Closing Time trên booking Note này mà báo cho công ty Anh Em biết để họ kịp thời lấy container rỗng và đóng hàng trước giờ Closing Time, cũng như biết được cont sẽ được cấp ở ICD PHƯỚC LONG, và nơi hạ bãi là ICD PHƯỚC LONG.
Sau đó, Master Lines lập một lệnh cấp cont rỗng (xem phụ lục số 2) cho khách hàng dựa trên những thông tin từ Booking Note của hãng tàu CIFF với nội dung là đề nghị cấp cho công ty Anh Em một cont 40’HC, ghi nơi cấp cont là ICD PHƯỚC LONG, nơi hạ bãi là ICD PHƯỚC LONG. Master Lines phát hành và gửi cho công ty Anh Em booking note của hãng tàu CIFF và lệnh cấp cont rỗng của Master Lines bằng email hoặc fax.
Bước 2: Kéo cont đóng hàng và hạ tại bãi ở cảng đi ICD PHƯỚC LONG. LONG.
Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà có thể là đội xe của Master Lines đi lấy cont và vận chuyển đến kho cho khách hàng để đóng hàng hoặc là đội xe của khách hàng, cũng có thể việc đóng hàng sẽ diễn ra tại cảng không cần kéo cont về kho.
Ở đây là đội xe của công ty Anh Em và việc đóng hàng diễn ra tại kho của công ty Anh Em nên nhân viên đội xe của công ty Anh Em sẽ nhận một Boking Note của hãng tàu CIFF và một lệnh cấp cont rỗng do Master Lines gửi. Lệnh cấp cont rỗng của Master Lines như là một giấy giới thiệu của Master Lines cho nhân viên công ty Anh Em vì trên đó có thông tin người shipper là khách hàng – công ty Anh Em và Boking Note của hãng tàu cho biết là đại lý giao nhận của công ty Anh Em đã booking tàu và xin cấp cont rỗng để đóng hàng, để đổi lấy lệnh cấp cont rỗng của hãng tàu.
Nhân viên đội xe của công ty Anh Em sẽ theo yêu cầu trên Booking đến văn phòng đại diện của hãng tàu CIFF tại ICD PHƯỚC LONG, đóng phí cược cont cho một cont 40’HC là 1 triệu đồng, tiền cược này sẽ được hoàn lại khi kéo cont trả lại cho hãng tàu và sau đó đổi lấy lệnh cấp cont rỗng và nhận seal của hãng tàu. Sau khi đội xe có lệnh cấp cont rỗng của hãng tàu, dùng lệnh đó đến bãi cont ghi trên booking note là ICD PHUOC LONG để nhận 1*40’HC và kiểm tra cont trước khi nhận và kéo về kho công ty Anh Em.
Thông thường trên mỗi booking note luôn có những thông tin lưu ý cho người nhận cont rỗng, đó là kiểm tra kỹ về các điều kiện vệ sinh và kỹ thuật của cont trước khi xe kéo về kho riêng, nên nhân viên đội xe cần phải kiểm tra chất lượng cont và ghi nhận thông tin về tình trạng nhận cont trên phiếu đã nhận cont và ký nhận. Lưu ý là nhân viên của đội xe cần phải có giấy giới thiệu của công ty Anh Em vì để xác nhận người đi lấy cont là người của công ty Anh Em và vận chuyển về kho hàng của công ty.
Sau khi đóng hàng vào cont xong, ngày 27/4 công ty Anh Em sẽ vận chuyển hàng cont đến ICD Phước Long để hạ bãi. Muốn được hạ bãi trong cảng thì nhân viên đội xe phải vào thương vụ cảng cầm theo lệnh cấp cont của hãng tàu và đóng các phí là phí hạ cont, phí thuê bãi đậu 1*40’HC là 500.000đ (đã bao gồm phí hạ cont). Sau đó, nhân viên hải quan thương vụ cảng dựa lệnh cấp cont là hàng đi chuyến tàu Pacific Gloria 055S vào ngày 29/4 sẽ được hạ bãi nào và cấp cho nhân viên công ty Anh Em một hóa đơn thanh toán các phí thuê bãi và phí hạ cont, đồng thời có ghi trên hóa đơn mã, vị trí cont được hạ là N02. Sau khi đóng phí,
nhân viên đội xe nhận hóa đơn và kéo cont vào cảng và hạ cont tại N02 chờ ngày được bốc lên tàu.
Lưu ý, thông thường nếu một lô hàng làm thủ tục hải quan trước khi kéo cont đóng hàng tại kho và kéo cont đến cảng để hạ bãi thì sẽ cho ta biết được hàng xuất khẩu đó là hàng miễn kiểm hoặc hàng kiểm. Nếu như hàng miễn kiểm thì việc thuê bãi cho cont đậu ở trên cao sẽ được tiết kiệm hơn, chúng ta có thể thuê và hạ cont nằm ở trên cont khác. Chi phí cho việc thuê bãi cont ở trên cao là 300.000đ, giúp tiết kiệm hơn.
Nhưng nếu thủ tục khai hải quan làm sau khi hạ cont ở bãi thì chúng ta không biết được hàng thuộc hàng miễn kiểm hay hàng kiểm nên thuê bãi cont nằm dưới, có thể tốn kém hơn một ít nhưng sẽ lợi hơn và đỡ rắc rối nếu hàng chúng ta thuộc hàng kiểm. Vì nếu cont nằm ở trên thì nhân viên kiểm sẽ không thể kiểm được và thông thường là gây khó khăn, muốn kiểm phải thuê cẩu hạ cont xuống và thuê bãi đậu, chi phí cho việc thuê này cao hơn rất nhiều.