Bước 1: Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Đối với nghiệp vụ xuất kho
KTV kiểm tra lại các Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư và sự phê duyệt đối với các yêu cầu đó bằng cách phỏng vấn người phê duyệt và đối chiếu chữ ký. Đồng thời, kiểm tra việc sử dụng các chứng từ có đánh số trước, kiểm tra tính đầy đủ và đúng kỳ của các nghiệp vụ xuất kho. KTV kiểm tra chữ ký nhận trên cả Phiếu xuất kho và có thể đối chiếu với lệnh sản xuất, Đơn đặt hàng và các sổ kế toán để xem xét tính có thật của Phiếu xuất kho này.
KTV chon mẫu các nghiệp vụ xuất kho liền nhau trong 12 tháng trên Sổ kho và các nghiệp vụ xuất trong tháng 1/2010, xem xét tính liên tục của các phiếu này và đối chiếu với sổ sách kế toán, chứng từ liên quan.
Bảng 1.20: Giấy làm việc của KTV-thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ xuất kho (Công ty XYZ)
Mục tiêu: Đảm bảo các nghiệp vụ xuất kho là có thật, được phê chuẩn đầy đủ, phiếu xuất kho và các chứng từ khác được đánh số thứ tự liên tục, các nghiệp vụ xuất kho được ghi chép kịp thời.
Chứng từ
Nội dung Người nhận Ghi chú
SH NT
... ...
PX 3056 02/12/09 Xuất kho chè xanh sơ chế Nguyễn Việt A PX 3057 07/12/09 Xuất kho chè Olong Đài loan Lý Văn B PX 3058 08/12/09 Xuất kho chè xanh đặc biệt gói Nguyễn Ngọc C PX 3059 14/12/09 Xuất chè Thanh Long 100g Tô Văn D
PX 3060 18/12/09 Xuất hộp chè sen 100g Trần Bá E
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ASC
Chuyên ngành Kiểm toán và Tư vấn tài chính
Khách hàng Công ty XYZ
Người thực hiện TTH Mã số: Fa/4 Niên độ kế toán 2009
Nội dung thực hiện Thử nghiệm kiểm soát đối với
PX 3061 18/12/09 Xuất hộp chè Tùng Hạc 100g Lê Đăng X PX 3062 22/12/09 Xuất thùng carton chè sen hộp +
thùng carton chè Tùng Hạc 100g Lê Đăng X PX 3063 28/12/09 Xuất chè Pou chung Trung Quốc Nguyễn Ngọc C
PX 3064 05/01/10 Xuất than cám Nguyễn Việt A
PX 3065 08/01/10 Xuất chè Nhật sơ chế sản xuất theo
CN Trung Quốc Lý Văn B
... ...
Ghi chú:
Đối chiếu khớp đúng số chứng từ trên Sổ kho và Sổ kế toán, đủ Phiếu xuất kho, Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, Đơn đặt hàng. Các chứng từ này đã được đánh số thứ tự trước và số thứ tự được đánh liên tục. Có dấu hiệu của sự phê chuẩn.
Kết luận: Mục tiêu đã đạt được
Người kiểm tra: LQĐ
Đối với nghiệp vụ sản xuất
KTV trên cơ sở thu thập và đối chiếu các Phiếu xin lĩnh vật tư, Đơn đặt hàng, các Bảng tập hợp chi phí, Bảng phân bổ NVL, CCDC và Biên bản kiểm định chất lượng sản phẩm, xem xét về sự tồn tại của các dấu hiệu kiểm soát như: Số thứ tự, sự phê chuẩn, dấu hiệu của sự đối chiếu kiểm tra nội bộ. Công việc KTV cần làm là: Quan sát việc sử dụng các tài liệu như Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, Bảng tập hợp chi phí, Biên bản kiểm định chất lượng sản phẩm, phỏng vấn nhân viên quản lý trong bộ phận sản xuất.
Thông tin mà KTV thu thập được trong quá trình kiểm tra:
Các chứng từ được đánh số thứ tự một cách liên tục. Những chứng từ hỏng được gạch chéo bằng mực đỏ và lưu riêng. Các chứng từ được sử dụng đều có sự phê chuẩn phù hợp
Các khoản chi phí được theo dõi đồng thời ở bộ phận sản xuất và bộ phận kế toán. Sự đối chiếu giữa hai bộ phận này được thực hiện khi có báo cáo thành phẩm hoàn thành
Các nghiệp vụ gửi bán, bán hàng được phê chuẩn hợp lý sau khi có sự đánh giá sơ bộ về khách hàng.
Qua những thông tin mà KTV thu thập được, KTV đã kết luận hoạt động kiểm soát của đơn vị đối với hoạt động sản xuất tương đối hiệu quả.
Đối với nghiệp vụ lưu kho
Công ty có kế toán chuyên phụ trách phần hành HTK và có sự tách biệt với bộ phận lưu kho. KTV kết hợp phỏng vấn với quan sát thực tế hoạt động của thủ kho. Phỏng vấn qua bảng câu hỏi như sau:
Bảng 1.21: Bảng câu hỏi đánh giá hiệu lực hoạt động kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ lưu kho (Công ty XYZ)
STT Câu hỏi Trả lời
1
- Thủ kho có được đào tạo về việc quản lý kho hay không? (Nếu có, thì được đào tạo như thế nào?)
Có được đào tạo
Việc đào tạo định kỳ một năm một lần. Thủ kho được đào tạo về cách thức xây dựng, sắp xếp vật tư, sản phẩm sao cho có trật tự, hợp lý, biết cách bảo quản hàng, có kiến thức sơ bộ về HTK của Công ty và có kiến thức về phòng chống cháy nổ, …
2
Có thực hiện lập Phiếu nhập, Phiếu xuất kho theo đúng quy định hay không?
PN, PX do phòng vật tư lập thành 3 liên, thủ kho chỉ được giữ một liên và thực hiện nhập, xuất kho.
3
Có thực hiện kiểm kê HTK theo quy định không?
Trong quá trình kiểm kê khi có phát hiện về chất lượng có báo cho bộ phận kế toán không?
Có thực hiện.
Kiểm kê định kỳ một tháng một lần, báo ngay khi có phát hiện.
KTV cũng sử dụng bảng câu hỏi và phỏng vấn tương tự như trên để đánh giá kế toán HTK. Sau khi thu thập được những thông tin của hai bộ phận này, kết hợp với việc quan sát hoạt động lưu kho của Công ty, KTV kết luận hoạt động lưu kho của Công ty XYZ khá hiệu quả.
(1) Kiểm tra tính chính xác của số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ các khoản mục HTK
Đây là bước công việc KTV thực hiện kiểm tra, đối chiếu, cộng dồn và kiểm tra sự khớp đúng của các số liệu giữa các sổ sách kế toán gồm: BCĐKT, Sổ Cái, Báo cáo kiểm kê và Báo cáo kiểm toán năm trước. Dưới đây là mẫu giấy tờ làm việc thể hiện việc làm của KTV:
Bảng 1.22: Giấy làm việc của KTV-Kiểm tra tính chính xác của số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các khoản mục HTK (Công ty XYZ)
(Đơn vị: Đồng)
Mục tiêu: Đảm bảo tính chính xác của số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các khoản mục HTK
TK 01/01/2009 Phát sinh nợ Phát sinh có 31/12/2009 152 2.472.445.155 Ly 62.234.924.979 62.355.979.413 2.351.390.721 Ag 153 793.210.428 Ly 2.929.019.610 2.974.437.877 747.792.161 Ag 154 3.283.136.500 Ly 108.129.376.441 110.814.800.441 597.712.500 Ag 155 1.155.748.837 Ly 74.917.663.602 74.338.376.723 1.735.035.716 Ag 157 - Ly 3.968.642.584 3.968.642.584 - Ag f, f, Ghi chú:
Ly: Khớp với số liệu của Bảng Cân đối kế toán (đã được kiểm toán) năm 2008 Ag: Đối chiếu khớp với Sổ Cái và Báo cáo tài chính năm 2009.
: Đã đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. f: Đã cộng dọc.
Kết luận: Các số dư đầu kỳ và cuối kỳ là chính xác. Trong quá trình đối chiếu các số dư này trên Báo cáo nhập xuất tồn, không phát hiện bất kỳ nghiệp vụ nào bất thường.
Người kiểm tra: LQĐ
(2)Kiểm kê hàng tồn kho
Do HTK tại Công ty rất đa dạng về chủng loại và số lượng rất lớn nên KTV chỉ kiểm kê chọn mẫu đối với các vật tư trọng yếu và có giá trị lớn.
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ASC
Chuyên ngành Kiểm toán và Tư vấn tài chính
Khách hàng Công ty XYZ
Người thực hiện TTH Mã số: Fa/5 Niên độ kế toán 2009
Nội dung thực hiện
Kiểm tra tính chính xác của số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các khoản mục HTK
Mô tả về HTK: Loại HTK được kiểm kê: NVL, CCDC, Thành phẩm
Xác định địa điểm các kho hàng chủ yếu và thảo luận với khách hàng về thời gian và phương pháp kiểm kê sẽ được thực hiện:
Loại hàng tồn kho Địa điểm
lưu kho
Phương pháp kiểm kê và xác định số lượng
NVL chính (Các loại chè) Kho NVLC Cân và đo
Công cụ dụng cụ Kho CCDC Đếm về mặt số lượng
Thành phẩm (Các sản phẩm chè) Kho thành phẩm
- Đối với chè đã được đóng gói, đóng hộp thì đếm số lượng hộp chè, gói chè. Sau đó, lấy số lượng hộp chè, gói chè nhân với trọng lượng từng hộp, từng gói.
- Đối với chè không đóng vào hộp, gói có trọng lượng thì cân để biết trọng lượng.
(Nguồn: Tài liệu Công ty TNHH Kiểm toán ASC)
Bảng 1.23: Giấy làm việc của KTV-Kiểm kê HTK (Công ty XYZ)
Mục tiêu: Đảm bảo kết quả kiểm kê là chính xác
Kết quả kiểm kê kho NVLC
STT Tên HTK ĐVT Số thực tế Số sổ sách Chênh lệch
1 Chè giống Trung Quốc sơ chế SX
theo CN Trung Quốc Kg 940 940 0
2 Chè O long Đài Loan (mua ngoài) Kg 25 25 0
3 Chè O long (DN Mộc Xương) Kg 192 192 0
4 Chè O long sơ chế SX theo CN
Đài Loan Kg 49 49 0
5 Chè Pou chung sơ chế SX theo CN
Trung Quốc Kg 1.000 1.000 0
Kết quả kiểm kê kho CCDC
STT Tên HTK ĐVT Số thực tế Số sổ sách Chênh lệch 1 Bao PP 40*113 cái 605 605 0 2 Bao PE 40*113 cái 500 500 0 3 Bao PP 80*140 cái 8200 8200 0 4 Bao PE 85*145 cái 3650 3650 0
5 Bao tải đay cái 11130 11130 0
6 Bao PP 80*140 (xanh) cái 1100 1100 0
7 Túi chè khổ qua Túi 10.900 10.900 0
8 Hộp chè khổ qua Hộp 3.150 3.150 0
9 Hộp chè nhài Hộp 11.911 11.911 0
10 Hộp chè nhúng xanh 50g Hộp 1.987 1.987 0
11 Túi chè xanh đặc biệt gói Túi 353.192 353.192 0
12 Hộp chè xanh đặc biệt Hộp 21.605 21.605 0
13 Túi chè sen bao bạc 25g Túi 168.800 168.800 0
14 Hộp chè Thanh Long 100g Hộp 400 400 0
15 Hộp chè Thanh Long 150g Hộp 5.050 5.050 0
16 Hộp nhựa chè tuyết Hộp 81 81 0
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ASC
Chuyên ngành Kiểm toán và Tư vấn tài chính
Khách hàng Công ty XYZ
Người thực hiện TTH Mã số: Fa/6 Niên độ kế toán 2009
17 Hộp giấy chè tuyết đôi Hộp 1.946 1.946 0
18 Hộp giấy chè tuyết đơn Hộp 5.899 5.899 0
19 Hộp chè Vân Sơn Hộp 4.611 4.611 0
Kết quả kiểm kê kho Thành phẩm
STT Tên HTK ĐVT Số thực tế Số sổ sách Chênh
lệch
1 Chè xanh đặc biệt gói Kg 34.538,9 34.538,9 0
2 Chè Thanh Long 100g Kg 41 41 0 3 Chè Thanh Long 150g Kg 110,7 110,7 0 4 Chè Tùng Hạc Kg 1.245,2 1.245,2 0 5 Chè sen bao bạc Kg 3.089,3 3.089,3 0 6 Chè sen hộp Kg 1.228,9 1.228,9 0 7 Chè tuyết Mộc Châu Kg 298,3 298,3 0 8 Chè Vân Sơn Kg 730,7 730,7 0
9 Chè Pou chung Trung Quốc Kg 2,6 2,6 0
10 Chè xanh AB Kg 39.095 39.095 0
11 Túi chè xanh Chè xanh F1 Kg 5.800 5.800 0
12 Chè BPS xanh Kg 1.305 1.305 0
13 Chè F xanh Kg 450 450 0
14 Chè D xanh Kg 450 450 0
Kết luận: Dựa trên kết quả thu thập được trong quá trình kiểm kê, các tài liệu ghi chép về cuộc kiểm kê của khách hàng phản ánh đúng số lượng HTK thực tế. Hơn nữa, dựa trên sự quan sát và điều tra của chúng tôi, HTK vẫn sử dụng được và bán được.
Người kiểm tra: LQĐ
(3) Kiểm tra tính có thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Đối với số phát sinh trong kỳ, kiểm toán viên sử dụng phương pháp kiểm tra chứng từ nhập, xuất vật tư, hàng hoá mua ngoài nhằm mục đích khẳng định tính có thật của các nghiệp. Kiểm toán viên cũng tiến hành chọn mẫu một số nghiệp vụ. Theo kinh nghiệm của KTV thì hàng nhập về chủ yếu là các loại chè nguyên liệu, nhiên liệu chất đốt và các bao bì nên mỗi lần nhập với khối lượng tương đối lớn, đặc biệt là vào thời điểm đầu năm và cuối năm tài chính. KTV chọn mẫu để kiểm tra là các phiếu nhập xuất có giá trị lớn hơn 80.000.000 và tập trung vào các tháng
đầu năm và cuối năm. Việc chọn mẫu này xuất phát từ kinh nghiệm của KTV, theo ý kiến chủ quan của các KTV đã từng làm việc quen với XYZ. Trình tự kiểm tra từ Sổ Cái đến các Bảng kê, Nhật ký chứng từ và đối chiếu với chứng từ gốc (Trình tự đi ngược lại với trình tự vào sổ của kế toán).
Bảng 1.24: Giấy làm việc của KTV-Kiểm tra tính có thật của nghiệp vụ mua hàng (Công ty XYZ)
Mục tiêu: Đảm bảo tính có thật của nghiệp vụ mua hàng
(Đơn vị: Đồng)
Chứng từ
Nội dung TK ĐƯ Số tiền Ghi
chú SH NT Nợ Có PN 336 PN 372 PN 452 PN 532 ... PN 926 PN 970 PN 986 PN 1006 PN 1023 05/01 25/01 16/03 24/04 21/11 06/12 11/12 21/12 27/12
Nhập mua chè shan sao suốt sơ chế SX theo CN Trung Quốc Nhập mua chè shan sao suốt sơ chế SX theo CN Đài Loan Nhập mua than cục xô Nhập mua than cám ...
Nhập mua bao PE 80*140 Nhập mua túi chè xanh đặc biệt gói
Nhập mua đạm URÊ Trung Quốc
Nhập mua chè xanh lăn
Nhập mua chè xanh sơ chế Vân tiên 1521 1521 1523 1523 153 153 1522 1521 1521 331 331 331 331 331 331 331 331 331 502.501.599 354.033.981 476.007.268 137.459.058 116.559.836 125.450.666 115.102.370 134.885.945 98.525.833 (1)
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ASC CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ASC
Chuyên ngành Kiểm toán và Tư vấn tài chính
Khách hàng Công ty XYZ
Người thực hiện TTH Mã số:Fa/7 Niên độ kế toán 2009
Nội dung thực hiện Kiểm tra tính có thật của
Ghi chú:
: Đã đối chiếu với Nhật ký chứng từ, Phiếu nhập kho, Hoá đơn mua hàng và chứng từ kèm theo: Biên bản kiểm nhận hàng hóa, hợp đồng, Phiếu yêu cầu mua hàng,….
(1): Kế toán phản ánh phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào giá trị nhập kho, làm nhiên liệu tăng so với thực tế là 12.496.278. Qua trao đổi với đơn vị, KTV tìm ra nguyên nhân là do kế toán bị nhầm lẫn. KTV đưa ra bút toán điều chỉnh, kế toán đơn vị đồng ý điều chỉnh: Nợ TK 133: 12.496.278 Có TK 1523: 12.496.278
Người kiểm tra: LQĐ
Đối với số phát sinh trên TK 154, để khẳng định tính có thật và độ chính xác của các nghiệp vụ, KTV thực hiện kiểm tra số phát sinh trên TK 621, TK622, TK 627. Khi kiểm tra phát sinh có trên TK 152, KTV đã đồng thời kiểm tra được phát sinh nợ trên các TK 621 và TK627. Chi phí nhân công trực tiếp (TK622) và chi phí nhân công phân xưởng (TK627) đã được kiểm tra khi kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên. Chi phí khấu hao (TK627) đã được kiểm tra từ chu trình kiểm toán TSCĐ. Thực hiện tương tự đối với các nghiệp vụ xuất vật tư, KTV nhận thấy hầu hết các nghiệp vụ xuất vật tư đều được phản ánh chính xác và thật sự đã xảy ra. Đối với nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất, chứng từ bao gồm: Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư của các phân xưởng sản xuất, Phiếu xuất kho, các chứng từ trên đều có đầy đủ chữ ký duyệt.
(4) Kiểm tra tính đầy đủ, phân loại và trình bày các nghiệp vụ kinh tế
Mục đích của công việc này là xem xét các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được vào sổ đầy đủ chưa, có được hạch toán đúng kỳ hay không, có được trình bày theo đúng quy định hay không. Ở bước này KTV sẽ đối chiếu chứng từ lên sổ sách kế toán và thực hiện đối với ba nghiệp vụ: Nghiệp vụ xuất vật tư, nghiệp vụ mua vật tư và nghiệp vụ xuất bán thành phẩm.
Nghiệp vụ xuất vật tư
Kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu các chứng từ gốc là các Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, Phiếu xuất kho rồi thực hiện đối chiếu với Sổ chi tiết vật liệu tại các phân xưởng, Sổ chi tiết vật tư, Sổ chi tiết các TK chi phí: 621, 622, 627, 642 để đảm
bảo các nghiệp vụ xuất kho phát sinh đều được ghi sổ theo đúng số lượng hạch