Trường hợp nếu phát hành Bill gốc thì tiếp đến Master Lines sẽ gửi chi tiết Bill (xem phụ lục số 7) bằng email hoặc fax cho hãng tàu để làm Bill gốc, hãng tàu tiến hành kiểm tra và lập Bill nháp gửi lại cho Master Lines cũng bằng email hoặc fax để xác nhận thông tin chính xác rồi email Ok cho hãng tàu để hãng tàu CIFF phát hành Bill gốc. Một ngày sau, Master Lines đến hãng tàu CIFF mang theo Bill nháp và booking note đóng phí THC, vệ sinh cont (nếu có), cước tàu (nếu là prepaid) và phí Bill, sau đó nhận Bill gốc. Nội dung chi tiết Bill và Bill nháp của hãng tàu cũng tương tự nhau (xem phụ lục số 8)
Đối với lô hàng này chỉ đóng phí THC cho 1 x40’HC là 70USD, phí Bill là 300.000đ có thể đóng bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Sau khi có hóa đơn đóng lệ phí , đem hóa đơn đến cùng với booking note của hãng tàu CIFF đến bộ phận cấp Bill của hàng xuất của hãng tàu để trình và nhận Bill gốc.
Thông thường xuất khẩu lô hàng của công ty Anh Em hay làm Bill surrendered, trường hợp do tàu chạy trong thời gian rất ngắn khoảng 3 đến 4 ngày mà Bill thì phải làm sau 1 ngày tàu chạy thì Master Lines mới nhận được nên việc gửi chứng từ cho công ty Anh Em sẽ chậm hơn và công ty Anh Em gửi cho nhà nhập khẩu đầu bên kia sẽ mất nhiều thời gian, thêm vào đó công ty Anh Em thường xuyên xuất khẩu hàng nội thất cho công ty nhập khẩu này nên cũng là khách hàng lâu năm, vì thế độ tin tưởng lớn nên việc phát hành Bill surrendered vừa giảm được chi phí và thời gian do lô hàng đi thường xuyên.
Phát hàng Bill surrendered là Master Lines làm chi tiết Bill gửi bằng email hoặc fax qua cho hãng tàu, hãng tàu dựa vào đó làm một Bill gửi lại cho Master Lines, Master Lines in ra và đóng chữ surrendered gửi email hay fax cho nhà nhập khẩu đầu bên kia và nhà nhập khẩu sẽ email hay fax cho đại lý của mình. Khi đại lý bên nước nhập khẩu nhận được giấy thông báo hàng đến sẽ không cần có Bill gốc mà in Bill surrendered cùng với giấy báo hàng đến đến hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng D/O (với điều kiện Master Lines phải được của công ty Anh Em lập một lệnh Talex Realease giao hàng cho đầu bên kia, lúc đó Master Lines sẽ lập một lệnh và gửi đến hãng tàu CIFF. Sau khi hãng tàu có được lệnh này sẽ tiến hành giao D/O cho bên nhập khẩu JOSBO khi bên nhập khẩu hoàn tất các lệ phí phải đóng cho hãng tàu, cụ thể phí THC, phí D/O, cước tàu…)
Sau khi hoàn tất, Master Lines sẽ gửi bộ chứng từ cho khách hàng, khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu. Master Lines lập hóa đơn tính tổng chi phí cho bộ chứng từ khai hải quan và phí dịch vụ cho khách hàng.
– Invoice Commercial – Packing List
– Tờ khai hải quan – Bill gốc
Chứng thực tờ khai hải quan: sau khi lấy Bill gốc nhân viên khai hải quan hàng xuất của Master Lines sẽ copy Bill cùng với tờ khai hải quan đến cửa hải quan hàng xuất cảng ICD Phước Long nộp cho nhân viên hải quan và nhân viên hải quan xem xét khối lượng hàng hóa trên Bill có đúng với khối lượng ghi trên tờ khai không: packages 109 PKGS/109 SETS và trên Bill cũng thể hiện số kiện 109 PKGS/109 SETS, sẽ đóng dấu ngay vị trí số 27 – mục xác nhận thực xuất, nếu sai xót sẽ có hình thức xử lý. Ở đây lô hàng hoàn toàn khớp với Bill.
Lưu ý; nếu xuất hàng lẻ thì cần lưu ý là làm thêm Shipping Marks vì hàng đóng trong 1cont là của nhiều khách hàng, khi hãng tàu vận chuyển các cont về kho CFS sẽ lôi hàng ra và Cosignee sẽ cầm lệnh D/O trong đó thể hiên Shipping Marks và trình Manifest các lô hàng đó. Vì thế khi gửi hàng cần dáng Shipping Marks trên kiện hàng của mình và thông tin Shipping Marks đó phải thể hiện đúng trên chứng từ Bill.
Cách làm C/O :
Bộ hồ sơ C/O gồm :
– Đơn xin cấp C/O điện tử.
– Một bản chính C/O và 4 bản copy (1bản sở thương mại gửi lại, 1 bản Master Lines giữ, 3 bản trong đó có 1 bản chính và 2 bản sao gửi cho khách hàng)
– Phiếu ghi chép hồ sơ. – 1 Commercial Invoice. – 1 Bill (copy)
– 1 Packing List
– 1 tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu (copy)
– Bảng kê khai nguyên phụ liệu sử dụng trong sản xuất. – Các hóa đơn đính kèm nguyên phụ liệu đó.
Các mặt hàng mà do công ty Việt Nam nhập nguyên phụ liệu về và sản xuất thì đòi hỏi phải chứng nhận xuất xứ của hàng xuất đó.
Đối với lô hàng xuất khẩu cần chứng từ C/O thì sau khi làm mọi thủ tục hải quan để cho lô hàng xuất đúng như lịch trình tàu chạy và nhận được Bill của hãng tàu thì mới bắt đầu làm C/O. Vì bộ chứng từ của C/O phải có Bill of Lading mới làm được.
Đầu tiên là lập bảng kê để chứng nhận xuất xứ hàng hóa, các nguyên phụ liệu để sản xuất thành 1 sản phẩm có thể xuất xứ từ nhiều nơi khác nhau nhưng để chứng nhận hàng hóa đó có xuất xứ từ Việt Nam theo Form A thì tổng nguyên phụ liệu trong toàn bộ giá trị trên thành phẩm phải nhỏ hơn 0.4 nghĩa là phải dưới 40% giá trị nguyên liệu ngoại nhập thì sản phẩm mới được chứng nhận xuất xứ tại Việt Nam.
Trên bảng kê sẽ thể hiện số Bill, số hóa đơn thương mại, giá trị kê khai trên tờ khai, tên nguyên vật liệu làm cho thành phẩm, mã hàng hóa, giá trị hóa đơn mua, xuất xứ nguyên phụ liệu đó, mã hóa đơn nguyên phụ liệu và định mức sử dụng nguyên phụ liệu cho 1 sản phẩm. Ví dụ để tạo thành 1 cái bàn trị giá 1 triệu VND, thì nguyên liệu gỗ để làm cho sản phẩm đó là 400 nghìn đồng. Vậy định mức cho sản phẩm cái bàn về nguyên liệu gỗ là 0.4. và cứ như thế áp dụng tính định mức cho các nguyên phụ liệu khác. Sau khi có giá trị thành phẩm cho mỗi loại nguyên phụ liệu thì ta sẽ lấy tổng giá trị các nguyên phụ liệu có xuất xứ ở nước ngoài chia cho giá trị thành phẩm cho ra con số nhỏ hơn 40% thì hàng hóa đó đủ điều kiện để chứng nhận xuất xứ ở Việt Nam.
Thực hiện bảng kiểm kê xong, điền thông tin vào Form A của mẫu được cấp người xuất khẩu , hàng đi từ đâu đến đâu, đi bằng phương tiện gì, tên phương tiện vận chuyển, vận đơn số bao nhiêu, tên hàng hóa , số kiện, số kg, số invoice…
Sau khi hòan thành đầy đủ bộ chứng từ nộp lên văn phòng cấp hồ sơ , văn phòng cấp hồ sơ sẽ kiểm tra sơ bộ, nếu đầy đủ chứng từ cần thiết sẽ nhận và thông báo ngày hôm sau đến nhận C/O. Văn phòng sẽ tiến hành kiểm tra xác thực các chứng từ trong bộ hồ sơ C/O, nếu có sai xót sẽ trả lại cho Master Lines bộ chứng từ C/O vào ngày hôm sau và ghi phần thông tin sai hoặc thiếu. Master Lines nhận và điều chỉnh lại phần sai xót đó, sau đó đến văn phòng nộp lại và đợi ngày hôm sau lên nhận C/O. Nếu thông tin hoàn toàn khớp thì văn phòng C/O trả lại cho Master Lines bộ C/O gồm 1 bàn gốc và 3 bản sao.
Khi có C/O kèm với chứng từ hàng xuất gửi cho khách hàng.