6. Một số biện pháp tăng cƣờng quản lý và nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý
1.3.3. Sơ lƣợc chức năng từng phòng ban
Theo bộ ISO 9001:2008 có quy định chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban như sau:
-Phòng giám đốc: Điều hành chung, chỉ đạo toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Xem xét, phê duyệt các tài liệu quan trọng của xí nghiệp. -Phòng phó giám đốc: Thay mặt giám đốc điều hành các công việc thường ngày khi giám đốc đi vắng hoặc theo ủy quyền. Giúp giám đốc chi nhánh trong công tác quản trị điều hành các lĩnh vực được phân công, kịp thời báo cáo phát sinh bất thường tại chi nhánh. Trực tiếp phụ trách các vấn đề liên quan tới sản xuất, kinh doanh của xí nghiệp.
-Phòng kế hoạch tổng hợp: Tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất, đảm bảo tiến độ các đơn hàng, báo cáo doanh số theo ngày cho giám đốc. Nhận và phản hồi thông tin khách hàng, tổng hợp và đảm bảo thông suốt thông tin nội bộ. Kiểm tra lệnh sản xuất hàng ngày. Đôn đốc các xưởng thực hiện kế hoạch. Xây dựng kế hoạch sản xuất tháng, quý, 6 tháng, năm dựa trên kế hoạch của phòng kinh doanh và tình hình sản xuất kinh doanh năm trước.
-Phòng kinh doanh: Xây dựng KH kinh doanh. Lên phương án giá bán báo cáo ban GĐ, đàm phán với khách hàng, lập hợp đồng tính toán hiệu quả đơn
hàng.Nhận kế hoách và chủ động tìm nguồn cấp vật tư sản xuất kinh doanh. Phụ trách chính về công nợ. Giải quyết khiếu nại của khách hàng. Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm.
-Phòng kỹ thuật: Tư vấn kỹ thuật sản phẩm cho khách hàng, thiết kế mẫu. Phối hợp với phòng quản lý chất lượng hướng dẫn công nhân sản xuất và phương thức kiểm tra kỹ thuật sản phẩm trên mỗi công đoạn. Quản lý chất lượng chung toàn xí nghiệp.
Lê Nguyên Nhung _ QT1101N 36 -Phòng kế toán: Kiểm kê tài sản theo quy định.Thực hiện các nghiệp vụ về tài chính kế toán.Theo dõi các số liệu về kết quả sản xuất kinh doanh. Quản lý bộ phận kho trong công tác xuất nhập hàng hóa, lưu kho, ghi chép sổ sách.
-Phòng tổ chức - hành chính: Tuyển dụng, kế hoạch đào tạo, BHXH, chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên. Kiểm soát tài liệu, hồ sơ. Thanh tra về an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy. Hành chính, hậu cần, văn thư. -Phòng quản lý sản xuất: Triển khai sản xuất theo lịch sản xuất của phòng kế hoạch tổng hợp. Xây dựng quy trình sản xuất sản phẩm, kế hoạch kiểm soát chất lượng, số lượng sản phẩm trên mọi đơn hàng. Theo dõi và đôn đốc thực hiện, cung cấp thông tin về tiến độ sản xuất tới các phòng liên quan. Tổ chức giao hàng theo tiến độ
-Ban thư ký ISO và thanh tra: Đảm bảo các quá trình của hệ thống được thực hiện và duy trì.