III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ 1 Công tác tham mưu, tổng hợp.
SỔ THEO DÕI VIỆC ĐÓNG DẤU
Mẫu 12: Bìa sổ theo dõi việc đóng dấu
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Mẫu 13: Nội dung sổ theo dõi việc đóng dấu
CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Phòng Tổ chức - Hành chính
SỔ THEO DÕI VIỆC ĐÓNG DẤU
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng STT Thời gian Số lượng Nội dung văn bản Người trình văn bản Người đóng dấu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 01 02/03/2009 01 Giới thiệu nhân viên phòng kinh doanh đi khảo giá Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính .... ... ... ... ... ... ... ( Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính) 2.4.2. Công tác lưu trữ.
Chúng ta biết rằng lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để làm bằng chứng tra cứu thông tin trong quá khứ khi cần thiết.
Công tác lưu trữ của công ty Nam Đình Vũ bao gồm các nội dung sau: - Thu thập và bổ sung tài liệu .
- Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng ký, thống kê tài liệu làm công cụ tra cứu văn bản: văn thư công ty đã sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc từ ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Tài liệu của Công ty được xếp thẳng đứng. Do đó tiện cho việc xếp vào lấy ra, dễ đọc bìa, tiện cho tra cứu.
- Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Khu vực lưu trữ tài liệu của Công ty cao ráo, thoáng mát và nhân viên văn thư thường xuyên lau chùi, quét dọn kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ và đôi khi sử dụng thuốc chống ẩm mối mọt.
- Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu: Khi cá nhân, bộ phận hay phòng ban nào có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ thì văn thư đã tra tìm tài liệu đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc trong tình trạng hư hỏng nặng thì văn thư không cung cấp bản gốc mà chỉ cung cấp bản sao.
- Tiêu huỷ tài liệu khi hến hạn: Trước khi tiêu huỷ nhân viên đã đánh giá lại giá trị tài liệu, văn bản. Tiêu huỷ tài liệu khi được sự đồng ý của Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính và có người làm chứng và có biên bản tiêu huỷ.
Trong công tác lưu trữ tài liệu của công ty đã đảm bảo được các yêu cầu sau: - Công văn, điện tín, giấy mời họp được văn phòng công ty lưu giữ.
- Việc lưu giữ văn bản, chứng từ đảm bảo không nhàu nát, rách, mất văn bản. - Đối với những văn bản mật được lưu giữ cẩn thận để đảm bảo độ mật của văn bản.
- Công ty có tủ hồ sơ, giá tủ, cặp, hộp để đảm bảo an toàn tài liệu lưu giữ trong công ty.
- Công ty đã đề ra những nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ trong công ty.
Quy trình lưu trữ văn bản tài liệu tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ được tiến hành như sau:
• Lập hồ sơ lưu trữ.
Lập hồ sơ lưu trữ là căn cứ để vào danh mục hồ sơ và nhiệm vụ được giao, giải quyết để thu gom văn bản, tài liệu có liên quan với nhau đưa vào từng tập, sắp xếp các văn bản đó một cách hợp lý, hoàn chỉnh.
Công ty CPĐT Nam Đình vũ có hai loại hồ sơ: Hồ sơ tạm thời và hồ sơ lưu trữ. Hồ sơ tạm thời là hồ sơ hỗn hợp về nội dung, chỉ sắp xếp theo thứ tự thời gian. Trong tập hồ sơ này công ty đã lưu giữ ba loại văn bản: văn bản đi, văn bản đến và văn bản chung. Bìa hồ sơ là nhựa cứng B4 có nhãn tiêu đề ở gáy được sắp xếp theo thứ tự thời gian.
Hồ sơ lưu trữ là loại hồ sơ phân loại rõ nội dung và được bảo quản cẩn thận hơn. Hồ sơ lưu trữ của công ty theo quy định cứ ba năm lại lặp một lần. Tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian và kết hợp với các tiêu chí khác về nội dung, chủ thể ban hành hay nơi nhận. Cặp hồ sơ cũng được sử dụng bằng bìa cứng khổ B4. Hồ sơ này được bảo quản và cất giữ cẩn thận.
Văn bản nội bộ Quy chế T.báo Biên bản Tủ hồ sơ công ty Văn bản nhà nước Tài liệu Khác Quyết định Đ.vị khác QPPLVB c.biệtVB VBHC
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
• Quy trình lập hồ sơ như sau:
- Mở hồ sơ: Căn cứ vào bảng phân công nhiệm vụ trong công ty, căn cứ vào danh mục tài liệu.
- Thu thập văn bản dựa vào tên hồ sơ.
- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo thứ tự thời gian. - Kết thúc hồ sơ và cất vấo tủ.
Hiện nay các văn bản, hồ sơ, tài liệu của công ty Nam Đình Vũ được lưu trữ trong tủ hồ sơ cuả công ty. Có thể mô hình hoá tủ hồ sơ của công ty như sau:
Sơ đồ tủ hồ sơ công ty.
Theo quy định của công ty cứ sau ba năm nhân viên văn thư lại thống kê, loại bỏ những tài liệu không còn giá trị đem đi tiêu huỷ nhằm hạn chế chi phí bảo quản, diện tích, đồng thời hàng năm nhân viên văn thư đã bổ sung tài liệu cần thiết vào hồ sơ như sửa đổi về lao động, tiền lương...
• Đánh giá chung về công tác văn thư lưu trữ.
- Hơn một năm qua công tác văn thư lưu trữ của công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ đã có tiến bộ rõ rệt. Văn phòng công ty đã xây dựng được quy chế công tác văn phòng và hướng dẫn nhân viên đưa công tác này dần đi vào nề nếp. Nhân viên văn thư sử dụng thành thạo các trang thiết bị như: máy tính, máy in, máy photo vào công cuộc soạn thảo và ban hành văn bản làm cho văn bản của công ty được đẹp về hình thức, nội dung rõ ràng.
- Nội dung văn bản đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót về hình thức cũng như nội dung.
- Thông tin đưa vào văn bản tương đối chuẩn mực và được xử lý một cách khoa học. Quy trình soạn thảo văn bản cũng như quản lý văn bản được quy định chặt chẽ trong quy định của công ty và công ty áp dụng những tiêu chuẩn khi soạn thảo văn bản mới nhất do nhà nước ban hành.
- Tài liệu lưu trữ luôn ở tình trạng tốt, không ẩm mốc hư hỏng.
- Nhân viên văn thư luôn có gắng hoàn thành tốt công việc, không để xảy ra hịên tượng thất lạc hay mất mát tài liệu.
- Nhân viên văn thư luôn nhiệt tình và sẵn sàng cung cấp tài liệu khi các phòng ban đơn vị yêu cầu.
Những kết quả trên đạt được là nhờ sự cố gắng của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty. Tuy nhiên không tránh khỏi tồn tại những yếu kém cần thay đổi:
Những tồn tại của công tác văn thư lưu trữ tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
- Mặc dù quy chế và sổ quy trình làm việc của công ty quy định rất cụ thể nhưng trên thực tế việc thực hiện chưa thực sự nghiêm túc. Cụ thể như sau: văn bản đến và văn bản đi đôi khi không tập trung vào bộ phận văn thư công ty. Một số văn bản chưa thực sự đúng thể thức. Việc thực hiện về chế độ quản lý và ban hành văn bản chưa chặt chẽ.
- Theo quan sát thì công ty có phòng lưu trữ riêng nhưng không sử dụng mà lại thực hiện lưu trữ ở những phòng ban hoặc ở tủ hồ sơ công ty gần chỗ làm việc của trưởng phòng hành chính. Điều đó vừa lãng phí phòng vừa không an toàn và có các biện pháp bảo vệ hữu hiệu.
- Công tác quản lý và xử lý công văn giấy tờ còn mang tính thủ công.
- Việc in ấn văn bản tuy có nhiều tiến bộ nhưng vẫn còn tình trạng văn bản trình bày xấu có lỗi chính tả và chưa thống nhất lề, cỡ chữ, khổ giấy...Nội dung văn bản nhiều khi còn dài dòng không gãy gọn.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Công tác tiếp nhận văn bản tại văn phòng còn chậm chễ mất thời gian. Những ý kiến của lãnh đạo chưa cụ thể hoá thành văn bản lên dẫn đến tình trạng thực thi không nghiêm túc hoặc lúng túng khi thực hiện.
- Chưa có sự thống nhất về việc quản lý và sử dụng con dấu, nhiều văn bản đóng dấu chưa chuẩn phải đóng lại.
- Cách tra cứu tài liệu của văn thư chưa khoa học nên đôi khi gây chậm trễ trong việc sử dụng tài liệu.
- Nhân viên văn thư còn trẻ mới 24 tuổi đời nên còn thiếu kinh nghiệm làm cho công tác văn thư lưu trữ còn gặp nhiều trở ngại.
- Việc chuyển giao văn bản đôi khi còn chậm chễ, việc quản lý văn bản đôi khi còn lỏng lẻo thiếu chặt chẽ.
- Nhân viên văn thư kiêm nhiệm vụ lễ tân nên nhiều khi công việc bị trì trệ.
Nguyên nhân của những tồn tại trên là:
- Nhân viên văn thư trên thực tế học chuyên ngành kế toán chưa được đào tạo chuyên môn văn thư lưu trữ nên còn nhiều lúng túng trong việc soạn thảo văn bản về kỹ năng sử dụng máy vi tính trong công tác văn thư.
- Tuy được quan tâm nhiều nhưng điều kiện làm việc của nhân viên văn thư còn hạn chế. Công tác bảo quản tài liệu hồ sơ chưa được chú trọng, cán bộ văn phòng chưa biết cách bảo quản, lưu trữ tài liệu để khi cần thiết có thể tra cứu một cách nhanh nhất.