- Phân loại tài liệu lƣu trữ: nhân viên văn thƣ tiến hành phân loại theo mẫu phông mà nhà nƣớc quy định.
20 Trần Mạnh Đức Bảo vệ, tự vệ 1.700
3.3. Nâng cao chất lƣợng đào tạo, bồi dƣỡng nhân sự: 1 Đối với cán bộ quản trị văn phòng:
3.3.1. Đối với cán bộ quản trị văn phòng:
Hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhƣng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng.
Không nhƣ nhân viên bộ phận khác Ộviệc ai ngƣời ấy làmỢ, nhà quản trị văn phòng gần nhƣ phải thâu tóm, nắm bắt đƣợc hết những chuyện xảy ra trong công ty. Đôi khi chắnh nhà quản trị văn phòng phải là ngƣời đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ.
Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Ngoài ra, họ cần có những kỹ năng sau để làm việc hiệu quả:
Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng: Không còn nhƣ thời xƣa, các tài liệu giấy tờ cứ xếp đống nhƣ núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Giờ đây, sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại đã giúp ắch cho nhà quản trị văn phòng rất nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho mình những kiến thức về máy tắnh, sử dụng thành thạo các chƣơng trình phần mềm; mạng; các thiết bị văn phòng nhƣ điện thoại nội bộ, máy photo, fax...
Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy ngƣời quản trị văn phòng không phải là một giám đốc nhân sự nhƣng họ là ngƣời thƣờng xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc.
Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm ngƣời giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng nhƣ năng lực của nhân
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ để có thể biết đƣợc đội làm dự án đang làm gì, làm nhƣ thế nào, kết quả ra saoẦ
Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chắnh nhà quản trị văn phòng là ngƣời sắp xếp bố trắ thời gian họp, thông báo chắnh xác đầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi ngƣời. Và trong cuộc họp, nhà quản trị văn phòng có thể đóng vai trò chủ tọa.
Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn phòng đôi khi còn ỘkiêmỢ luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên tổ chức các hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tất nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán bộ công đoàn.