Với một lô hàng nhập thông thường khách hàng ký hợp đồng thương mại với đối tác và Master Lines làm đại lý giao nhận bên nhập khẩu và khi lô hàng nhập đến thì người được thông báo là Master Lines, hãng tàu sẽ email hay fax cho Master Lines 1 giấy thông báo hàng đến. Cụ thể ở đây Master Lines làm đại lý giao nhận đại diện cho bên nhập khẩu lô hàng bộ chuyển nguồn điện của khách hàng là công ty VIETUBES CORPORATION LTD
Đầu tiên đại lý bên nước ngoài là công ty Mercury Frieght Logistics SND BHD biết được Master Lines là đại lý giao nhận bên nhập khẩu vì thông tin thể hiện trên Bill ở phần Master Bill gốc consignee là Master Lines. Vì thế đại lý nước ngoài Mercury sẽ gửi bằng email hoặc fax bộ chứng từ gồm House Bill (xem phụ lục số 9) và Master Bill (xem phụ lục số 10) cho Master Lines (gửi sau ngày tàu chạy và trước ngày tàu đến)
Sau khi nhận được bộ chứng từ Master Lines gửi House Bill cho bộ phận nhập khẩu của hãng tàu Pacificlink bằng mail hay fax để hãng tàu trình Manifest ở cảng Cát Lái , nơi hàng đến và đóng kho bãi tại đó. Khi tàu cập cảng thì hải quan cảng Cát Lái làm nhiệm vụ hạ cont trên tàu xuống bãi để các consignee có thể đến nhận hàng và nếu lô hàng là lô hàng lẻ thì hàng sẽ được tháo cont và đóng vào kho theo như mã hàng Shipping Marks của consignee như trên Master Bill là VIETUBES CORPORATION LTD ATTN: MS NGUYEN THI HONG VAN CASE C/N: 1/1 cho người nhận là công ty Master Lines. Vì thế để khách hàng có thể đi lấy được hàng nếu như Master Lines không nhận dịch vụ khai hải quan nhập hàng cho công ty Vietubes Corporation thì Master Lines phải gửi House Bill cho hãng tàu để hãng tàu trình Manifest ở cảng Cát Lái là người nhận hàng cuối cùng thể hiện trên House Bill là công ty Vietubes Corporation LTD cho Shipping Marks VIETUBES CORPORATION LTD ATTN: MS NGUYEN THI HONG VAN CASE C/N: 1/1 như House Bill được gửi đến, để khi tới nhận hàng sẽ trình lệnh theo House Bill có tên Consignee như đã trình Manifest.
Khi tàu gần đến (thông thường 1-2 ngày nữa tàu đến) vào ngày 6/3/2008 thì Master Lines sẽ nhận được một giấy thông báo hàng đến của hãng tàu Pacificlink Logistics Vietnam biết trên tàu SAN LORENZO, chuyến 0919, cập cảng Cát Lái
vào ngày 7/3/2008, có chở lô hàng của quý khách có vận đơn sồ GGN16360-07 (số bill của master bill), số cont/seal MBKU3616042/MLMY0637600-20GP, với Shipping Marks VIETUBES CORPORATION LTD ATTN: MS NGUYEN THI HONG VAN CASE C/N: 1/1, tên hàng là TRANSFORMER 80KVA, với số kiện là 1 Pallet, trọng lượng 250 KGS, khối lượng 2.3 CMB (có một số hãng tàu sẽ thông báo phí THC cho lô hàng, phí D/O, có thể có phí vệ sinh cont, cước tàu nếu trên Bill thể hiện cước collect để đại lý đến đóng phí và nhận D/O).
Sau đó Master Lines sẽ lập giấy thông báo hàng đến (xem phụ lục số 11)
dựa trên nội dung giấy báo hàng đến của hãng tàu Pacificlink Logistics Vietnam để thông báo cho công ty Vietubes biết là hàng đến đâu, khi nào đến, đồng thời nhận bộ chứng từ ở nhà xuất khẩu YAMAZEN MALAYSIA SDN BHD và gửi cho Master Lines để Master Lines nhận hàng trước ngày cảng cho lưu kho lưu bãi. Vì Master Lines làm dịch vụ giao nhận hàng lẻ và hàng cont có thể khách hàng sẽ giao cho Master Lines trọn gói, là từ khâu nhận giấy thông báo hàng đến cho đến việc lấy D/O, khai hải quan hàng nhập khẩu, rồi vận chuyển lô hàng đến kho khách hàng hoặc cũng có thể là chỉ làm đại lý thông báo và nhận lệnh giao hàng còn khâu khai hải quan nhận hàng, kéo về kho sẽ do bên khách hàng tự làm.
Đối với lô hàng được giới thiệu này là nhập hàng lẻ và dịch vụ trọn gói nên sau khi có giấy thông báo hàng đến Master Lines sẽ báo cho công ty Vietubes bằng email hay fax để chuẩn bị bộ chứng từ gửi cho Master Lines để khai hải quan và nhận lô hàng sớm trong thời gian cho phép lưu kho tại cảng đến. Nếu không lấy hàng trong thời gian đó thì mọi chi phí phát sinh cho việc lưu kho, lưu bãi từ việc chậm trễ chứng từ sẽ do khách hàng chịu trách nhiệm và sẽ đóng phí tất cả các phí phát sinh đó (thông thường chi phí này rất cao).
Lưu ý: đối với một lô hàng nhập vừa có House Bill vừa có Master Bill thì tương đối phức tạp hơn. Đối với lô hàng chỉ có Master Bill thì không cần trình Manifest và thủ tục cũng tương đối đơn giản hơn, nếu không có House Bill thì trên Master Bill người nhập khẩu và người xuất khẩu là người thực sự, không phải thể hiện tên của đại lý. Còn đối với trường hợp có House Bill thì trên Master Bill sẽ thể hiện tên đại lý giao nhận là người nhập khẩu và người xuất khẩu . Ví dụ: với lô
người nhập khẩu và người xuất khẩu thực sự thì sẽ thể hiện là Consignee là: công ty Master Lines, trong khi mọi chứng từ như tờ khai hải quan, Invoice, Packing List đều thể hiện tên người mua hàng là công ty Vietubes. Vì thế, cần phải trình Manifest để biết được rằng Master Lines chỉ là đại lý giao nhận, còn người nhập khẩu thực sự là công ty Vietubes.
Sau đó đợi thông báo của hãng tàu, vì đây là Bill Surrendered nên muốn lấy được lệnh giao hàng thì phải có Talex Realease của đại lý bên nước ngoài Mercury lập từ lệnh của nhà Shipper Yamazen Malaysia SDN BHD cho phép hãng tàu Pacificelink Logistics Vietnam realease hàng cho Master Lines. Sau khi hãng tàu Pacificlink thông báo có lệnh giao hàng thì Master Lines sẽ đến hãng tàu để nhận lệnh D/O. Để nhận được lệnh D/O Master Lines phải đem Master Bill Surrendered, giấy báo hàng đến, đến hãng tàu đóng các phí về THC 235.000đ và phí D/O 300.000, việc đóng phí có thể đóng bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Tiếp đến lấy hoá đơn đến bộ phận hàng nhập của hãng tàu đổi lấy lệnh D/O. (xem phụ lục số 12)
Sau khi có D/O, Master Lines dựa trên D/O sẽ phát hành lệnh D/O của House Bill do Master Lines phát hành (các chi tiết trên lệnh house bill và master bill phải trùng khớp với nhau). Cách lập lệnh house bill dựa trên các thông tin của master bill, gửi đến cảng Cát Lái đề nghị cấp cho công ty Vietubes có vận đơn số MFLPKL-HCM-2226 (số bill của house bill) (lưu ý là trên D/O của Master bill thể hiện số bill của Master bill, còn trên D/O của House bill sẽ thể hiện số bill của House bill), đi trên chuyến tàu SAN LORENZO, hành trình số 0919, cập cảng Cát Lái đóng hàng kho 2 vào ngày 7/3/09, số cont/seal MSKU3616042/MLMY0637600-20GP, đóng trong 1 Pallet, có tên hàng hoá là TRANSFOMER với shipping marks VIETUBES CORPORATION LTD, ATTN: NGUYEN THI HONG VÂN, CASE C/N: 1/1, có trọng lượng 250 kgs, khối lượng 2.3 CBM, do Master Lines phát hành và insure lệnh này thành 3 lệnh có ký tên và đóng dấu của công ty Master Lines.