III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
2.2.Công tác thông tin, báo cáo.
2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ 1 Công tác tham mưu, tổng hợp.
2.2.Công tác thông tin, báo cáo.
Công tác thông tin.
Trong hoạt động của các công ty, doanh nghiệp nhu cầu về thông tin là rất quan trọng. Nhu cầu này lại rất đa dạng và luôn luôn biến đổi, thông tin lúc này là có ích nhưng lúc khác lại là thừa. Nó được xác định tuỳ thuộc vào từng loại công việc, phạm vi hoạt động và các yếu tố khác.
Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin cho doanh nghiệp là nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Mục tiêu này có thể thực hiện thông qua việc quản lý văn bản, vào các công nghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax...
Cụ thể đối với công ty CPĐT Nam Đình Vũ công tác thông tin báo cáo được thực hiện theo các bước sau:
- Xây dựng và tổ chức nguồn tin. - Thu thập thông tin từ các nguồn.
- Phân tích và xử lý thông tin. - Cung cấp và phổ biến thông tin. - Bảo quản và lưu trữ thông tin.
Phòng Tổ chức hành chính xác định thông tin mà công ty cần để xây dựng và tổ chức các nguồn tin khác nhau. Là một công ty cổ phần trẻ trong xu thế tự do cạnh tranh, và nhà nước có nhiều chính sách cải cách mở cửa kêu gọi đầu tư nước ngoài thì ngày càng nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực xây dựng kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp. Do đó công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh để trở thành chủ đầu tư chính thức của dự án lớn phía nam bán đảo Đình Vũ. Vấn đề đặt ra là công ty cần rất nhiều thông tin về các đối thủ cạnh tranh, về khách hàng có xu thế đầu tư tại khu công nghiệp và thông tin về các nhà cung cấp. Có nhiều cách để thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau... Nhưng thông tin mà văn phòng công ty thu được rất nhiều, văn phòng đã phân tích, xử lý. Đây là cơ hội cho cán bộ văn phòng vận dụng sự sáng tạo để phân tích đánh giá nguồn tin để tài liệu số liệu thu thập được thực sự có ích và xác định các sự việc một cách cụ thể. Văn phòng đã báo cáo những thông tin có giá trị đã thu thập được. Từ đó là căn cứ để ban lãnh đạo công ty đưa ra các giải pháp, phương án thích hợp nhất cho chiến lược cạnh tranh cũng như chiến lược thu hút khách hàng của doanh nghiệp.
Sau khi đã cung cấp đầy đủ những thông tin cho ban lãnh đạo thì văn phòng đã bảo quản và lưu trữ thông tin đã sử dụng đó. Mục đích nhằm kéo dài thời gian sử dụng các nguồn tin không những để phục vụ cho ban lãnh đạo ra quyết định mà còn để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác không phải chỉ một lần mà nhiều lần. Do vậy thông tin luôn được văn phòng bảo quản và lưu trữ cẩn thận theo các phương pháp khoa học như: lưu giữ các dữ liệu vào máy tính điện tử, phim ảnh hoặc có thể sắp xếp ngăn lắp vào hồ sơ, giá, tủ khi cần có thể tra cứu được ngay.
Đối với công ty những thông tin đó rất quan trọng và cần thiết để hoạt động có hiệu quả. Nếu hệ thống văn bản được tổ chức khoa học tạo khả năng đánh giá một cách khách quan công tác thực tiễn của công ty, giúp công ty có được những thông tin cần thiết để tiến hành vững chắc các hoạt động của mình, đưa ra các quyết định có căn cứ khoa học. Tuy nhiên hiện nay tại công ty hệ thống văn bản tổ chức chưa được khoa học nên đã không thể tạo môi trường thông tin tốt cho hoạt động quản lý của công ty.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Ngoài việc thu thập thông tin qua hệ thống văn bản của công ty thì thông tin cũng được văn phòng thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax,...
Về việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo cơ quan và nhân viên các phòng ban tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ rất được lãnh đạo công ty quan tâm. Giám đốc thường xuyên trực tiếp đến các phòng ban xem xét và trao đổi về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Người ta cho rằng trong thế giới thương mại công nghiệp và hiện đại này thì thông tin được coi là nguồn tài nguyên quan trọng nhất hiện có. Với sự gia tăng các yêu cầu thông tin và những phát triển kỹ thuật xử lý làm hoạt động văn phòng càng có vị trí quan trọng.
Đánh giá được tầm quan trọng đó của thông tin, ban lãnh đạo công ty luôn coi trọng đến việc thu nhận và xử lý thông tin. Tuy nhiên do điều kiện mới đi vào hoạt động cần chi tiêu nhiều mà kinh phí lại có hạn nên công ty gặp không ít khó khăn và có nhiều bất cập cần thay đổi trong công tác thông tin của công ty.
Công tác báo cáo.
Như chúng ta đã biết công tác báo cáo là công tác bắt buộc trong quản lý nói chung và trong quản lý doanh nghiệp nói riêng. Tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ điều này được quy định cụ thể trong toàn bộ hệ thống công ty. Một bản báo cáo của một bộ phận trong công ty là những thông tin cần thiết để xây dựng báo cáo tổng hợp gửi lên giám đốc. Tại công ty công tác thông tin báo cáo được thực hiện như sau:
- Báo cáo tháng gửi cho giám đốc công ty với nội dung thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của các phòng ban trong công ty, tình hình thực hiện và kết quả thực hiện các quy chế , quy định trong công ty.
- Báo cáo quý đánh giá thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch tài chính của công ty, dự kiến nhiệm vụ công ty trong quý tiếp theo.
- Báo cáo năm có nội dụng tương tự như báo cáo quý nhưng xét trên thời hạn một năm được quy định hoàn chỉnh hơn, khái quát hơn.
Có thể khẳng định công tác thông tin báo cáo là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ, nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của giám đốc công ty. Do đó thông tin báo cáo luôn được văn phòng công ty cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo nắm được thông tin, xử lý kịp thời các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
• Những kết quả đã đạt được từ hoạt động thông tin báo cáo của công ty.
- Văn phòng công ty đã giúp Tổng giám đốc công ty củng cố thông tin giữa các phòng ban trong công ty, từng bước đảm bảo thông tin hai chiều, thực hiện chế độ thông tin.
- Văn phòng công ty cũng rất quan tâm đến việc củng cố công tác thông tin trong nội bộ đặc biệt là từ cấp dưới lên cấp trên.
- Công tác thông tin báo cáo tại công ty trong hơn một năm qua đã luôn đồng hành cùng những quyết định đúng đắn của lãnh đạo công ty. Kết quả mặc dù là công ty trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng đã trở thành chủ đầu tư dự án khu công nghiệp Nam Đình Vũ - dự án có quy mô và tổng mức đầu tư lớn.
• Bên cạnh đó, công tác thông tin báo cáo, xử lý thông tin tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ cũng bộc lộ nhiều thiếu sót cần khắc phục.
- Một số bộ phận phòng ban vẫn chưa chấp hành tốt các quy đinh về chế độ thông tin theo quy định của nhà nước và theo quy định của công ty, đôi khi thông tin còn chậm trễ, báo cáo chưa sát thực.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Công tác xử lý thông tin chưa được tiến hành đồng bộ với các hoạt động khác của công ty. Một số quyết định thông báo của lãnh đạo công ty ban hành chưa được triển khai kịp thời và thực hiện một cách nghiêm túc. Ví dụ như: Giám đốc ra quyết định thay đổi giờ làm việc trước đây thành buổi sáng từ 7h - 11h30, buổi chiều từ 13h30 - 17h00 nhưng việc thực hiện quyết định này của mọi người trong công ty vẫn chưa đồng bộ, vẫn có CBCNV đi muộn về sớm hoặc nghỉ tự do.
- Do năng lực tài chính của công ty còn hạn chế điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật còn thiếu thốn nên việc thu nhận và xử lý thông tin qua các công nghệ hiện đại vẫn chưa hoàn thiện gây khó khăn và giảm tiến độ nhận và xử lý thông tin.
• Sở dĩ công tác thông tin báo cáo của công ty gặp những thiếu sót trên là do một số nguyên nhân sau.
- Ban lãnh đạo công ty vẫn chưa thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo, chưa bàn bạc với các đơn vị để cải tiến nâng cao chất lượng thông tin. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cán bộ quản lý có năng lực còn yếu kém không đủ sức đảm đương nhiệm vụ, không xử lý tốt những vấn đề mới nảy sinh, gặp nhiều vấp váp trong thực tiễn.
- Công tác thông tin báo cáo là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ, nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của Tổng giám đốc công ty. Thông tin báo cáo đôi khi chưa được cập nhật hàng ngày nên lãnh đạo không nắm bắt được thông tin kịp thời xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
- Ban lãnh đạo cũng như các phòng ban chưa tổng kết rút ra kinh nghiệm, chưa áp dụng chính sách khen thưởng và kỷ luật đúng lúc.