B. Khâu xuất khẩu hàng hĩa:
2.2.1.3.3Nhận xét về cơng tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập
FIDECO là đơn vị được thành lập từ 31/03/1989, đã trải qua quá trình hoạt động xuất-nhập khẩu lâu dài và cĩ nhiều kinh nghiệm từ cơng tác thực tế. Hơn nữa, đơn vị cũng đã xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001-2000 được khoảng 7 năm (Từ 1998-2005). Tuy nhiên, trong cơng tác tổ chức việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất nhập khẩu tại cơng ty vẫn cịn tồn tại một số vấn đề, chẳng hạn:
- Bộ Chứng từ xuất khẩu: Do đặc thù riêng, Cơng ty cĩ thể phân cơng cho nhân viên phịng kinh doanh XNK chịu trách nhiệm lập bộ chứng từ xuất- nhập khẩu theo đúng qui định. Sau khi bộ chứng từ được lập đã thực sự hồn thành thì phải chuyển giao hoặc trình cho các cơ quan, phịng chức năng cĩ liên quan như Ngân hàng, Hải quan, giao nhận, phịng kế tốn để thực hiện việc xuất hàng, ghi sổ kế tốn, thanh tốn và lưu trữ chứng từ gốc. Vì là chứng từ kế tốn dùng để ghi sổ và hạch tốn nên phịng kế tốn phải kiểm tra, luân chuyển, lưu trữ theo qui định và phù hợp yêu cầu kiểm sốt và quản lý.
- Về mở L/C: Đây cũng là một loại chứng từ kế tốn. Phịng kế tốn thực hiện việc mở L/C với ngân hàng mở sẽ phù hợp hơn, nhanh chĩng hơn, ít hoặc khơng ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng vì chủ động cân đối nguồn tiền để ký quỹ khi cần thiết.
- Về luân chuyển chứng từ nội bộ: Cĩ sự trùng lặp, chồng chéo giữa phịng kinh doanh XNK và phịng kế tốn. Trên cùng loại chứng từ kế tốn xuất- nhập khẩu hàng hĩa, phịng kinh doanh lưu trữ bản gốc (do yêu cầu của lãnh đạo phịng), phịng kế tốn cũng lưu, bên cạnh các chứng từ kế tốn cĩ liên quan đến thanh tốn tiền hàng, bộ phận giao nhận lưu bản photo.