III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ 1 Công tác tham mưu, tổng hợp.
CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ TRIỂN KHAI THU HÚT ĐẦU TƯ
STT Nội dung Thời gian Người thực hiện Ghi chú
1 Tuyên bố lý do Giới thiệu đại biểu
08h00 Tổng giám đốc 2 Khai mạc hội nghị
Trình bày báo cáo
08h05 Trưởng phòng Tổ chức hành chính 3 Đại biểu phát biểu
Bổ sung ý kiến
09h00 Trưởng phòng kinh doanh 4 Hội nghị thảo luận. 09h30 Tổng giám đốc
5 Giải lao 10h15
6 Hội nghị tiếp tục làm việc 10h30
7 Nghỉ trưa 11h30
8 Hội nghị tham khảo một số ý kiến của khách mời
14h00
9 Giải lao 15h15
10 Hội nghị tiếp tục thảo luận 15h30 11 Tổng kết hội nghị và xác định
công việc cần làm sau hội nghị
16h00 Tổng giám đốc
12 Bế mạc hội nghị 16h30
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
- Triển khai các mệnh lệnh thông báo của hội nghị.
- Sắp xếp lại các văn bản, giấy tờ để lập hồ sơ hội nghị bao gồm: Giấy mời, danh sách đại biểu, báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, chương trình làm việc, lời khai mạc, lời phát biểu cấp trên, quyết định khen thưởng, lời bế mạc, lời cám ơn cấp trên đã về dự, cám ơn những người chuẩn bị và giúp hội nghị thành công.
- Rút kinh nghiệm giữa các bộ phận, cá nhân liên quan đến hội nghị.
• Công tác hội nghị trong thời gian qua đã đạt được các kết quả sau:
- Thông qua việc tổ chức các cuộc họp, ban lãnh đạo công ty có thể đánh giá được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm, quý hay tháng đó rút ra kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện.
- Ngoài ra thông qua các cuộc họp ban lãnh đạo công ty có thể biết được tâm tư, nguyện vọng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, đảm bảo luồng thông tin hai chiều giữa giám đốc và cán bộ công nhân viên.
• Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì công tác tổ chức hội nghị của công ty vẫn còn một số nhược điểm.
- Cán bộ công nhân viên trong công ty chưa hiểu rõ được tầm quan trọng của việc tổ chức các hội nghị cho nên khâu tổ chức tham gia chưa nghiêm túc, thậm chí còn có một số cán bộ quản lý thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia hội nghị, hội họp.
- Các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, hội nghị còn thiếu thốn.
• Nguyên nhân của một số nhược điểm trên là:
- Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chưa cao, vẫn còn lúng túng trong khâu chỉ đạo lên kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị.
- Công tác tuyên truyền cho cán bộ công nhân viên trong công ty chưa thực hiện tốt nên tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị vẫn bị xem nhẹ, chưa nhận thức hết được vai trò của nó.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng