- Phân loại tài liệu lƣu trữ: nhân viên văn thƣ tiến hành phân loại theo mẫu phông mà nhà nƣớc quy định.
4. Đón tiếp khách:
2.3.2.2. Đánh giá cơ cấu lao động theo độ tuổi và giới tắnh.
Khi một đối tƣợng muốn quan tâm tới sự tồn tại và phát triển của công ty thì tiêu thức về độ tuổi và kết cấu độ tuổi, giới tắnh lao động trong công ty cũng đƣợc lƣu ý đến. Văn phòng là cánh tay phải hỗ trợ đắc lực cho hoạt động của
6.46.6 6.6 6.8 7 7.2 7.4 7.6 7.8 8 Năm 2008 Năm 2009 Năm Trình độ vi tắnh Trình độ vi tắnh
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
công ty nên kết cấu độ tuổi, giới tắnh của nhân viên văn phòng cũng rất quan trọng. Ngƣời Trƣởng phòng không nên có độ tuổi quá trẻ vì ở độ tuổi này thì trƣởng phòng sẽ thiếu tự tin, thiếu kinh nghiệm, dễ đƣa ra những quyết định thiếu chắnh xác gây ra hậu quả trong công việc. Ngƣời lãnh đạo phải là ngƣời có kinh nghiệm, đã đối mặt với nhiều tình huống trong cách xử lý công việc, linh hoạt giải quyết các vấn đề phát sinh phức tạp. Kết cấu độ tuổi của nhân viên văn phòng không nên có độ tuổi quá cao, phải có độ ngũ trẻ có trình độ chuyên môn, kỹ năng công viêc, nhanh nhẹn, năng động. Vì vậy nhân viên theo giới tắnh và độ tuổi cũng sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả công việc
Ngoài ra việc đánh giá nhân viên theo độ tuổi, giới tắnh còn có ý nghĩa quan trọng, qua đó xác định phân công công việc cho phù hợp với từng độ tuổi. Dựa vào việc đánh giá sẽ có một tƣ liệu cung cấp cho ngƣời quản lý biết thực trạng về độ tuổi lao động của nhân viên trong phòng để có biện pháp tăng, giảm nhằm sử dụng lao động có hiệu quả và tạo điều kiện cho văn phòng hoạt động tốt.
Bảng 8: Cơ cấu lao động theo giới tắnh và độ tuổi của văn phòng năm 2008 -2009
STT Năm Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Số lƣợng (Ngƣời) % Số lƣợng (Ngƣời) % 1 Tổng số lao động 17 100 20 100 2 Giới tắnh Nam 9 52,94 12 60 Nữ 8 47,06 8 40 3 Độ tuổi 18 đến 25 0 0 3 15 25 đến 40 6 35,29 6 30 Trên 40 11 64,71 11 55 (Nguồn: phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh)
Qua bảng đánh giá lao động theo giới tắnh và độ tuổi ở trên ta thấy rằng số lƣợng lao động nam trong 2 năm 2008 Ờ 2009 nhiều hơn so với lao động nữ, cụ thể là trong năm 2007 số lao động nữ chiếm 47,06% tƣơng ứng với 8 trên tổng số lao động, số lao động nam chiếm 52,94% tƣơng ứng với 9 trên tổng số lao động. Năm 2009 số lao động nữ vẫn giữ nguyên số lao động nhƣng tỉ lệ giảm xuống do số lao động tăng lên, lao động nam là 12 ngƣời chiếm 60%. Nhƣ vậy hiện nay số lao động nam hơn lao động nữ 20% trong năm 2007 số lao động nam hơn số lao động nữ là 5,88%. Đây là tỉ lệ tƣơng đối phù hợp bởi vì ngoài bộ phận văn phòng thì phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh còn có các bộ phận nhƣ : bộ phận bảo vệ, tự vệ; bộ phận lái xe những bộ phận này đòi hỏi phải là lao động nam. Điều đó chứng tỏ hiện nay văn phòng bố trắ nhân viên nhƣ vậy là hợp lý, phù hợp với đặc điểm sinh lý và khả năng lao động của mọi ngƣời và phù hợp với những nhiệm vụ văn phòng đƣợc giao.
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
Đơn vị: Ngƣời
Biểu đồ so sánh cơ cấu lao động theo giới tắnh của văn phòng
Về độ tuổi: nhìn tổng quát bảng 6 ta thấy độ tuổi cán bộ nhân viên của phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh trong công ty trong văn phòng hơn một nửa là lao động trên 40 tuổi. Trong năm 2008 văn phòng không có độ tuổi từ 18 đến 25, phải sang năm 2009 thì văn phòng mới tuyển thêm 3 nhân viên có độ tuổi từ 18 đến 25 tƣơng ứng với tỷ lệ 15%. Độ tuổi này tập trung chủ yếu ở bộ phận lái xe và bảo vệ. Lao động ở độ tuổi từ 25 đến 40 năm 2008 là 6 ngƣời tƣơng ứng với tỉ lệ 35,29% và năm 2009 thì vẫn giữ nguyên chiếm 60%. Độ tuổi trên 40 trong 2 năm 2008 Ờ 2009 vẫn giữ nguyên là 11 ngƣời , tập trung chủ yếu ở nhân viên bộ phận văn phòng. Điều này chứng tỏ cho thấy những nhân viên đang làm công tác văn phòng là những nhân viên có kinh nghiệm, có thâm niên trong công tác.
Đơn vị : Ngƣời
Biểu đồ so sánh cơ cấu lao động theo độ tuổi của văn phòng 2.3.2.3. Thái độ và chất lƣợng làm việc:
Nhƣ tất cả các phòng ban, bộ phận trong công ty phòng tổ chức Ờ Hành chắnh cũng phải thực hiên theo đúng quy chế làm việc của công ty cũng nhƣ của
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
văn phòng. Tuy nhiên trên thực tế thì việc thực hiện các quy chế cứng nhắc dẫn đến một số bất cập trong quá trình xử lý công việc, điều này thể hiện trong một số việc:
+ Vì văn phòng chỉ có một nhân viên văn thƣ, mà nhân viên này không chỉ giải quyết công văn giấy tờ mà còn phải làm nhiệm vụ tiếp tân, do đó dẫn tới nhiều lúc công việc bị ách tắc. Vắ dụ nhƣ trong lúc văn thƣ đang làm một công việc khác do thủ trƣởng giao thì nhân viên bƣu điện đến chuyển một số công văn, do phòng quy định là nhân viên văn thƣ nhận thƣ từ, công văn do đó nhân viên bƣu điện phải đợi nhân viên văn thƣ dẫn đến mất thời gian.
+ Giờ giấc làm việc không đƣợc quản lý chặt chẽ do hầu nhƣ đều làm việc với nhau lâu năm thƣờng hay xuê xoa, bao che dẫn đến có trƣờng hợp nhân viên nghỉ việc, trốn việc, đến muộn.
+ Do nhân viên ở bộ phận văn phòng ắt ngƣời nhiệm vụ đƣợc giao nhiều dẫn đến công việc xử lý chƣa nhanh chóng. Vắ dụ nhƣ vào những dịp họp cổ đông do văn phòng kiêm cả nhiệm vụ đón khách và ghi sổ cổ đông, nên thƣờng công văn giấy tò mà chƣa gần thời gian giải quyết để lại qua đọt họp mới làm.
Trong thời gian tới văn phòng nên tăng cƣờng thêm nhân viên để cho công tác văn phòng đƣợc giải quyết nhanh chóng hơn. Việc quản lý giờ giấc cũng nhƣ cung cách làm việc cần nâng cao hơn nữa.
Bên cạnh đó trƣởng phòng cần gƣơng mẫu đi đầu trong công việc, trong việc thực hiên các nội quy để có thể giám sát điều hành nhân viên sát sao hơn.
2.3.2.4.Công tác tuyển dụng:
Việc quản trị nhân sự của Công ty Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đã đƣợc phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh tiến hành nhƣ sau:
*Quy định chung:
+ Các đơn vị khi có nhu cầu lao động phải đề nghị và đƣợc Ban giám đốc duyệt bao gồm : số lƣợng lao động, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, bậc thợ, độ tuổi, sức khỏe, giới tắnh.
+ Phòng Tổ chức Ờ hành chắnh tuyển dụng lao động công khai, đúng tiêu chuẩn, đúng yêu cầu công việc và đƣợc Ban giám đốc duyệt.
+ Phòng Tổ chức Ờ hành chắnh theo dõi và thực hiện công việc tuyển dụng theo nhu cầu lao động sau khi đã đƣợc Tổng giám đốc phê duyệt.
*Tiêu chuẩn của ngƣời dự tuyển:
Ngƣời dự tuyển vào làm việc tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 phải có những tiêu chuẩn sau:
+ Là công dân nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. + Có tuổi từ 18 trở lên.
+ Có tƣ cách đạo đức tốt, không có tiền án, tiền sự, không mắc phải các tệ nạn xã hội nhƣ nghiện hútẦ.
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên.
+ Trình độ chuyên môn: đáp ứng đƣợc yêu cầu làm việc của công ty theo các tiêu chắ chọn lọc phù hợp với yêu cầu vị trắ công việc.
*Hồ sơ tuyển dụng:
+ Hồ sơ tuyển dụng gồm có:
1.Đơn xin việc: theo mẫu quy định.
2.Sơ yếu lý lịch: phải rõ ràng, đầy đủ, có xác nhận của chắnh quyền địa phƣơng.
3.Bản sao chứng minh nhân dân.
4.Giấy khám sức ( Khám tại phòng khám đa khoa, thời gian không quá 3 tháng tắnh từ ngày nhận đơn, với kết luận đủ sức khỏe làm việc và khi công việc có nhu cầu cần khám chuyên khoa nhƣ : mắt, tai mũi họngẦ..)
5.Bản sao văn bằng văn hóa, chuyên môn, nghiệp vụ, bậc thợ, ngoại ngữ, vi tắnh,Ầ.(nếu có) có xác nhận hoặc công chứng.Khi có yêu cầu phải xuất trình bản chắnh để đối chiếu.
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
Lập kế hoạch tuyển dụng
Xem xét/ phê duyệt *Trình tự tuyển dụng Trƣởng các bộ phận có nhu cầu nhân sự Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh Lãnh đạo công ty Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh Phòng Tổ chức-Hành chắnh Hội đồng sơ tuyển Phòng Tổ chức-Hành chắnh Trƣởng các đơn vị có nhu cầu nhân sự Tổng giám đốc Phòng Tổ chức-Hành chắnh Phòng Đảm bảo chất lƣợng Tổng giám đốc Nhân viên mới
-Các bộ phận gửi nhu cầu tuyển dụng
-Dự kiến nhân sự tuyển dụng
-Lãnh đạo Công ty ra quyết định tuyển dụng
-Đánh giá kết quả phỏng vấn
-Thử việc nhân viên mới
-Phòng Tổ chức-Hành chắnh có ý kiến vào bản nhận xét của các trƣởng đơn vị có nhu cầu tuyển dụng -Ban giám đốc phê duyệt hồ sơ
Thông báo kế hoạch tuyển dụng trên
các phƣơng tiện thông tin
Thu thập hồ sơ và sơ tuyển qua hồ sơ
Tổ chức phỏng vấn
Nhận xét kết quả thử việc của nhân viên
Ra quyết định Tập hợp các nhu cầu nhân sự
Tổ chức cho nhân viên mới học nội quy, quy định
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
+ Khi có nhu cầu về nhân sự trƣởng đơn vị gửi kế hoạch tuyển dụng về phòng tổ chức ( trong đơn ghi rõ nhu cầu và mục đắch tuyển dụng ).
+ Phòng tổ chức tập hợp các nhu cầu trình Tổng giám đốc xem xét phê duyệt.
+ Phòng tổ chức thông báo về kế hoạch tuyển dụng trên các phƣơng tiện thông tin tùy từng thời điểm theo yêu cầu.
+ Phòng tổ chức thu thập hồ sơ và sơ tuyển qua hồ sơ.
+ Hội đồng tuyển dụng của Công ty do Tổng giám đốc quyết định và phòng Tổ chức Ờ hành chắnh làm thƣ ký tổ chức phỏng vấn các ứng viên thông qua các câu hỏi đã đƣợc chuẩn bị phù hợp với từng vị trắ tuyển dụng.
+ Đánh giá kết quả phỏng vấn, có kết luận đạt hay không đạt cho từng ngƣời
+ Những ngƣời đạt yêu cầu qua phỏng vấn sẽ đƣợc nhận vào công ty thử việc theo quy chế
+ Sau khi thử việc, ngƣời thử việc viết nhận xét và có sự nhận xét của trƣởng các đơn vị gửi phòng Tổ chức, trƣởng phòng tổ chức có ý kiến vào bản nhận xét từ đó Tổng giám đốc ra quyết định.
+ Ban giám đốc phê duyệt vào hồ sơ tuyển dụng, phòng Tổ chức Ờ hành chắnh phối hợp với phòng Đảm bảo chất lƣợng tổ chức cho ngƣời lao động học các nội quy, quy định đối với công nhân viên mới đƣợc tuyển dụng theo quy định của Công ty.
+ Sau thời gian thử việc, học việc nếu ngƣời lao động đáp ứng đƣợc công việc, Tổng giám đốc sẽ quyết định tuyển dụng vào một trong hai hình thức hợp đồng sau:
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn ( đối với Dƣợc sĩ Đại học)
Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12-36 tháng.
Ngoài ra còn có hình thức hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc làm một công việc nhất định có thời hạn dƣới 12 tháng ( thời vụ).
Sau khi tuyển dụng nhân sự xong thì trƣởng phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh cùng với ban lãnh đạo và các đơn vị có nhu cầu về nguồn nhân lực sẽ họp và thống nhất về bố trắ và sử dụng nhân viên sao cho hợp lý, đúng ngƣời đúng việc. Tất cả công nhân viên sẽ đƣợc đào tạo và thử việc trong 3 tháng, sau 3 tháng thì Trƣởng phòng Tổ chức cùng ban lãnh đạo và đơn vị có nhu cầu cùng xem xét, đánh giá và ra quyết định có ký hợp đồng hay không.
Việc tuyển dụng của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đƣợc thực hiện theo đúng các quy định đề ra nhƣng bên cạnh đó vẫn còn có nhƣợc điểm đó là hầu nhƣ việc tuyển dụng đều dựa vào các nguồn thân quen của cán bộ nhân viên chƣa hề chú trọng đến các nguồn tuyển bên ngoài do đó nguồn tuyển bị hạn
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
chế. Số lƣợng và chất lƣợng tuyển còn thấp do nguồn tuyển chƣa phong phú và đa dạng.
2.3.2.5.Đào tạo và phát triển nhân viên
Mô tả quá trình đào tạo nhân viên: Trƣởng các bộ phận Phòng TCHC Lãnh đạo công ty Phòng ban chức năng Lãnh đạo công ty
Ban đào tạo
Thƣ ký Ban đào tạo
Phòng chuyên môn
Phòng TCHC
-Các bộ phận gửi nhu cầu đào tạo
-Dự kiến nhân sự ban đào tạo
-Phòng TCHC lập kế hoạch đào tạo năm
-Lãnh đạo Công ty ra quyết định đào tạo
-Dự trù kinh phắ
-Tổ chức đào tạo theo nội dung đã đƣợc phê duyệt
-Vào sổ đào tạo và lƣu trữ Xác định công việc
Xem xét/ phê duyệt
Xây dựng kế hoạch đào tạo
Xem xét/phê duyệt
Tiến hành đào tạo, đánh giá
Phỏng vấn và đánh giá
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
Đào tạo nội bộ:
*Xây dựng kế hoạch đào tạo năm:
- Các bộ phận gửi phiếu nhu cầu đào tạo của bộ phận mình về phòng tổ chức hành chắnh trƣớc ngày 1 tháng 12 năm trƣớc.
- Phòng Tổ chức Ờ hành chắnh có trách nhiệm lập kế hoạch đào tạo hàng năm của toàn công ty và dự kiến nhân sự Ban đào tạo trƣớc ngày 15 tháng 12 năm trƣớc.
- Kế hoạch đào tạo đƣợc lập dựa trên nguyên tắc : Phù hợp nhu cầu sản xuất kinh doanh và phát triển của công ty.
- Cán bộ công nhân viên liên quan phải đƣợc đào tạo về GMP, GLP, GSP theo chƣơng trình bằng vãn bản gồm lý thuyết và thực hành.
- Đào tạo phải đƣợc tổ chức định kỳ ắt nhất 1 lần trong năm cho tất cả nhân viên có liên quan.
*Phê duyệt:
Kế hoạch đào tạo hàng năm và nhân sự Ban đào tạo đƣợc ban giám đốc công ty phê duyệt trƣớc ngày 30 tháng 12 năm trƣớc
*Xây dựng kế hoạch đào tạo từng đợt:
Phòng ban chức năng có trách nhiệm lập kế hoạch đào tạo từng đợt:
- Các đào tạo có nội dung liên quan đến GMP, GLP, GSP, tay nghề công nhân do phòng Đảm bảo chất lƣợng lập.
- Các đào tạo có nội dung về kỹ năng , nghiệp vụ trong phòng thắ nghiệm do phòng Kiểm tra chất lƣợng lập.
- Các đào tạo có nội dung liên quan đến phòng cháy chữa cháy , an toàn vệ sinh lao động, luật lao động, chế độ chắnh sáchẦdo phòng Tổ chức hành chắnh lập.
- Các đào tạo khác có nội dung đến nghiệp vụ, chuyên môn do phòng ban chuyên môn có liên quan lập.
- Phòng tổ chức Ờ hành chắnh có trách nhiệm + Soạn thảo: quyết định đào tạo
+ Lập danh sách học viên + Kinh phắ đào tạo
*Phê duyệt:
Kế hoạch đào tạo và quyết định đào tạo từng đợt phải đƣợc Ban giám đốc xem xét phê duyệt và chuyển cho Ban đào tạo để thực hiện.
* Tiến hành đào tạo đánh giá
+ Ban đào tạo có trách nhiệm tập hợp kết quả đào tạo , lập báo cáo gửi giám đốc.
+ Phòng tổ chức Ờ hành chắnh lập báo cáo công tác đào tạo hàng năm gửi Ban giám đốc.
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
+ Các bản sao đƣợc gửi đến các bộ phận có liên quan theo danh sách nơi nhận.
* Lƣu trữ:
Thƣ ký Ban đào tạo ghi sổ đào tạo cho các học viên.
Phòng ban chuyên môn lƣu trữ tài liệu đào tạo,các bài kiểm tra đánh giá kết quả
Phòng tổ chức cán bộ lƣu trữ sổ đào tạo.
Đào tạo bên ngoài:
*Lập kế hoạch đào tạo năm và phê duyệt.
*Lập kế hoạch đào tạo cho từng đợt và phê duyệt
Phòng Tổ chức Ờ hành chắnh căn cứ vào kế hoạch đào tạo năm và phiếu