B. Khâu xuất khẩu hàng hĩa:
2.2.2.3.1 Cơng tác lập chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hĩa xuấtnhập
Nhập khẩu trực tiếp:
- Bộ chứng từ nhập khẩu hàng hĩa:
(1)Hợp đồng nhập khẩu hàng hĩa;
(2)Giấy thơng báo thuế, thu chênh lệch giá của lơ hàng nhập khẩu; (3)Tờ khai hàng hĩa nhập khẩu theo mẫu HQ 2002-NK;
(4)Phụ lục tờ khai hàng hĩa nhập khẩu kèm tờ khai gốc; (5)Hĩa đơn thương mại (Commercial Invoice);
(6)Phiếu đĩng gĩi (Packing list);
(7)Vận đơn đường hàng khơng, đường biển. Xem phụ lục đính kèm (31)
Chứng từ thanh tốn tiền hàng nhập khẩu:
- Chứng từ thanh tốn theo phương thức TT 100% befor shipment:
+ Giấy đề nghị thanh tốn tiền hàng nhập khẩu (Payment Request); + Hợp đồng thương mại nhập khẩu;
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ theo mẩu của Ngân hàng;
+ Lệnh chuyển tiền (Payment Order) theo mẫu của Ngân hàng;
+ Chứng từ chuyển tiền thanh tốn cho khách hàng nước ngồi của Ngân hàng.
- Chứng từ thanh tốn theo phương thức TT 100% after shipment:
Ngồi các loại chứng từ nêu trên, Cơng ty cịn phải xuất trình thêm các chứng từ nhập khẩu, gồm:
+ Tờ khai hàng hĩa nhập khẩu;
+ Giấy thơng báo thuế, thu chênh lệch giá của số tiền thuế trên tờ khai hải quan hàng hĩa nhập khẩu;
+ Hĩa đơn thương mại (Commercial Invoice); + Phiếu đĩng gĩi (Packing list);
+ Vận đơn đường hàng khơng (Airway Bill); Xem phụ lục đính kèm
Hàng hĩa nhập khẩu trả lại:
- Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hĩa ban đầu:
+ Tờ khai hàng hĩa xuất khẩu/nhập khẩu phi mậu dịch số 2997/XCQ-PMD ngày 10/9/2004;
+ Hĩa đơn thương mại xuất khẩu; + Packing list;
+Vận đơn đường biển (B/L). Xem phụ lục đính kèm
Tái nhập hàng hĩa nhập khẩu trả lại: - Bộ chứng từ tái nhập khẩu hàng hĩa trả lại:
+ Tờ khai hàng hĩa xuất khẩu/nhập khẩu phi mậu dịch số 166/CQN-PMD ngày 29/9/2004;
+ Hĩa đơn thương mại xuất khẩu; + Packing list;
+Vận đơn đường biển (B/L); + Lệnh giao hàng.
Xem phụ lục đính kèm
2.2.2.3.2 Luân chuyển chứng từ kế tốn:
- Hợp đồng kinh tế do phịng Thưong mại lập, chuyển giao phịng kế tốn 01 (một) bản gốc và phịng Giao nhận (Logistic Department) 01 (một) bản gốc;
- Bộ chứng từ xuất khẩu do phịng kế tốn lập với các loại chứng từ, số liên như qui định trong hợp đồng hoặc L/C và luân chuyển:
+ Phịng Thương mại để chuyển giao cho khách hàng, nhà nhập khẩu để địi tiền.
+ Phịng giao nhận hàng xuất-nhập khẩu để làm thủ tục khai hải quan, giao nhận hàng ra cảng đi, thơng báo cho khách hàng về tình hình giao hàng cho khách.
+ Ngân hàng để yêu cầu thu tiền hàng (nếu thanh tốn bằng L/C).
- Bộ chứng từ nhập khẩu phịng kế tốn nhận từ phịng giao nhận (Logictic Department) để lập phiếu nhập kho và theo dõi thanh tốn tiền hàng nhập khẩu khi đến hạn. Chứng từ nhập kho hàng nhập khẩu được luân chuyển qua các bộ phận:
+ Phịng kế tốn (nhân viên kế tốn vật tư, hàng hĩa); + Thủ kho;
+ Phịng thương mại; + Phịng giao nhận;
+ Ngân hàng để thanh tốn tiền mua hàng nhập khẩu (nếu thanh tốn bằng TT, D/P, D/A) khi đến hạn.
2.2.2.3.3 Nhận xét về cơng tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại cơng ty. xuất-nhập khẩu tại cơng ty.
Hoạt động chính của cơng ty thiên về ngành kỹ thuật. Ban giám đốc cơng ty chưa nhận ra vai trị tham mưu, chức năng, nhiệm vụ quan trọng của phịng kế tốn. Việc lập và luân chuyển chứng từ kế tốn chưa được qui định cụ thể, rõ ràng nên đã xẩy ra sai sĩt như:
- Hợp đồng kinh tế: Phịng kinh doanh soạn thảo, cho mã, số hợp đồng nhưng khơng luân chuyển ngay cho các phịng chức năng. Khi phát sinh cơng việc, các phịng chức năng mới yêu cầu cung cấp. Chẳng hạn, phịng Logictic
mượn hợp đồng để làm thủ tục khai báo hải quan. phịng kế tốn yêu cầu chuyển hợp đồng để lập chứng từ thanh tốn trình ngân hàng, theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng và lưu tại phịng kế tốn.
- Lập Chứng từ xuất-nhập khẩu hàng hố: Bộ chứng từ cĩ khi do phịng thương mại lập, cĩ khi do phịng Logictic lập. Thủ kho lập phiếu xuất-nhập kho tạm theo thực tế phát sinh. Phịng kế tốn khi tiếp nhận bộ chứng từ phát sinh do phịng Logictic chuyển và phiếu xuất-nhập kho tạm do thủ kho chuyển giao mới phát hành phiếu nhập-xuất kho chính thức, hố đơn GTGT hoặc thanh tốn tiền hàng khi đến hạn hoặc thực hiện trả tiền theo yêu cầu của phịng thương mại.
- Do nắm bắt các qui định của cơ quan chức năng như Hải quan, thuế… khơng kịp thời, mối liên kết nội bộ khơng chặt chẽ dẫn đến cơng ty bị thiệt hại khi thực hiện việc xuất trả hàng đã nhập và tái nhập lại hàng này và đã bị đánh thuế nhập khẩu 2 lần trên cùng một lơ hàng nhập khẩu.
- Trách nhiệm lập và luân chuyển chứng từ trong nội bộ cơng ty chưa được qui định hoặc cụ thể khi giao nhiệm vụ cho các phịng chức năng.
- Trình độ nghiệp vụ chuyên mơn hố khâu lập chứng từ chưa được quan tâm đúng mức nên khơng tránh khỏi tình trạng bê trể, làm chậm tiến độ thanh tốn tiền hàng hoặc thu hồi nợ tiền hàng.
Đến nay, tuy cơng tác lập và luân chuyển chứng từ kế tốn của cơng ty đã được cải tiến nhiều thơng qua các qui trình, qui định nội bộ, nhưng vẫn cịn xẫy ra tình trạng nghiệp vụ phát sinh trước, chứng từ mới được phịng kế tốn lập và luân chuyển sau.