III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ 1 Công tác tham mưu, tổng hợp.
2.4.1. Công tác văn thư.
Soạn thảo nội dung
văn bản Trình ký
In ấn và làm thủ tục ban hành văn bản
Ký văn bản
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Công tác văn thư tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ bao gồm 3 nội dung chính như sau:
Xây dựng và ban hành văn bản.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Quản lý và sử dụng con dấu.
• Xây dựng và ban hành văn bản.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản của công ty được tiến hành như sau: Các phòng ban đơn vị trực tiếp soạn thảo nội dung văn bản. Sau đó văn bản được chuyển lên bộ phận văn thư của công ty để xem xét về thể thức văn bản. Tiếp đó cán bộ văn thư trình lên trưởng phòng Tổ chức hành chính, trưởng phòng xem xét về thủ tục văn bản và kiểm tra nội dung văn bản ( có thể ký nháy vào văn bản). Trưởng phòng Tổ chức hành chính trình văn bản lên Tổng giám đốc xem xét về nội dung văn bản và thẩm quyền để ký. Văn bản ký xong được chuyển về văn thư để làm thủ tục đăng ký văn bản đi và ban hành văn bản kịp thời.
Có thể khái quát quy trình này như sau:
Mẫu văn bản của công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
CÔNG TY CPĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NAM ĐÌNH VŨ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:.../KH:....
TÊN VĂN BẢN V/v...
Nội dung văn bản
Nơi nhận: Thẩm quyền ký - Thủ trưởng - Đã ký - Họ tên
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Công tác ban hành văn bản tại văn phòng Công ty đã đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản, không dùng ngôn ngữ địa phương hay thể loại văn nói.
- Nội dung văn bản ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý
Tổ chức và giải quyết văn bản
Những công văn giấy tờ dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương chính sách của công ty, để báo cáo liên hệ giữa các cấp, ngành bên trong cũng như bên ngoài cơ quan gọi chung là văn bản. Vì vậy nếu văn bản không được giải quyết một cách nghiêm túc, đúng quy trình, văn bản không đến đúng tay người nhận, bị thất lạc hoặc sửa đổi thì hậu quả khó có thể lường trước. Do đó khi thực hiện công tác này công ty CPĐT Nam Đình Vũ luôn tuân thủ các nguyên tắc:
- Nguyên tắc hệ thống.
- Nguyên tắc thời điểm hình thành. - Nguyên tắc tính giá trị văn bản.
Công tác tổ chức và giải quyết văn bản tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ bao gồm 2 công tác chính: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản nội bộ; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả những văn bản mà công ty Nam Đình Vũ nhận được từ bên ngoài gửi đến đều được gọi là văn bản đến.
Số lượng văn bản đến của Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ trong năm qua tương đối nhiều, chủ yếu là: Quyết định, công văn, chỉ thị, thông báo.
Quy trình xử lý văn bản đến của công ty được mô tả như sau:
Văn bản đến Phân loại Bóc bì
Đóng dấu, ghi số, ngày đến Trình thủtrưởng Đăng ký vào sổ Chuyển giao và theo dõi
- Trước hết, nhân viên văn thư xem qua một lượt ngoài bì mục đích xem các công văn đến có đúng gửi cho công ty Nam Đình Vũ hay không. Nếu không đúng thì trả lại cho nhân viên bưu điện. Ngoài ra nhân viên văn thư còn xem các phong bì có còn nguyên vẹn không. Nếu thấy bì văn bản có hiện tượng bị bóc trước thì nhân viên văn thư lập biên bản trước người đưa văn bản.
- Thứ hai, nhân viên văn thư phân loại sơ bộ văn bản: Nhân viên văn thư công ty xem lướt rồi tiến hành phân loại văn bản đến, bao gồm văn bản phải đăng ký và văn bản không phải đăng ký.
Công ty quy định như sau:
- Loại văn bản không phải đăng ký: bao gồm thư riêng, sách báo tạp chí, bản tin....
- Loại văn bản phải đăng ký: bao gồm những văn bản ngoài phong bì đề tên công ty Nam Đình Vũ và tên các lãnh đạo công ty.
- Thứ ba, bóc bì và lấy văn bản ra: Tuy việc này tưởng trừng như đơn giản nhưng nhân viên văn thư của công ty lại rất chú ý, cẩn thận khi thực hiện công tác này luôn đảm bảo nguyên tắc:
Những văn bản có dấu hiệu hoả tốc, dấu thượng khẩn, khẩn được bóc trước. Khi bóc bì nhân viên văn thư luôn cẩn thận không làm rách văn bản bên trong hoặc làm mật địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện.
Và luôn đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong văn bản xem có khớp không.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Thứ tư, nhân viên văn thư đóng dấu đến vào văn bản mục đích xác định văn bản đã qua văn thư, đồng thời ghi nhận ngày tháng văn bản gửi đến công ty. Trong việc giải quyết và xử lý văn bản đến công ty đã đảm bảo được nguyên tắc: Giám đốc không xem các văn bản đến do trưởng phòng Tổ chức hành chính trình mà không có dấu đến. Nhân viên văn thư đã đóng dấu đúng quy định, dấu đến được đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu nội dung của văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
- Thứ năm, trình văn bản đến cho giám đốc công ty để xin ý kiếm phân phối và giải quyết văn bản. Khi sắp xếp văn bản nhân viên văn thư luôn sắp xếp những văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn và khẩn ở vị trí trên cùng trong tập văn bản trình lên thủ trưởng.
- Thứ sáu, đăng ký vào sổ văn bản đến: đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến của công ty Nam Đình Vũ. Đó là việc nhân viên văn thư ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu và ấn định số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản đến. Nhân viên văn thư luôn đăng ký vào sổ văn bản đến nhằm mục đích nắm được số lượng văn bản, nội dung văn bản và đối tượng giải quyết văn bản để bất cứ lúc nào cũng có thể kiểm tra và tra cứu được văn bản do đối tượng nào giải quyết, giải quyết đến đâu.
- Thứ bẩy, đó là công tác chuyển giao văn bản đến: Nhân viên văn thư luôn trực tiếp giao văn bản cho người hoặc bộ phận có trách nhiệm giải quyết không bao giờ nhờ người khác hoặc bộ phận khác chuyển hộ.
Văn bản đến ngày nào nhân viên văn thư luôn phân phối và chuyển giao văn bản ngay trong ngày đó. Trong trường hợp nếu văn bản đến muộn, số lượng nhiều, làm không kịp nhân viên văn thư đã xin ý kiến trưởng phòng để sang ngày hôm sau và cất giữ cẩn thận.
Trong trường hợp một văn bản liên quan đến một vài bộ phận hoặc một vài người cùng giải quyết thì nhân viên văn thư lần lượt chuyển cho từng bộ phận, từng người hoặc tiến hành đồng thời cùng một lúc bằng cách nhân bản tài liệu để từng người, từng bộ phận có tài liệu và bản chính giao cho trưởng phòng.
- Thứ tám, giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản: Văn bản lưu lại chỗ người thực hiện cho đến khi giải quyết xong. Trong thời gian này văn bản được bảo quản trong hồ sơ của người thực hiện. Khi văn bản được giải quyết xong nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì người thừa hành phải tóm tắt văn bản trả lời, kẹp dính vào văn bản đó và chuyển bản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư để lưu vào hồ sơ.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Một số mẫu sổ liên quan đến văn bản đến. Mẫu 1: Dấu đến
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Công ty Nam Đình Vũ có hai mẫu sổ văn bản đến: Mẫu 2: Bìa sổ đăng ký văn bản đến.
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Đ - Số đến... Ế - Ngày đến... N - Chuyển... - Lưu hồ sơ CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Phòng Tổ chức - Hành chính SỔ VĂN BẢN ĐẾN Số... Hải phòng, năm...
Mẫu 3: Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến
STT Ngày đến Số hiệu Ngày tháng Trích yếu Số lượng Nơi gửi Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 01 5/5/2008 6/2008/ QĐ- TTg 10/01/2008 Quyết định về việc thành lập và ban hành quy chế hoạt động của Khu kinh tế Đình Vũ - Cát Hải - Hải phòng 06 Thủ tướng chính phủ Bản phô tô ... ... ... ... ... ... ... ... ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Mẫu 4: Bìa sổ đăng ký văn bản đến mật
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Mẫu 5: Nội dung sổ đăng ký văn bản mật đến
CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Phòng Tổ chức - Hành chính