III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành chính của công ty CPĐT Nam Đình Vũ
Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ khoa học. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức sau: Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức
( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố trung tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét văn phòng như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bên trong và bên ngoài công ty.
Văn phòng công ty CPĐT Nam Đình vũ bao gồm: Trưởng phòng, bộ phận văn thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ. Chức năng cụ thể của từng bộ phận trên như sau:
•Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.
Trưởng phòng là người đứng đầu bộ phận văn phòng có nhiệm vụ quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. Ngoài ra trưởng phòng còn có quyền tổ chức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng.
TRƯỞNG PHÒNG BỘ PHẬN VĂN THƯ BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN TẠP VỤ
• Bộ phận văn thư lưu trữ.
Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: xử lý bưu tín, biên tập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo, thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bị phát hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị,...
• Bộ phận bảo vệ.
Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về cả con người và tài sản của công ty.
Nhân viên tạp vụ.
Nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm về vấn đề đảm bảo vệ sinh môi trường trong công ty, từ phòng tổng giám đốc, đến nơi làm việc của các phòng ban và tất cả các khu vệ sinh.