- Phân loại tài liệu lƣu trữ: nhân viên văn thƣ tiến hành phân loại theo mẫu phông mà nhà nƣớc quy định.
20 Trần Mạnh Đức Bảo vệ, tự vệ 1.700
3.4. Sắp xếp sử dụng nhân lực năng động hợp lý
Một số cán bộ công nhân viên của văn phòng vẫn còn bị ảnh hƣởng bởi lối làm việc cũ. Họ làm việc và thực hiện các chỉ thị một cách thụ động. Khi chuyển sang cơ chế đổi mới họ sẽ không tránh khỏi những lúng túng, làm việc kém hiệu quả trong khi công việc ngày càng đòi hỏi sự sáng tạo, năng động. Hầu nhƣ văn phòng của các cơ quan hiện nay đều áp dụng các phần mềm, do đó em nhận thấy văn phòng nên thiết kế một thƣ mục các văn bản soạn thạo theo kiểu thay thế trên , vắ dụ soạn thảo một biên bản hợp đồng chế biến sẵn nhƣ Ộhợp đồng lao độngỢ mỗi khi cần soạn thảo hợp đồng ta chỉ cần thay tên của công ty nhƣ thế giúp cho công việc nhanh chóng hơn.
Cần sắp xếp vị trắ phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của từng ngƣời. Thƣờng xuyên tạo điều kiện cho những nhân viên có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những ngƣời không có đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc đƣợc giao.Tạo môi trƣờng làm việc thuận tiện cho nhân viên. Chăm lo, động viên đời sống tinh thần cũng nhƣ vật chất của họ.
Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải:
Đánh giá các mặt nhƣ trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, năng lực, tuổi đờiẦ
Đánh giá và phân tắch mức độ phức tạp, số lƣợng công việc của từng công việc giao cho nhân viên.
Xem xét thực tế công việc của bộ phận, cá nhân đó đảm trách đã phù hợp chƣa, nếu chƣa cần điều chỉnh, bố trắ lại hoặc tổ chức cho họ học tập để đảm bảo tiến độ công việc. Từ đó tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình, tạo tâm lý thoải mái cho họ. Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cƣờng cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại. Bố trắ nhân sự linh hoạt, bố trắ quá trình hoạt động của văn phòng phải có tắnh liên tục, giao việc rõ ràng cho từng nhân viên. Tránh trƣờng hợp ngƣời làm quá nhiều việc ngƣời lại chơi. Bố trắ nhân sự phải dựa theo nhiệm vụ, chức năng của phòng ban và từng bộ phận để sắp xếp nhân viên sao cho hợp lý.
Hiện nay nhân viên văn thƣ của phòng đảm nhận quá nhiều công việc nhƣng lại chỉ có một ngƣời dẫn đến công việc bị ùn tắc do đó cần phải tuyển thêm nhân viên để công việc có thể giải quyết nhanh chóng hơn. Vắ dụ nhƣ mỗi khi Công ty chào bán cổ đông thì so chỉ có một mình nhân viên văn thƣ làm nhiệm vụ lễ tân dẫn đến việc giải quyết công văn chậm lại, gây tâm lý căng thẳng cho nhân viên do phải tiếp đón và trả lời các thắc mắc về việc mua bán cổ phiếu. Do đó em nghĩ Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh nên bố trắ thêm một nhân viên nữa để làm nhiệm vụ lễ tân giúp cho hoạt động văn phòng thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Ngoài ra có thể hƣớng dẫn các nghiệp vụ văn phòng để nhân viên có thể đảm trách ở nhiều chức năng. Vắ dụ nhân viên nhân sự có thể sắp xếp giấy tờ giúp nhân viên viên văn thƣ, vào sổ các thƣ từ giấy tờ, công văn đến đi. Nhân viên văn
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
thƣ cũng có thể đảm trách việc tổng hợp chấm công của các bộ phận giúp bộ phận văn thƣ nếu nhƣ nhân viên nhân sự có việc bận hoặc nghỉ.
Một văn phòng muốn hoạt động thông suốt thì cần phải sắp xếp nhân sự sao cho đúng ngƣời đúng việc. Vắ dụ nhƣ ở vị trắ văn thƣ nên sắp xếp các nhân viên đã học ở các ngành nhƣ văn thƣ lƣu trữ, quản trị văn phòngẦ sẽ phù hợp hơn vì họ đƣợc đào tạo bài bản nên nắm bắt công việc nhanh chóng và làm việc sẽ khoa học và năng động hơn. Còn nếu nhƣ ở vị trắ cán bộ chắnh sách lƣơng thì ta nên ƣu tiên những ngƣời chuyên ngành kinh tế, kế toánẦhọ có khả năng tắnh toán nhanh chóng giúp cho việc tắnh lƣơng sẽ chắnh xác và thông suốt.
+ Quản lý nhân sự văn phòng:
Hiện nay nhân viên mặc dù hoàn thành mọi công việc nhƣng cũng có một số nhân viên làm việc chống đối. Nếu không có sự giám sát, đôn đốc của Trƣởng phòng, phó phòng thì họ vẫn còn chơi điện tử trong giờ, làm việc riêng dẫn đến công việc hoàn thành lâu hơn khả năng có thể của họ. Do đó Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh nên đặt ra các nội quy về giờ giấc cụ thể, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Có chế độ thƣởng nếu hoàn thành công việc tốt.
Theo em cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc các hình thức khen thƣởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao nhằm khuyến khắch họ phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời cũng có các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi nhân viên vi phạm nội quy, quy chế, để đảm bảo tắnh nghiêm minh trong văn phòng. Những nhân viên văn phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh thƣờng làm việc nghiêm túc nấu có sự theo dõi của trƣởng phòng, nếu nhƣ không có sự theo dõi đôi lúc họ đến muôn hoặc không tập trung công việc. Các nhân viên chỉ đảm trách nhiệm vụ của mình đƣợc giao một cách máy móc do đó dẫn đến việc giải quyết công việc đôi lúc bị chậm lại do chƣa rự giác phối hợp, giúp đỡ nhau. Chƣa linh hoạt trong các công tác, nhiệm vụ. Vắ dụ nhƣ khi nhân viên văn thƣ đi vắng theo nhiệm vụ trƣởng phòng thì những nhân viên cùng phòng có thể giúp nhân viên văn thƣ nhận các thƣ từ , công văn gửi đến nhƣ thế sẽ không gây mất thời gian. Do đó trƣởng phòng cần đƣa ra quy trình làm việc linh hoạt hơn, vắ dụ nhƣ không nhất thiết cứ phải nhân viên văn thƣ mới nhận thƣ từ mà các nhân viên các có thể thay thế khi nhân viên văn thƣ đi vắng. Cập nhập các phần mềm mới giúp cho công việc văn phòng nhƣ các phần mềm vi tắnh văn phòng Microsoft Word 2008 để có thể đọc đƣợc các thƣ từ gửi qua mail của các doanh nghiệp khác và khách hàng gửi đến công ty tránh trƣờng hợp thƣ đƣợc soạn thảo bằng chƣơng trình mới mà phần mềm văn phòng là phần mềm cũ sẽ không đọc đƣợc. Tất cả văn bản, công văn, thông báo gửi bằng đƣờng bƣu điện đều phải kiểm tra lại bằng điện thoại.
Cần bổ sung cán bộ trẻ có năng lực, sức khỏe, trình độ đảm bảo cho hoạt động văn phòng nói chung và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty nói chung.Qua thực tế, phòng hành chắnh có một số vị trắ còn thiếu mà công việc lại
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
quá nhiều khó khăn trong quá trình giải quyết.Một ngƣời làm quá nhiều việc trong khi đó lại có ngƣời nhàn rỗi. Do đó em xin phép đƣa ra mô hình mới:
Chức danh Số lƣợng(ngƣời)
Trƣởng phòng 1
Phó phòng 1
Cán bộ chế độ chắnh sách lƣơng 1
Nhân viên văn thƣ lƣu trữ 2
Nhân viên nhân sự 2
Bộ phận vệ sinh 2 Bộ phận y tế 1 Bộ phận lái xe 3 Bộ phận bảo vệ , tự vệ 8 Bộ phận lễ tân 1 Tổng 22 Trƣởng phòng Bộ phận lái xe Bộ phận nhân sự Bộ phận văn thƣ Phó phòng phụ trách hành chắnh Bộ phận vệ sinh Bộ phận y tế Bộ phận bảo vệ, tự vệ Thủ kho hành chắnh Bộ phận lễ tân, khánh tiết
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm trung ƣơng 3 do áp lực về doanh thu, tiền lãi cổ tức của cổ đông nên đã cắt giảm1phó phòng,nhân viên khá ắt mà nhiệm vụ nhiều.Nhân viên văn thƣ làm khá nhiều nhiệm vụ mà lại có 1 ngƣời do đó em nghĩ cần phải thêm 1 ngƣời để công việc đạt đƣợc hiệu quả cao hơn, ngoài ra thêm bộ phận lễ tân để công tác văn thƣ không bị ảnh hƣởng .
