thần thích đáng ( gọi là sự hoài ngi về nghề nghiệp) về việc gian lận tiềm tàng. Cuộc thảo luận cần:
Bao gồm việc xem xét ảnh hưởng của các yếu tố đã biết như động cơ, sức ép các cơ hội, văn hoá, môi trường mà cho phép nhà quản lý hợp lý hoá các hành vi gian lận của mình.
Bao gồm các hành vi chính thức của nhóm kiểm toán (và các chuyên gia nếu thấy cần thiết)
Nhấn mạnh sự cần thiết phải duy trì một óc nghi vấn cũng như sử dụng sự hoài nghi về nghề nghiệp. Điều này hết sức quan trọng mà tất cả các chuẩn mực hay hướng dẫn về gian lận đều yêu cầu. Khi thực hiện một cuộc kiểm toán, KTVluôn phải nhớ một điều rằng gian lận luôn có thể xảy ra, cho dù quá khứ chưa phát hiện được gian lận tại đơn vị và kiểm toán viên tin tưởng vào sự trung thực của nhà quản lý. Một KTV không nên hài lòng với các bằng chứng thiếu sức thuyết phục chỉ vì tin tưởng vào sự trung thực của nhà quản lý mà cần tìm ra bằng chứng thích đáng.
Đánh giá sơ bộ ban đầu về hệ thống KSNB của đơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm toán viên phải đánh giá sơ bộ ban đầu về hệ tống KSNB để lập kế hoạch kiểm toán. Điều này cho phép kiểm toán viên: Xác định các loại sai phạm tiềm tàng; Xem xét các nhân tố ảnh hưởng tới sai phạm; Thiết kế thủ tục kiểm soát phù hợp.
Kiểm toán viên phải đánh giá rằng hệ thống kiểm soát của khách hàng có được thiết kế và được thực hiện hiệu quả nhằm để đối phó với các gian
lận có thể xảy ra hay không. Kết quả đánh giá sơ bộ này là một cơ sở để xác định khả năng gian lận có thể xảy ra.
Xác định gian lận có thể xảy ra.
Sau khi có kết quả của thủ tục kiểm soát (nếu có), hoặc sau các thủ tục phân tích, mà đã đưa ra các nghuyên nhân chênh lệch, việc xác định gian lận có thể có cần được thực hiện. Việc xem xét ba điều kiện thường xuất hiện khi gian lận xảy ra gồm động cơ sự thúc ép, cơ hội và thái độ sự hợp thức hoá rất có ích khi đánh giá rủi ro do gian lận.
Kiểm toán viên nên đánh giá xem liệu rằng các gian lận có được xác định có thể ảnh hưởng đến các tài khoản, khoản mục cụ thể mà chúng liên quan tới toàn bộ BCTC. Việc xác định các gian lận nên bao gồm xem xét loại trừ gian lận xảy ra (biển thủ tài sản hay là BCTC gian lận ), mức trọng yếu của khoản mục, nghiệp vụ có gian lận , khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của gian lận đó. Chẳng hạn, thường thì việc ghi nhận doanh thu không hợp lý là dấu hiệu gian lận. Ngoài ra kiểm toán viên nên thường xuyên hướng tới rủi ro do BGĐ thao túng các hoạt động kiểm soát.
Thu thập các thông tin, bằng chứng cần thiết đối với các gian lận được xác định là có khả năng xảy ra.
Việc phỏng vấn BGĐ, uỷ ban kiểm toán, các kiểm toán viên nội bộ cùng những người khác hết sức cần thiểt trong viêc xác định gian lận. Ở đây, sự hiểu biết về các biện pháp phỏng vấn trong điều tra hình sự, các phương pháp tác động tâm lý nếu được kiểm toán viên vận dụng khéo léo. Những người thực hiện hành vi gian lận ít nhiều trong tâm lý, trong việc trả lời đều sẽ bộc lộ những dấu hiệu, điểm mâu thuẫn. Hơn nữa, do sự khó phân biệt rõ ràng giữa gian lận và sai sót nên những người này sẵn sàng lấy đó làm cái cớ. Một cách thức phỏng vấn khéo léo về mặt quy định, địa điểm có thể tránh được những hành vi này.
Các câu hỏi cho ban quản lý có thể như sau:
Có những cái cớ để bao biện cho hành vi gian lận hay dấu hiệu gian lận hay không?
Hiểu biết của BGĐ về gian lận như thế nào?
Các chương trình và các hoạt động kiểm soát đã được thiết lập để giảm nguy cơ gian lận?
Các vị trí phức tạp và quan trọng được quản lý như thế nào?
Việc truyền tải thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị và ứng xử đạo đức tới các nhân viên được thực hiện như thế nào?
Liệu rằng ban quản lý có thông báo trước uỷ ban kiểm toán về đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty hay không?
Việc phỏng vấn bộ phận kiểm toán nội bộ là để thu thập: Quan điểm của ủy ban về các gian lận và đánh giá của ủy ban kiểm toán có nhận thấy các gian lận hoặc các dấu hiệu gian lận hay không? Từ đó, tìm hiểu về các hoạt động giám sát của ủy ban.
Việc phỏng vấn các nhân viên kiểm toán nội bộ tập trung vào:
Quan điểm của họ về các gian lận. Liệu họ có tiến hành các thủ tục để xác định hoặc phát hiện gian lận hay không? Liệu rằng ban quản lý có hài lòng với các kết quả do thủ tục trên phát hiện được hay không?
Việc phỏng vấn các cá nhân khác về sự tồn tại của gian lận hoặc các dấu hiệu của gian lận, bao gồm:
Các nhân viên ở các cấp thẩm quyền khác nhau mà các kiểm toán viên tiếp xúc trong quá trình kiểm toán; Cán bộ điều hành không trực tiếp liên quan đến báo cáo; Các nhân viên tham gia các nghiệp vụ phức tạp và bất thường;Các chuyên gia pháp lý của công ty;
Các câu hỏi có thể được đưa ra cho chung tất cả các bộ phận, cá nhân liên quan hoặc các câu hỏi riêng cho từng bộ phận. KTV cần đánh giá tính thống nhất của thông tin thu được cả về mặt logic, thời gian , không gian… Đăc biệt KTV cần chú ý đánh giá phản ứng của BGĐ trước các câu hỏi bởi họ có cơ hội dễ nhất trong gian lận.
Khi thực hiện kiểm tra chi tiết , KTV đã trực tiếp làm việc với hệ thống chứng từ, sổ sách của đơn vị. Vấn đề này đem lại những bằng chứng kiểm toán có giá trị trong việc xác định gian lận nhưng đòi hỏi tốn nhiều công sức của KTV. Mặc dầu, một cuộc kiểm toán thực hiện đúng yêu cầu, chuẩn mực kiểm toán thường ít liên quan tới việc xác minh các tài liệu là thật hay giả, hơn nữa các KTV không phải được đào tạo để trở thành các nhà thẩm định trong điều tra hình sự. Tuy nhiên KTV cần phải xem xét đến tính tin cậy của các thông tin được dùng làm bằng chứng kiểm toán bao gồm việc xem xét các hoạt động kiểm soát có được tạo lập duy trì ở các khu vực liên quan. Nếu như cuộc kiểm toán không cho thấy có sự mâu thuẫn trong các bằng chứng thì KTV thường chấp nhận rằng các ghi chép và các tài liệu là chính xác.
Đánh giá bằng chứng kiểm toán
Kiểm toán viên phải thực hiện việc dánh giá các khả năng xảy ra gian lận trong suốt cuộc kiểm toán. Những thông tin thu được trong suốt quá trình làm việc có thể thay đổi hoặc là hỗ trơ cho một ý kiến đưa ra trong quá trình đánh giá.
Những khác nhau trong ghi chép sổ sách có thể cho thấy gian lận như:
Các nghiệp vụ không được ghi đầy đủ đúng lúc hoặc không thích hợp; Các số dư hay các nghiệp vụ không được phép hoặc không được ủng hộ; Những điều chỉnh quan trọng vào phút chót; Bằng chứng về việc truy cập hệ thống các nhân viên không thích hợp.
Bằng chứng kiểm toán thiếu sót hoặc mâu thuẫn như:
Các tài liệu được sửa đổi hoặc thiếu sót, không có sẵn; Các khoản mục không giải thích được trong quá trình đối chiếu; Kết quả phỏng vấn không nhất quán, không rõ ràng và đáng ngờ; Sự khác biệt bất thường giữa các ghi chép vá các trả lời xác nhận; Tài sản hoặc hàng tồn kho bị thiếu;
Thiếu hoặc không có sẵn các bằng chứng trên máy tinh, các chính sách sử dụng không nhất quán
Cách ứng xử bất thường, thiếu hợp tác của BGĐ đôi với kiểm toán viên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Từ chối việc tiếp cận các sổ sách kế toán, các tiện nghi, các nhân viên, các khách hàng và nhà cung cấp khác; Áp lực thời gian quá mức; Sư đe doạ hoặc phàn nàn từ ban quản lý; Các trì hoãn khác thường trong việc cung cấp thông tin; Các mánh lới hoặc bất mãn về các gian lận được dẫn ra; Sự không sẵn sàng giúp đỡ kiểm toán viên thuận lợi trong quá trình sử dụng các tài liệu trên máy tính; Từ chối tiếp cận các nhân viên và tiện ích của hệ thống công nghệ thông tin của đơn vị; Sự không sẵn sàng thêm vào hoặc sửa lại các thông tin công bố trên BCTC.
Kiểm toán viên cần xem xét những thiếu xót trong việc thực hiện các thủ tục được tiến hành trong các thủ tục cơ bản hay trong các giai đoạn dánh giá sơ bộ ban đầu để phát hiện gian lận hay không? Chẳng hạn nếu thấy chưa thực hiện các thủ tục phân tích về doanh thu trong giai đoạn đánh giá tổng quan; Kiểm toán viên cần phải xem xét lại các mối quan hệ bất thường và tiến hành tìm hiểu nguyên nhân, Bao gồm: