thẻ tín dụng và hoá đơn nợ của các đại lý du lịch và các hãng lữ hành.
+ Cân đối sổ sách về các khoản thu từ các dịch vụ khác ngoài tiền buồng với báo cáo thu ngân.
+ Cân đối mọi thu và chi trên sổ cái của kế toán lễ tân . + Kiểm tra giới hạn nợ trên tài khoản của từng khách .
+ Lập báo cáo tổng kết, kết quả tài chính trong ngày của khách sạn .
+ Theo dõi doanh thu buồng, công suất sử dụng và các số liệu thống kê khác.
+ Chuẩn bị các tài liệu cần thiết để báo cáo kế toán. + Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho ca hôm sau.
+ Làm thủ tục đăng ký khách sạn, cho khách đến muộn và khách trả buồng đột xuất.
+ Trả lời các cuộc điện thoại.
+ Nhận đặt buồng và cung cấp thông tin theo yêu cầu của khách.
+ Kiểm tra việc cài đặt báo thức cho khách . + Đổi ngày trên máy vi tính.
+ Kiểm tra Fax, vào số Fax và chuyển các bức Fax được chuyển tới vào ban đêm cho bộ phận nhận đặt buồng khách sạn. + Vệ sinh khu vực làm việc và bàn giao cho ca sáng.
1.2.4. Hoạt động của bộ phận lễ tân trong những giai đoạn phục vụ khách khách
Một chu trình khách là khoảng thời gian từ khi khách liên hệ với khách sạn để đặt buồng, làm thủ tục đăng ký đặt buồng, lưu trú tại khách sạn cho tới khi khách làm thủ tục trả buồng và thanh toán mọi chi phí vói khách sạn. Một chu trình khách được chia làm 4 giai đoạn:
+ Giai đoạn trước khi khách đến khách sạn. + Giai đoạn khách đến khách sạn.
+ Giai đoạn khách lưu trú tại khách sạn .
+ Giai đoạn khách thanh toán trả buồng, rời khách sạn.
Hoạt động của khách sạn là những hoạt động có sự tác động qua lại với khách. Sự tác động này thể hiện mối quan hệ yêu cầu về sự phục vụ. Sự phục vụ khách ở mọi khách sạn đều diễn ra theo một trình tự nhất định gọi là: “Trình tự phục vụ khách”. Một Trình tự phục vụ khách có thể được thực hiện như sau: