B. Khâu xuất khẩu hàng hĩa:
2.2.2 Cơng ty TNHH Vinh Nam:
2.2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ.
Chức năng:
- Kinh doanh: Mua bán máy mĩc, nguyên liệu, vật tư, hĩa chất (trừ hĩa chất cĩ tính độc hại mạnh), bách hĩa, kim khí điện máy, hàng nhựa, quần áo may sẵn, vải sợi, điện tử, vật liệu xây dựng, sản phẩm cơ khí, vận tải.
- Đại lý ký gửi hàng hĩa.
- Gia cơng lắp đặt dây truyền sản xuất cơng nghiệp. Gia cơng và chế tạo khuơn mẫu, Gia cơng các sản phẩm cơ khí
- Dịch vụ: Cho thuê thiết bị, nhà xưởng và văn phịng làm việc. Cung cấp các dịch vụ kỹ thuật: kiểm tra, thử nghiệm, sửa chữa, bảo hành, bảo trì thiết bị/ hệ thống máy mĩc, điện tự động, cơng nghệ phục vụ khai thác và chế biến sản phẩm dầu khí, hĩa chất. Giao nhận hàng hố trong nước và xuất nhập khẩu.
- Sản xuất, lắp đặt, vận hành: dây chuyền sản xuất cơng nghiệp; thiết bị điện, tự động hĩa; thiết bị/ hệ thống điều khiển mơđun cơng nghệ phục vụ khai thác và chế biến sản phẩm dầu khí, hĩa chất và các sản phẩm cơ khí. Sản xuất, gia cơng phần mềm tích hợp hệ thống, phần mềm điều khiển cơng nghệ.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của cơng ty nhằm bảo tồn và phát triển vốn.
- Chăm sĩc đời sống vật chất tinh thần, bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên mơn, khoa học kỹ thuật cho cán bộ cơng nhân viên.
- Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế của Nhà Nước. Báo cáo trung thực kết quả hoạt động kinh danh theo chế độ thống kê nhà nước quy định.
2.2.2.2 Thị trường xuất-nhập-khẩu:
Thị trường xuất khẩu:
Gồm thị trường ở các nước: Nga. Mỹ, Singapore, Khối ASEAN, Châu Aâu.
Thị trường nhập khẩu:
2.2.2.3 Cơng tác lập và luân chuyển chứng từ kế tốn xuất-nhập khẩu hàng hĩa. khẩu hàng hĩa.
2.2.2.3.1 Cơng tác lập chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hĩa xuất nhập khẩu: hĩa xuất nhập khẩu:
Nhập khẩu trực tiếp:
- Bộ chứng từ nhập khẩu hàng hĩa:
(1)Hợp đồng nhập khẩu hàng hĩa;
(2)Giấy thơng báo thuế, thu chênh lệch giá của lơ hàng nhập khẩu; (3)Tờ khai hàng hĩa nhập khẩu theo mẫu HQ 2002-NK;
(4)Phụ lục tờ khai hàng hĩa nhập khẩu kèm tờ khai gốc; (5)Hĩa đơn thương mại (Commercial Invoice);
(6)Phiếu đĩng gĩi (Packing list);
(7)Vận đơn đường hàng khơng, đường biển. Xem phụ lục đính kèm (31)
Chứng từ thanh tốn tiền hàng nhập khẩu:
- Chứng từ thanh tốn theo phương thức TT 100% befor shipment:
+ Giấy đề nghị thanh tốn tiền hàng nhập khẩu (Payment Request); + Hợp đồng thương mại nhập khẩu;
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ theo mẩu của Ngân hàng;
+ Lệnh chuyển tiền (Payment Order) theo mẫu của Ngân hàng;
+ Chứng từ chuyển tiền thanh tốn cho khách hàng nước ngồi của Ngân hàng.
- Chứng từ thanh tốn theo phương thức TT 100% after shipment:
Ngồi các loại chứng từ nêu trên, Cơng ty cịn phải xuất trình thêm các chứng từ nhập khẩu, gồm:
+ Tờ khai hàng hĩa nhập khẩu;
+ Giấy thơng báo thuế, thu chênh lệch giá của số tiền thuế trên tờ khai hải quan hàng hĩa nhập khẩu;
+ Hĩa đơn thương mại (Commercial Invoice); + Phiếu đĩng gĩi (Packing list);
+ Vận đơn đường hàng khơng (Airway Bill); Xem phụ lục đính kèm
Hàng hĩa nhập khẩu trả lại:
- Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hĩa ban đầu:
+ Tờ khai hàng hĩa xuất khẩu/nhập khẩu phi mậu dịch số 2997/XCQ-PMD ngày 10/9/2004;
+ Hĩa đơn thương mại xuất khẩu; + Packing list;
+Vận đơn đường biển (B/L). Xem phụ lục đính kèm
Tái nhập hàng hĩa nhập khẩu trả lại: - Bộ chứng từ tái nhập khẩu hàng hĩa trả lại:
+ Tờ khai hàng hĩa xuất khẩu/nhập khẩu phi mậu dịch số 166/CQN-PMD ngày 29/9/2004;
+ Hĩa đơn thương mại xuất khẩu; + Packing list;
+Vận đơn đường biển (B/L); + Lệnh giao hàng.
Xem phụ lục đính kèm
2.2.2.3.2 Luân chuyển chứng từ kế tốn:
- Hợp đồng kinh tế do phịng Thưong mại lập, chuyển giao phịng kế tốn 01 (một) bản gốc và phịng Giao nhận (Logistic Department) 01 (một) bản gốc;
- Bộ chứng từ xuất khẩu do phịng kế tốn lập với các loại chứng từ, số liên như qui định trong hợp đồng hoặc L/C và luân chuyển:
+ Phịng Thương mại để chuyển giao cho khách hàng, nhà nhập khẩu để địi tiền.
+ Phịng giao nhận hàng xuất-nhập khẩu để làm thủ tục khai hải quan, giao nhận hàng ra cảng đi, thơng báo cho khách hàng về tình hình giao hàng cho khách.
+ Ngân hàng để yêu cầu thu tiền hàng (nếu thanh tốn bằng L/C).
- Bộ chứng từ nhập khẩu phịng kế tốn nhận từ phịng giao nhận (Logictic Department) để lập phiếu nhập kho và theo dõi thanh tốn tiền hàng nhập khẩu khi đến hạn. Chứng từ nhập kho hàng nhập khẩu được luân chuyển qua các bộ phận:
+ Phịng kế tốn (nhân viên kế tốn vật tư, hàng hĩa); + Thủ kho;
+ Phịng thương mại; + Phịng giao nhận;
+ Ngân hàng để thanh tốn tiền mua hàng nhập khẩu (nếu thanh tốn bằng TT, D/P, D/A) khi đến hạn.
2.2.2.3.3 Nhận xét về cơng tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại cơng ty. xuất-nhập khẩu tại cơng ty.
Hoạt động chính của cơng ty thiên về ngành kỹ thuật. Ban giám đốc cơng ty chưa nhận ra vai trị tham mưu, chức năng, nhiệm vụ quan trọng của phịng kế tốn. Việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn chưa được qui định cụ thể, rõ ràng nên đã xẩy ra sai sĩt như:
- Hợp đồng kinh tế: Phịng kinh doanh soạn thảo, cho mã, số hợp đồng nhưng khơng luân chuyển ngay cho các phịng chức năng. Khi phát sinh cơng việc, các phịng chức năng mới yêu cầu cung cấp. Chẳng hạn, phịng Logictic
mượn hợp đồng để làm thủ tục khai báo hải quan. phịng kế tốn yêu cầu chuyển hợp đồng để lập chứng từ thanh tốn trình ngân hàng, theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng và lưu tại phịng kế tốn.
- Lập Chứng từ xuất-nhập khẩu hàng hố: Bộ chứng từ cĩ khi do phịng thương mại lập, cĩ khi do phịng Logictic lập. Thủ kho lập phiếu xuất-nhập kho tạm theo thực tế phát sinh. Phịng kế tốn khi tiếp nhận bộ chứng từ phát sinh do phịng Logictic chuyển và phiếu xuất-nhập kho tạm do thủ kho chuyển giao mới phát hành phiếu nhập-xuất kho chính thức, hố đơn GTGT hoặc thanh tốn tiền hàng khi đến hạn hoặc thực hiện trả tiền theo yêu cầu của phịng thương mại.
- Do nắm bắt các qui định của cơ quan chức năng như Hải quan, thuế… khơng kịp thời, mối liên kết nội bộ khơng chặt chẽ dẫn đến cơng ty bị thiệt hại khi thực hiện việc xuất trả hàng đã nhập và tái nhập lại hàng này và đã bị đánh thuế nhập khẩu 2 lần trên cùng một lơ hàng nhập khẩu.
- Trách nhiệm lập và luân chuyển chứng từ trong nội bộ cơng ty chưa được qui định hoặc cụ thể khi giao nhiệm vụ cho các phịng chức năng.
- Trình độ nghiệp vụ chuyên mơn hố khâu lập chứng từ chưa được quan tâm đúng mức nên khơng tránh khỏi tình trạng bê trể, làm chậm tiến độ thanh tốn tiền hàng hoặc thu hồi nợ tiền hàng.
Đến nay, tuy cơng tác lập và luân chuyển chứng từ kế tốn của cơng ty đã được cải tiến nhiều thơng qua các qui trình, qui định nội bộ, nhưng vẫn cịn xẫy ra tình trạng nghiệp vụ phát sinh trước, chứng từ mới được phịng kế tốn lập và luân chuyển sau.
2.2.3 Cơng ty kinh doanh Thủy hải sản (A. P. T. Co).
o Tên cơng ty: Cơng ty kinh doanh Thủy hải sản o Tên tiếng Anh: Aquatic Products Trading Company o Tên giao dịch: A. P. T. Co.
o Trụ sở chính: Lơ 4-6-8 Đường 1A, Khu Cơng nghiệp Tân Tạo. Quận tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
2.2.3.1 Chức năng và nhiệm vụ: - Chức năng: - Chức năng:
+ Kinh doanh các loại hàng Thủy hải sản tươi sống và chế biến. + Sản xuất và kinh doanh nước mắm, nước chấm.
+ Nuơi và khai thác cá nước ngọt.
+ Chế biến các loại thức ăn gia súc. Gia cầm, cá và tơm.
+ Cung ứng các mặt hàng Thủy hải sản đơng lạnh phục vụ sản xuất, tiêu thụ nội địa và xuất khẩu trực tiếp.
+ Sản xuất kem lạnh, nước đá khơ phục vụ cho tiêu dùng và xuất khẩu. + Cung cấp dịch vụ ủy thác xuất-nhập khẩu.
Ngồi ra, do nhu cầu sản xuất kinh doanh cần cĩ sự trao đổi hàng hĩa với hình thức thanh tốn nhanh, Cơng ty cịn mua-bán thêm các mặt hàng kim khí điền máy, vật tư Nơng-Ngư nghiệp, Cơng nghiệp, nhiên liệu nhằm phục vụ sản xuất và tiêu dùng.
- Nhiệm vụ:
+ Căn cứ các chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước và tình hình cụ thể của thị trường, Cơng ty chủ động xác định các chỉ tiêu kế hoạch và định hướng phát triển sản xuất kinh doanh của đơn vị trình cơ quan chủ quản xét duyệt.
+ Triển khai và thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra.
+ Phân tích, đánh giá và báo cáo việc thực hiện kế hoạch trước đơn vị và cấp trên.
2.2.3.2 Thị trường xuất-nhập-khẩu: - Về Xuất khẩu: - Về Xuất khẩu:
Thị trường xuất khẩu lớn nhất của cơng ty là Nhật Bản, Hồng Kơng, Trung quốc, Mỹ, Úùc và một số nước Đơng âu.
- Về Nhập khẩu:
Ngoại trừ việc nhập máy mĩc, thiết bị, nguyên liệu nhập khẩu phục vụ cho sản xuất chủ yếu là để xuất khẩu. Do đĩ, thị trường nhập khẩu nguyên liệu đa số là từ thị trường Nhật Bản.
2.2.3.3 Cơng tác lập và luân chuyển chứng từ kế tốn xuất-nhập- khẩu hàng hĩa.
2.2.3.3.1 Cơng tác lập chứng từ thanh tốn hàng hĩa xuất nhập khẩu. nhập khẩu.
Xuất khẩu trực tiếp: Bộ chứng từ xuất khẩu:
(1) Hợp đồng thương mại (Commercial Contract); (2) Tờ khai hàng hĩa xuất khẩu;
(3) Bảng chi tiết kèm theo tờ khai hàng hĩa xuất khẩu (Mẫu HQ 2002-XK); (4) Hĩa đơn thương mại (Commercial Invoice);
(5) Phiếu đĩng gĩi (Packing list);
(6) Vận đơn đường biển (B/L: Bill of Lading); (7) C/Hoặc;
(8) Các giấy chứng nhận cĩ liên quan đến việc xuất khẩu hàng hĩa Thủy hải sản.
Xem phụ lục số: (32)
Ủy thác xuất khẩu:
(1) Hợp đồng ủy thác xuất khẩu; (2) Hợp đồng thương mại;
(3) Bộ chứng từ ủy thác xuất khẩu: Gồm các loại chứng từ giống như trường hợp của Cơng ty FIDECO vì cũng xuất khẩu mặt hàng Thủy hải sản;
Ghi chú: Các chứng từ thuộc bộ chứng từ xuất khẩu của A. P. T. Co gần như giống các chứng từ thuộc bộ chứng từ xuất khẩu của FIDECO vì cùng là xuất khẩu ngành hàng Thủy hải sản.
Xem phụ lục số: (32)
Hàng xuất khẩu bị trả lại:
Bộ chứng từ nhập khẩu lơ hàng xuất khẩu bị trả lại:
(1) Thư thơng báo trả lại hàng của nhà nhập khẩu vì sản phẩm cĩ nhãn sai về thơng tin dinh dưỡng;
(2) Văn bản do A. P. T. Co lập gởi lãnh đạo Hải quan cảng Sài gịn và Đội kiểm tra hàng hĩa xuất nhập khẩu về việc xin nhập hàng xuất khẩu bị trả về;
(3) Tờ khai hàng hĩa nhập khẩu theo mẫu của cơ quan hải quan;
(4) Văn bản do A. P. T. Co lập gởi lãnh đạo Hải quan Khu vực I và Đội kiểm tra thu thuế xuất nhập khẩu về việc xin miễn thuế nhập khẩu và thuế GTGT cho lơ hàng xuất khẩu bị trả về;
(5) Giấy thơng báo thuế, thu chênh lệch giá của hải quan về số tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT của lơ hàng xuất khẩu bị trả về;
(6) Giấy tạm giải tỏa cưỡng chế của Chi cục HQCK cảng SG-KVI về việc khơng cưởng chế thủ tục XNK hàng hĩa đối với số tiền nợ thuế của thơng báo nêu trên;
(7) Quyết định của Chi cục trưởng HQCK CSG/KVI-CL gởi A. P. T. Co, Cục HQTP. HCM, Cục Thuế TP. HCM về việc khơng thu thuế đối với hàng hĩa xuất khẩu phải nhập khẩu trở lại để tái chế và đã tái xuất khẩu;
(8) Vận đơn đường biển (B/L) làm căn cứ nhận hàng; (9) Lệnh giao hàng cho A. P. T. Co;
(10) Bộ chứng từ nhập khẩu hàng xuất khẩu bị trả lại. Xem phụ lục số: (32)
Tái xuất khẩu của hàng xuất khẩu bị trả lại: Bộ chứng từ tái xuất khẩu:
(1) Tờ khai hàng hĩa xuất khẩu, trong đĩ cĩ ghi chú: Hàng xuất trả theo tờ khai hải quan nhập khẩu số:…
(2) Hĩa đơn thương mại (Commercial Invoice); (3) Phiếu đĩng gĩi (Packing list);
(4) Vận đơn đường biển (B/L);
(5) Bộ chứng từ tái xuất khẩu của lơ hàng đã xuất khẩu bị trả lại. Xem phụ lục số: (32)
2.2.3.3.2 Cơng tác luân chuyển chứng từ kế tốn:
- Đối với chứng từ luân chuyển nội bộ, ở cơng ty cĩ hai trường hợp:
(a) Luân chuyển giữa các phịng chức năng thuộc khối văn phịng cơng ty: Chứng từ xuất-nhập khẩu đều do Phịng xuất-nhập khẩu lập, chuyển phịng kế tốn bản chính để lưu và theo dõi thanh tốn tiền hàng. Trong cơng tác lập chứng từ nếu phát sinh loại chứng từ mới ngồi các chứng từ phổ biến thường bị sai sĩt vì khơng am hiểu các qui định của chế độ chứng từ, phải chỉnh sửa nên ảnh hưởng đến tiến độ trình bộ chứng từ ngân hàng thanh tốn.
(b) Luân chuyển chứng từ giữa các Xí nghiệp trực thuộc với văn phịng cơng ty: Cơng ty cĩ nhiều cơ sở trực thuộc, tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức phân tán nên tại văn phịng cơng ty khơng cĩ những chứng từ ban đầu về hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc. Mỗi đơn vị tự tổ chức bộ phận lập chứng từ xuất khẩu, lưu trữ chứng từ tại cơ sở. Văn phịng cơng ty tiếp nhận các báo cáo hàng tháng của cơ sở, làm căn cứ để lập báo cáo tổng hợp và ghi sổ kế tốn nên phần nào ảnh hưởng đến việc hồn thuế GTGT, quyết tốn thuế, kiểm tra, thanh tra của tồn cơng ty.
Tương ứng với cách tổ chức lập chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất-nhập khẩu nêu trên, cũng cĩ 2 (hai) trường hợp đối với việc trình chứng từ Ngân hàng thanh tốn:
(a) Phịng xuất-nhập khẩu Cơng ty trực tiếp nộp bộ chứng từ xuất khẩu cho ngân hàng để địi tiền. Phịng kế tốn theo dõi việc thanh tốn tiền của khách hàng. Nếu cĩ trục trặc trong khâu thanh tốn, phịng kế tốn cĩ trách nhiệm thơng báo cho phịng xuất-nhập khẩu biết để giải quyết.
(b) Nhân viên chuyên trách của cơ sở trực tiếp trình bộ chứng từ cho ngân hàng và theo dõi việc thanh tốn tiền hàng tại cơ sở.
2.2.3.3.3 Nhận xét về cơng tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại cơng ty A. P. T. Co. xuất-nhập khẩu tại cơng ty A. P. T. Co.
Cơng ty được thành lập từ năm 1977 theo quyết định số 57/QĐ-UB ngày 12/10/1977 của UBND TP. HCM và bắt đầu hoạt động cung ứng xuất nhập khẩu từ năm 1985. Là một DNNN cĩ quá trình hoạt động lâu dài, cơng tác tổ chức và qui trình hoạt động của cơng ty cũng đã trải qua quá trình sửa đổi cho phù hợp với điều kiện của cơng ty. Tuy nhiên, trong việc lập và luân chuyển chứng từ giữa cơng ty với các cơ quan chức năng, giữa văn phịng cơng ty với các cơ sở trực thuộc bộc lộ những nhược điểm, Chẳng hạn:
- Vướng mắc khi thực hiện việc hạch tốn theo Thơng tư 108/2001/TT- BTC ngày 31/12/2001 “Hướng dẫn kế tốn hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ủy thác” đối với giá trị hàng uỷ thác xuất trả, thuế (nếu cĩ), các khoản thu hộ, chi hộ và số tiền thuế GTGT nộp thay. (33)
- Cái khĩ mà cơng ty thường hay bị vướng mắc, mất nhiều thời gian đi lại, chỉnh sửa là các chứng từ đặc thù theo mẫu qui định của các cơ quan chức năng như Hải quan, cơ quan cấp giấy chứng nhận gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện bộ chứng từ, kéo dài thời gian nộp chứng từ theo qui định trong L/C.
- Lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất-nhập khẩu trong nội bộ và trình Ngân hàng do phịng xuất-nhập khẩu hoặc nhân viên chuyên trách (khơng thuộc phịng kế tốn) thực hiện trực tiếp. Phịng kế tốn chỉ làm nhiệm vụ theo dõi việc thanh tốn, khơng tham gia cơng tác lập chứng từ nên gặp khĩ khăn khi quyết tốn thuế hoặc phục vụ cơng tác kiểm tra, thanh tra.
2.2.4 Cơng ty NIDEC COPAL (VIETNAM) CO, LTD. 2.2.4.1 Chức năng và nhiệm vụ.